¿Qué es la comunicación informal en el lugar de trabajo?

La comunicación informal en el lugar de trabajo se refiere al intercambio espontáneo de información e interacciones entre los miembros de una organización que ocurren junto o en complemento a los canales, procedimientos y documentación oficiales.

Como señalaron investigadores Michael A. Hitt, C. Chet Miller y Adrienne Colella, los sistemas de comunicación informal a menudo sirven como una fuente valiosa de información para los empleados y ayudan a fomentar la solidaridad y las relaciones colegiales dentro de un equipo.

¿Cuál es la diferencia entre comunicación formal e informal?

Comunicación formal en el lugar de trabajo proporciona información relacionada con las operaciones de la empresa a través de jerarquías y procedimientos establecidos. Está estructurada, documentada y supervisada.

Comunicación informal, por otro lado, se basa en relaciones, confianza y la libertad de expresarse. Surge dondequiera que los empleados tengan la oportunidad de interacción directa — en la oficina, durante reuniones en línea, en el almuerzo o mientras colaboran en proyectos.

Aquí están las diferencias clave entre los dos tipos de comunicación:

Comunicación Formal	Comunicación Informal
Planificada y programada, por ejemplo, reuniones semanales de estado del departamento con agendas preparadas compartidas con antelación	Espontánea, impulsada por necesidades o iniciativas inmediatas, por ejemplo, discutir una nueva idea de proyecto durante un encuentro casual en la sala de descanso o mediante una llamada de vídeo improvisada
Estructurada y regular, con un formato definido, frecuencia y proceso, por ejemplo, informes de rendimiento trimestrales siguiendo plantillas estandarizadas y métricas de evaluación	No estructurada e irregular, que ocurre de forma puntual, por ejemplo, un intercambio rápido de mensajes con un colega de otro departamento sobre una posible colaboración
Documentada, dejando un rastro en documentos oficiales, correos electrónicos o sistemas, por ejemplo, un correo oficial de Recursos Humanos detallando nuevas políticas de la empresa con la aceptación requerida	No documentada oficialmente, que tiene lugar fuera de canales formales, por ejemplo, un mensaje privado en una aplicación de mensajería
Se sigue la jerarquía y procedimientos, fluye de acuerdo con la estructura organizacional, por ejemplo, un gerente comunicando actualizaciones al equipo	Basada en relaciones y confianza; el flujo de información no depende del puesto, por ejemplo, un desarrollador junior acercándose informalmente a un ingeniero senior para consejos de programación fuera del programa de mentoría formal
Frecuentemente monitoreada y archivada, sujeta a revisión y supervisión, por ejemplo, las actas de una reunión del consejo de administración	Difícil de monitorear pero que impacta significativamente en la moral y ambiente del equipo, por ejemplo, conversaciones informales sobre promociones potenciales
Utilizada para transmitir información oficial como decisiones, cambios organizativos o instrucciones, por ejemplo, anuncios sobre actualizaciones en la política de vacaciones	Apoya relaciones y cultura organizacional fomentando vínculos, confianza y una rápida compartición de información, por ejemplo, charlas en la pausa para el café sobre nuevas ideas

Tipos de comunicación informal en el lugar de trabajo

En un equipo que funciona bien, la comunicación informal puede adoptar muchas formas:

Charla informal

La charla trivial es una conversación corta y casual sobre temas no relacionados con el trabajo, como el tiempo, los planes para el fin de semana o el café favorito. Estas conversaciones son especialmente importantes durante la incorporación, cuando un empleado nuevo todavía está “aprendiendo” sobre el equipo y tratando de encontrar su lugar en un nuevo entorno.

Charla en el pasillo

La charla en el pasillo también es breve y espontánea, pero se centra en temas relacionados con el trabajo. Permite compartir ideas, información o comentarios de manera rápida, sin la estructura de reuniones formales. A diferencia de la charla trivial, se enfoca en asuntos comerciales como proyectos, metas o actualizaciones de tareas.

