Соглашение о неразглашении (NDA)

Что такое NDA?

NDA расшифровывается как Non-Disclosure Agreement (Соглашение о неразглашении) и представляет собой юридическое соглашение между двумя или более сторонами, в соответствии с которым они соглашаются защищать определенную конфиденциальную информацию и обмениваться ею для конкретных целей, не разглашая ее третьим лицам. Это юридическое соглашение, которое действует в течение заранее определенного периода времени. Если защищенная, конфиденциальная информация раскрывается одной из сторон, это, как правило, влечет за собой юридические последствия.

Конфиденциальная информация, которая охватывается NDA, может быть очень разнообразной по своей природе и часто включает финансовую информацию, коммерческую тайну или тайну бренда, интеллектуальную собственность и тому подобное. В соглашении указывается, как долго эти тайны должны храниться в секрете, а также как они могут быть раскрыты при определенных обстоятельствах. Для того, чтобы NDA был полностью эффективным, его условия должны быть понятными для всех участников.

Почему подписание NDA важно?

Как вы можете себе представить, бизнес имеет веские причины защищать свою конфиденциальную информацию. Но когда речь идет об управлении персоналом, есть более специфические факторы, которые следует учитывать, давайте рассмотрим их более подробно.

1. Защита персональных данных. Самая распространенная конфиденциальная информация, которой владеют компании, - это персональные данные их сотрудников, такие как номера социального страхования, номера банковских счетов, записи о результатах работы и тому подобное. NDA помогают обеспечить юридическую защиту этой информации и обезопасить ее от несанкционированного доступа.

2. Коммерческая тайна. Защита коммерческой тайны является одним из самых классических применений NDA. Например, компания может производить пищевые продукты по рецепту, известному небольшому количеству сотрудников. В таком случае отдел кадров будет контролировать доступ к этой информации через личные дела и должен будет рассмотреть этот вопрос при приеме на работу.

3. Репутация бренда. К сожалению, для компании почти невозможно обойтись без хотя бы одного случая недовольства работников. Когда работники увольняются при сложных обстоятельствах, они могут распространять вредную информацию о компании, что может повредить репутации бренда. NDA - это один из способов предотвратить эту проблему.

4. Правовая защита. NDA является обязательным юридическим документом, который защищает интересы компании в сложных обстоятельствах. Если во время судебного процесса, внутреннего расследования и т.д. возникают потенциальные юридические проблемы, они могут стать последним оплотом в предотвращении огласки информации, которая может повредить репутации компании.

Каковы последствия нарушения NDA?

Самые известные случаи нарушения NDA, известные широкой общественности, обычно связаны с огромными суммами денег. Хотя вряд ли нарушения в сфере управления персоналом вызовут столько же вопросов, они все равно имеют серьезные последствия.

1. Судебные иски. Как мы уже выяснили, NDA по своей сути является обязательным к исполнению юридическим документом, и следствием его нарушения почти всегда является судебный иск. Это может отнять много времени и средств у всех участников процесса, а также повлечь значительную нагрузку на HR-специалистов.

2. Расторжение трудового договора. Если работник нарушает NDA, почти всегда следствием является его увольнение, даже до того, как будут приняты какие-либо юридические действия. Поэтому важно, чтобы HR департамент был готов действовать в таких случаях, и обеспечил немедленное изъятие у сотрудника доступа к системам компании, программному обеспечению и тому подобное.

3. Потеря возможностей. Эта проблема имеет два сценария. Если сотрудник намеренно нарушает NDA, его репутация может понести неизмеримый ущерб, а возможности трудоустройства будут ограничены. Что касается компаний, то если они нарушают NDA, их репутация среди клиентов и других заинтересованных сторон ухудшается, что представляет угрозу их процветанию.

Как HR профессионалам правильно хранить NDA?

В прошлом компании хранили свои NDA в физической форме, например, в запертой картотеке или безопасном хранилище. Даже сегодня некоторые компании продолжают это делать, что вызывает ряд серьезных опасений относительно кражи, потери данных, человеческих ошибок и т.д. Понятно, что мы не рекомендуем хранить NDA только в бумажной форме.

Многие компании размещают NDA в облачных системах хранения данных, что облегчает доступ к таким документам, но делает его более безопасным. Это шаг вперед по сравнению с использованием бумажных NDA, но он также поднимает ряд вопросов. Неконтролируемое облачное хранилище также уязвимо к хакерским атакам, поэтому лучше хранить NDA в собственной HRM-системе.

Модуль PeopleHR обеспечивает максимальный уровень безопасности для всех важных документов компании, таких как NDA. Это не только позволяет вам быстро получить доступ к NDA, но вы также можете настроить индивидуальный контроль доступа, чтобы гарантировать, что только соответствующие заинтересованные стороны смогут просматривать ваши NDA. Вы также можете связать информацию об NDA с данными истории сотрудника, чтобы избежать разногласий, и все это в одной системе всего за пару кликов.

Если вы хотите внедрить универсальную HRM-систему, которую вы сможете использовать для защиты и надлежащего использования ваших NDA, свяжитесь с нами уже сегодня. Все, что вам нужно сделать, это заказать демо-версию, и один из наших экспертов свяжется с вами.