Що таке неформальне спілкування на робочому місці?

Неформальне спілкування на робочому місці стосується спонтанного обміну інформацією та взаємодіями між членами організації, які відбуваються поруч із або доповнюють офіційні канали, процедури та документацію.

Як зазначають дослідники Майкл А. Хітт, С. Чет Міллер та Адріен Колелла, неформальні системи комунікації часто слугують цінним джерелом інформації для працівників і сприяють зміцненню солідарності та колегіальних стосунків у команді.

Яка різниця між формальним і неформальним спілкуванням?

Офіційне спілкування на робочому місці передає інформацію, пов'язану з діяльністю компанії, через встановлені ієрархії та процедури. Воно є структурованим, задокументованим і контрольованим.

Неформальне спілкування, з іншого боку, ґрунтується на відносинах, довірі та свободі висловлювати власну думку. Воно виникає там, де працівники мають можливість для прямого спілкування – в офісі, під час онлайн-зустрічей, на обіді або під час співпраці над проектами.

Ось основні відмінності між двома типами спілкування:

Формальна комунікація	Неформальна комунікація
Планується та проводиться за розкладом, напр., щотижневі статус-мітинги департаменту з підготовленими заздалегідь порядками денними.	Спонтанна, зумовлена нагальними потребами чи ініціативами, напр., обговорення нової проєктної ідеї під час випадкової зустрічі в кімнаті відпочинку або через імпровізований відеодзвінок.
Структурована та регулярна, має визначений формат, частоту та процес, напр., квартальні звіти про ефективність за стандартизованими шаблонами та метриками оцінювання.	Неструктурована та нерегулярна, виникає за потреби, напр., швидке листування з колегою з іншого відділу щодо потенційної можливості співпраці.
Документується, залишає слід в офіційних документах, електронних листах чи системах, напр., офіційний лист від HR із детальним описом нових політик компанії та вимогою підтвердження.	Офіційно не документується, відбувається поза формальними каналами, напр., приватне повідомлення у месенджері.
Дотримується ієрархії та процедур, рухається відповідно до структури організації, напр., менеджер передає оновлення команді.	Базується на відносинах і довірі; передавання інформації не залежить від посади, напр., молодший розробник невимушено звертається до старшого інженера по пораду поза формальною програмою наставництва.
Часто контролюється та архівується, може бути переглянуте й перевірене, напр., протокол засідання правління.	Складно контролюється, але суттєво впливає на моральний стан та атмосферу в команді, напр., неформальні розмови про можливі підвищення.
Використовується для передачі офіційної інформації, такої як рішення, організаційні зміни чи інструкції, напр., оголошення щодо оновлення політики відпусток.	Підтримує взаємини та організаційну культуру, зміцнюючи зв’язки, довіру та швидший обмін інформацією, напр., розмови під час кави про нові ідеї.

Види неформального спілкування на робочому місці

У добре функціонуюій команді неформальне спілкування може приймати багато форм:

Маленькі розмови

Мала розмова — це коротка, неформальна розмова на не робочі теми — наприклад, про погоду, плани на вихідні або улюблену каву. Ці розмови особливо важливі під час адаптації, коли новий співробітник ще «вивчає» команду і намагається знайти своє місце в новому середовищі.

Розмова у коридорі

Розмови у коридорі також короткі та спонтанні, але зосереджені на робочих питаннях. Вони дозволяють швидко обмінюватися ідеями, інформацією або зворотнім зв'язком без структури формальних зустрічей. На відміну від light talk, вони зосереджені на питаннях бізнесу, таких як проєкти, цілі або оновлення завдань.

В режимі віддаленої роботи неформальні розмови, які раніше відбувалися спонтанно у коридорах офісу, тепер відбуваються за допомогою цифрових інструментів – коротких відеодзвінків, миттєвих повідомлень або спонтанних аудіочатів у межах платформах для спільної роботи. Ці віртуальні взаємодії виконують ту саму функцію, що й розмови у коридорах у повсякденному офісному житті, сприяючи швидкому та неформальному обміну ідеями, пов'язаними з роботою. Віддалені команди часто використовують інструменти, такі як Slack Huddles, щоб стимулювати ці непланові, але цінні обговорення. На відміну від запланованих зустрічей, ці взаємодії зберігають спонтанність традиційних розмов у коридорі та відповідають потребам розподілених команд.

Розмови у чаті та додатках для обміну повідомленнями

Платформи для спілкування компанії, такі як Slack або Microsoft Teams, містять у собі як формальні, так і неформальні обговорення: жарти, меми та неформальні розмови у каналах, таких як #random, #check-it-out або #no-work. Це цифровий еквівалент офісної сусідки і відіграє важливу роль у підтримці культури організації – особливо в дистанційних командах.

Неформальне наставництво

У багатьох організаціях відносини наставник–учень природно формуються без офіційного призначення. Досвідчені співробітники діляться своїми знаннями з новачками, допомагаючи їм орієнтуватися у щоденних викликах. Цей вид неформальної, невимушеної підтримки прискорює адаптацію, сприяє пристосуванню та зміцнює культуру співпраці.

Заходи з командоутворення та неформальні активності

Захід, організований працівниками – такі як командні обіди, виїзди, ігри чи віртуальні кавові чати – створює чудові можливості для невимушених розмов, знайомства та налагодження позитивних стосунків. Регулярні ініціативи, подібні до цих, підвищують залученість, мотивацію та атмосферу на робочому місці.