En entornos de trabajo remoto, las conversaciones informales que solían ocurrir espontáneamente en los pasillos de oficina ahora tienen lugar a través de herramientas digitales: llamadas de video breves, mensajes instantáneos o chats de audio espontáneos dentro de plataformas de colaboración. Estas interacciones virtuales cumplen la misma función que las conversaciones en los pasillos en persona, permitiendo intercambios rápidos e informales de ideas relacionadas con el trabajo. Los equipos remotos suelen usar herramientas como Slack Huddles para fomentar estas discusiones no planificadas pero valiosas. A diferencia de las reuniones programadas, estas interacciones conservan la espontaneidad de las conversaciones tradicionales en los pasillos, adaptándose a las necesidades de los equipos distribuidos.

Conversaciones en apps de chat y mensajería

Las plataformas de comunicación de la empresa como Slack o Microsoft Teams albergan una mezcla de conversaciones formales e informales: chistes, memes y charlas informales en canales como #random, #check-it-out o #no-work. Estos son el equivalente digital de las bromas de oficina y desempeñan un papel importante en el apoyo a la cultura organizacional, especialmente en equipos remotos.

Mentoría informal

En muchas organizaciones, las relaciones mentor–mentee se forman de manera natural sin asignación oficial. Los empleados con experiencia comparten sus conocimientos con los recién llegados, ayudándolos a afrontar los desafíos diarios. Este tipo de apoyo informal y espontáneo acelera la incorporación, facilita la adaptación y refuerza una cultura de colaboración.

Eventos de formación de equipos y actividades informales

Eventos organizados por empleados, como almuerzos en equipo, salidas, juegos o charlas de café virtuales, crean excelentes oportunidades para conversaciones relajadas, conocerse mejor y construir relaciones positivas. Iniciativas regulares como estas impulsan el compromiso, la motivación y la atmósfera en el lugar de trabajo.

Beneficios de la comunicación informal en el lugar de trabajo

La comunicación informal puede ser un verdadero activo, beneficiando tanto a los equipos individuales como a toda la organización:

Facilita la incorporación y la adaptación.Las interacciones informales ayudan a los nuevos empleados a sentirse parte del equipo más rápidamente y a entender las reglas no escritas de la organización.
Fortalece las relaciones entre empleados.Las conversaciones casuales ayudan a generar confianza, buena voluntad y un sentido de comunidad, lo que se traduce en un mejor trabajo en equipo y mayor compromiso.
Apoya una colaboración efectiva. Cuando los empleados se sienten cómodos unos con otros, son más propensos a hacer preguntas, compartir ideas y ofrecer ayuda. Las conversaciones informales también pueden ayudar a identificar necesidades y problemas desde temprano.
Acelera el flujo de información. La comunicación informal permite que las ideas, preguntas y soluciones se compartan con mayor rapidez.
Impulsa el compromiso. Cuando el ambiente laboral fomenta conversaciones abiertas y cotidianas, los empleados se sienten más valorados y reconocidos, no solo como trabajadores, sino como individuos. Este lazo con colegas y jefes impulsa la motivación, el alineamiento organizacional y un mayor deseo de contribuir.
Fortalece la cultura organizacional. La comunicación informal refleja naturalmente los valores y normas de la empresa. Es en las conversaciones casuales donde queda claro cómo funciona realmente un equipo, ya sea que prevalezcan el respeto mutuo, la apertura y la cooperación. Esto hace que la cultura sea más auténtica, coherente y visiblemente presente en las operaciones diarias.
Mejora la accesibilidad del liderazgo. Las conversaciones informales ayudan a reducir la brecha entre los líderes y los equipos, fomentando la apertura, la confianza y una comprensión más profunda de las necesidades de los empleados. Permiten respuestas más rápidas a los comentarios del equipo y mejoran la seguridad psicológica. Investigación de Barbara A. Sypniewska, basada en una encuesta a 215 empleados, encontró que aquellos que recibían información regularmente directamente de sus supervisores reportaban una mayor satisfacción con las relaciones interpersonales, la compensación y la satisfacción laboral en general. ¿La conclusión? La comunicación informal con los líderes no solo mejora el flujo de información, sino que también impulsa el compromiso y el bienestar.

