Acuerdo de confidencialidad (NDA)

¿Qué es un acuerdo de confidencialidad?

NDA son las siglas de Non-Disclosure Agreement (acuerdo de no divulgación) y representa un acuerdo legal entre dos o más partes por el cual se comprometen a proteger cierta información confidencial y a compartirla con fines específicos, sin revelarla a terceros. Es un acuerdo legalmente vinculante, que dura un periodo de tiempo predeterminado. Si la información confidencial protegida es revelada por una de las partes implicadas, por lo general hay consecuencias legales.

La información confidencial cubierta por un acuerdo de confidencialidad o NDA puede ser de naturaleza muy variada y suele incluir información financiera, secretos comerciales o de marca, propiedad intelectual, etc. El acuerdo establecerá durante cuánto tiempo deben mantenerse confidenciales estos secretos, y también, cómo pueden revelarse en determinadas circunstancias. Para que un acuerdo de confidencialidad tenga plena eficacia, los términos y condiciones deben ser claros para todos los implicados.

¿Por qué son importantes los acuerdos de confidencialidad (NDA)?

Como puedes imaginar, las empresas tienen buenas razones para proteger la información confidencial. Cuando se trata de RRHH hay factores más específicos a tener en cuenta, examinémoslos con más detalle.

Identificar la protección: La información confidencial más común que poseen las empresas son los datos personales de sus empleados, como sus códigos de la seguridad social, números de cuentas bancarias, registros de desempeño, etc. Los acuerdos de confidencialidad ayudan a garantizar que esta información esté legalmente protegida y segura contra accesos no autorizados.

Secretos comerciales: La protección de los secretos comerciales es uno de los usos más clásicos de los acuerdos de confidencialidad. Por ejemplo, una empresa puede fabricar un producto alimenticio con una receta conocida por un pequeño número de empleados. En este caso, el departamento de RRHH controlará el acceso a esta información a través de los registros de los empleados y deberá tener en cuenta este tema durante la incorporación.

Reputación de la marca: Desafortunadamente, es casi imposible que una empresa no tenga al menos un incidente de insatisfacción extrema de algún empleado. Cuando los empleados se marchan en circunstancias difíciles, pueden difundir información malintencionada sobre la empresa, lo que podría dañar su reputación de marca. Un acuerdo de confidencialidad es una forma de prevenir este problema.

Protección jurídica: Los acuerdos de confidencialidad son documentos legales vinculantes que protegen los intereses de la empresa en circunstancias difíciles. Si surgen posibles problemas legales en el curso de una demanda, una investigación interna, etc., pueden actuar como último recurso para evitar la divulgación de información perjudicial públicamente.

¿Cuáles son las consecuencias de romper un acuerdo de confidencialidad (NDA)?

Los casos más famosos de ruptura de un acuerdo de confidencialidad conocidos por el público en general suelen implicar a famosos y grandes cantidades de dinero. Aunque es poco probable que los incumplimientos en RRHH generen tantos problemas, siguen teniendo graves consecuencias.

1. Acciones legales: Como ya hemos mencionado, un acuerdo de confidencialidad es, en esencia, un documento legal vinculante y, si se incumple, suelen emprenderse acciones legales. Esto puede llevar mucho tiempo y resultar costoso para todos los implicados, además, puede suponer una carga considerable para los profesionales de RRHH.

2. Despido: Si un empleado incumple un acuerdo de confidencialidad, en la mayoría de los casos será necesario su despido, incluso antes de emprender acciones legales. Por lo tanto, es importante que los departamentos de RRHH estén preparados para actuar en estos casos, para garantizar que a los empleados despedidos se les retire inmediatamente el acceso a los sistemas, software, etc. de la empresa.

3. Pérdida de oportunidades: Este problema funciona de dos formas. Si un empleado incumple voluntariamente un acuerdo de confidencialidad, su reputación puede sufrir un daño incalculable y sus oportunidades laborales se verán limitadas. En cuanto a las empresas, si incumplen los acuerdos de confidencialidad, su reputación entre los clientes y otras partes interesadas disminuirá, lo que supone una amenaza para su prosperidad.

¿Cómo almacenan/protegen adecuadamente los acuerdos de confidencialidad (NDA) los profesionales de RRHH?

En el pasado, las empresas guardaban sus acuerdos de confidencialidad de forma física, como en un archivador cerrado con llave o en un almacén seguro. Incluso hoy en día, algunas empresas siguen haciendo esto, lo que plantea una serie de graves preocupaciones sobre robos, pérdida de datos, errores humanos, etc. Ni siquiera hace falta decir que no recomendamos almacenar los acuerdos de confidencialidad únicamente en papel.

Muchas empresas alojan los acuerdos de confidencialidad en sistemas de almacenamiento basados en la nube, lo que facilita el acceso a estos documentos y su recuperación. Es un paso hacia delante respecto al uso exclusivo de acuerdos de confidencialidad en papel, pero también plantea una serie de problemas de seguridad. El almacenamiento no controlado en la nube también es vulnerable a los ataques de piratas informáticos, por lo que es mejor archivar los acuerdos de confidencialidad en tu propio sistema HRM.

Uno de nuestros módulos, PeopleHR, proporciona el máximo nivel de seguridad para todos los documentos importantes de la empresa, como los acuerdos de confidencialidad (NDA). Esto no sólo permite acceder rápidamente a los acuerdos de confidencialidad cuando el tiempo apremia (por ejemplo, si un empleado está a punto de ser despedido), sino que también puede establecer un control de acceso personalizado para garantizar que sólo las partes interesadas puedan ver sus acuerdos de confidencialidad. También es posible referenciar la información de los acuerdos de confidencialidad con los datos del historial del empleado para evitar discrepancias, todo en el mismo sistema con sólo un par de clics.Si deseas adoptar un sistema HRM todo en uno que puedas utilizar para proteger y utilizar adecuadamente tus acuerdos de confidencialidad (NDA), ponte en contacto con nosotros hoy mismo. Lo único que debes hacer es solicitar una demostración y uno de nuestros expertos se pondrá en contacto contigo.