Переваги неформального спілкування на робочому місці

Неформальне спілкування може бути справжнім активом, що приносить користь окремим командам, а також всієї організації:

Полегшує онбординг та адаптацію. Неформальні взаємодії допомагають новим працівникам швидше відчути себе частиною команди та зрозуміти неписані правила організації.
Зміцнює взаємини між працівниками. Невимушені розмови сприяють формуванню довіри, доброзичливості та відчуття спільноти, що веде до кращої командної роботи та вищої залученості.
Підтримує ефективну співпрацю. Коли працівники почуваються комфортно один з одним, вони частіше ставлять запитання, діляться ідеями та пропонують допомогу. Неформальні розмови також допомагають раніше виявляти потреби та проблеми.
Прискорює обмін інформацією. Неформальна комунікація дозволяє швидше ділитися ідеями, запитаннями та рішеннями.
Підвищує залученість. Коли робоча атмосфера заохочує відкриті, повсякденні розмови, працівники почуваються більш цінними та поміченими – не лише як виконавці завдань, а як особистості. Такий зв’язок із колегами та менеджерами посилює мотивацію, узгодженість з цілями компанії та бажання робити внесок у спільний результат.
Зміцнює організаційну культуру. Неформальна комунікація природно відображає цінності та норми компанії. Саме у звичайних розмовах стає зрозуміло, як команда реально функціонує – чи панують у ній взаємоповага, відкритість і співпраця. Це робить культуру більш автентичною, цілісною та помітною в щоденних процесах.
Покращує доступність лідерства. Неформальні розмови допомагають скоротити дистанцію між керівниками та командами, сприяючи відкритості, довірі та глибшому розумінню потреб працівників. Вони дозволяють швидше реагувати на зворотний зв’язок і підвищують психологічну безпеку. Дослідження Барбари А. Сипневської, проведене серед 215 працівників, показало: ті, хто регулярно отримував інформацію безпосередньо від своїх керівників, повідомляли про вищий рівень задоволеності міжособистісними відносинами, компенсацією та загальною роботою. Висновок? Неформальна комунікація з лідерами не лише покращує інформаційні потоки – вона також підсилює залученість і добробут.

Ризики та виклики неформального спілкування

Неформальне спілкування також має свої недоліки і несе певні ризики:

Ризик дезінформації, пліток та чуток

Неформальна інформація, передана через «сарафанне радіо», часто є неточною або спотвореною. Вона може спричинити поширення чуток, неправильних тлумачень і непотрібної напруги в команді.

В «Організаховій поведінці» Хітт, Міллер і Колелла описують, як Coca-Cola розпочала масштабну перебудову у 2000 році. Це супроводжувалося хибними чутками, які сприяли зниженню морального настрою, збільшенню плинності кадрів і невдоволеності працівників. Керівництву довелося витратити значний час на викриття дезінформації та відновлення довіри.

Відсутність прозорості та зростаюче відчуття виключеності

Якщо важлива інформація поширюється переважно через неформальні канали, інтроверти або віддалені співробітники можуть почуватися ізольованими, що може послабити їхню довіру до організації та її лідерів.

Те самі дослідники описують компанію, якою володіє глобальний конгломерат, де відсутність офіційного спілкування спричинила чутки про звільнення. Перш ніж керівництво змогло відповісти і розвіяти дезінформацію, майже 50% фінансової команди вже пішли на роботу в інші місця.

Розмивання меж між роботою та особистим життям

Часта неформальна взаємодія може давити на працівників, змушуючи їх завжди бути “доступними”, що ускладнює підтримку меж між роботою та приватним життям.

Цей явище, відоме як цифрова присутність, стосується тиску залишатися постійно доступним на цифрових платформах, таких як електронна пошта або месенджери, навіть поза робочими годинами. Багато працівників відчувають обов'язок реагувати негайно, що може призвести до перевантаження, напруги та дисбалансу між роботою та особистим життям.

Ризик непрофесійної поведінки

У неформальних і спокійних ситуаціях легше трапляються некоректні зауваження, випадкові порушення меж або незручні взаємодії. Це може пошкодити довіру та напружити стосунки. Відсутність чітких норм спілкування збільшує ризик непорозумінь, які можуть перерости у напруження або конфлікт, що в кінцевому підсумку шкодить робочій атмосфері.

Покращення комунікації з платформою HRM

У повсякденному організаційному житті існує дві паралельні системи комунікації. Перша – формальна – відображається у документах, електронних листах та на зустрічах. Друга – неформальна – відбувається через кавові розмови, повідомлення в Slack і розмови в коридорі. Організації, які вміють збалансувати ці системи, створюють більш міцні команди, кращу культуру та більшу залученість.

Хоча неформальне спілкування не можливо інженерно створити або формалізувати, його позитивний вплив на взаємини та атмосферу на робочому місці можна свідомо підтримувати. Один із інструментів, що це забезпечує, — платформа PeopleForce HRM.

PeopleForce пропонує:

Інтеграції з популярними месенджерами (Slack, Microsoft Teams, WhatsApp, Telegram), що спрощують зв’язок співробітників;
Централізована база знань та канал новин компанії, що забезпечують доступ до процедур та оновлень організації у реальному часі;
Функції командної інтеграції (наприклад, сповіщення про день народження, профілі співробітників, організаційні схеми), що допомагають людям краще пізнати одне одного;
Зворотній зв’язок та інструменти визнання, що сприяють розвитку культури відкритості та довіри.

Неформальне спілкування — одна з головних опор ефективної співпраці та залученості. За допомогою PeopleForce ви можете створити робоче середовище, де формальна структура поєднується з автентичними стосунками — і комунікація стає справжнім двигуном організаційної культури.