Riesgos y desafíos de la comunicación informal

La comunicación informal también tiene un inconveniente y presenta ciertos riesgos:

Riesgo de desinformación, chismes y rumores

La información informal, transmitida de palabra en palabra, suele ser inexacta o distorsionada. Puede conducir a la propagación de rumores, malentendidos y tensiones innecesarias dentro del equipo.

En “Comportamiento Organizacional”, Hitt, Miller y Colella describen cómo Coca-Cola lanzó una reestructuración importante en 2000. Esto fue acompañado por rumores falsos que llevaron a una moral baja, un aumento en la rotación y la insatisfacción de los empleados. La dirección tuvo que dedicar mucho tiempo a desmentir la desinformación y a reconstruir la confianza.

Falta de transparencia y creciente sensación de exclusión

Si la información importante circula principalmente a través de canales informales, los introvertidos o los empleados remotos pueden sentirse excluidos, lo que puede disminuir su confianza en la organización y en sus líderes.

Los mismos investigadores describen una empresa adquirida por un conglomerado global donde la falta de comunicación oficial provocó rumores sobre despidos. Antes de que la dirección pudiera responder y disipar la desinformación, casi el 50% del equipo financiero ya se había ido a otros empleos.

Difuminando las fronteras entre el trabajo y la vida personal

La interacción informal frecuente puede presionar a los empleados a estar siempre “disponibles”, dificultando el mantenimiento de límites entre el trabajo y la vida personal.

Este fenómeno, conocido como presencialismo digital, se refiere a la presión de mantenerse constantemente accesible en plataformas digitales como correo electrónico o aplicaciones de mensajería, incluso fuera del horario laboral regular. Muchos empleados sienten la obligación de responder de inmediato, lo que puede llevar al exceso de trabajo, estrés y desequilibrio entre la vida laboral y personal.

Riesgo de comportamiento poco profesional

En situaciones informales y relajadas, es más fácil que ocurran comentarios inapropiados, cruces accidentales de límites o interacciones incómodas. Estos pueden dañar la confianza y tensar las relaciones. La falta de normas de comunicación claras aumenta el riesgo de malentendidos que pueden escalar en tensión o conflicto, perjudicando en última instancia el ambiente de trabajo.

Mejorando la comunicación con una plataforma de gestión de recursos humanos

En la vida organizacional cotidiana, existen dos sistemas de comunicación paralelos. El primero – formal – se refleja en documentos, correos electrónicos y reuniones. El segundo – informal – ocurre a través de charlas de café, mensajes en Slack y conversaciones en los pasillos. Las organizaciones que pueden equilibrar estos sistemas construyen equipos más sólidos, una mejor cultura y un mayor compromiso.

Aunque la comunicación informal no puede ser diseñada ni formalizada, sus efectos positivos en las relaciones y el ambiente laboral pueden ser cultivados conscientemente. Una herramienta que apoya esto es la plataforma PeopleForce HRM.

PeopleForce ofrece:

Integraciones con mensajeros populares (Slack, Microsoft Teams, WhatsApp, Telegram) que facilitan la conexión de los empleados;
Una base de conocimientos centralizada y un canal de noticias de la empresa que brindan acceso a procedimientos y actualizaciones organizacionales en tiempo real;
Funciones de integración de equipos (por ejemplo, notificaciones de cumpleaños, perfiles de empleados, organigramas) que ayudan a las personas a conocerse mejor;
herramientas de retroalimentación y reconocimiento que fomentan una cultura de apertura y confianza.

La comunicación informal es uno de los pilares de una colaboración y participación efectivas. Con PeopleForce, puedes crear un lugar de trabajo donde la estructura formal se combine con relaciones auténticas, y la comunicación se convierta en un verdadero motor de la cultura organizacional.