Umowa o zachowaniu poufności (NDA)

Czym jest umowa NDA?

Umowa o zachowaniu poufności (z ang. Non-Disclosure Agreement , NDA) to umowa prawna pomiędzy co najmniej dwoma stronami, w której zgadzają się one chronić pewne poufne informacje i dzielić się nimi w określonych celach, jednocześnie nie ujawniając ich osobom trzecim. Jest to prawnie wiążący dokument, zawierany na określony czas. Jeśli chroniona, poufna informacja zostanie ujawniona przez jedną z zaangażowanych stron, najczęściej wiążą się z tym konsekwencje prawne.

Poufne informacje, które są przedmiotem NDA mogą mieć różnorodny charakter. Przeważnie są to dane finansowe, tajemnice handlowe lub firmowe, własność intelektualna itp. W umowie NDA zawiera się zapisy, jak długo dane informacje muszą być zachowane w poufności, a także kiedy mogą być ujawnione i w jakich okolicznościach. Aby umowa NDA była w pełni skuteczna, jej warunki muszą być jasne dla wszystkich zainteresowanych.

Dlaczego umowy NDA są istotne?

Jak zapewne się domyślasz, firmy mają swoje powody, aby chronić poufne informacje. Jeżeli chodzi o HR, należy wziąć pod uwagę kilka konkretnych aspektów, więc przeanalizujmy je bardziej szczegółowo.

1. Ochrona tożsamości. Informacje poufne, które firmy najczęściej przechowują, to dane osobowe pracowników. Mogą być nimi m.in. numery dokumentów tożsamości, numery PESEL, numery ubezpieczeń społecznych, numery kont bankowych, wyniki pracy itd. Zawarcie NDA pozwala upewnić się, że te informacje będą prawnie chronione i zabezpieczone przed nieautoryzowanym dostępem.
2. Tajemnice handlowe. Ochrona tajemnicy handlowej jest jednym z najbardziej klasycznych zastosowań umów NDA. Przykładowo, firma może produkować produkt spożywczy, którego receptura jest znana tylko niewielkiej liczbie pracowników. Aby kontrolować dostęp do tych informacji, dział HR musi uwzględnić odpowiednie zapisy w dokumentacji pracowniczej oraz mieć na uwadzę tę kwestię podczas onboardingu nowych pracowników.
3. Reputacja marki. Praktycznie niemożliwe jest, aby w firmie nie zdarzył się przynajmniej jeden przypadek skrajnego niezadowolenia pracowników. Gdy pracownicy odchodzą w trudnych okolicznościach, mogą rozpowszechniać złośliwe informacje o firmie, co może zaszkodzić reputacji marki. NDA jest jednym ze sposobów na uniknięcie tego problemu.
4. Ochrona prawna. Umowa o poufności jest wiążącym prawnym dokumentem i służy ochronie interesów firmy w trudnych okolicznościach. Jeśli potencjalne kwestie prawne pojawią się w trakcie procesu sądowego, wewnętrznego dochodzenia itp., NDA może służyć jako ostatnia osłona przed ujawnieniem szkodliwych informacji do wiadomości publicznej.

Jakie są konsekwencje złamania zapisów NDA?

Najsłynniejsze przypadki złamania NDA znane opinii publicznej dotyczą zwykle celebrytów i ogromnych kwot pieniędzy. O ile mało prawdopodobne jest, że naruszenia w HR wygenerują tyle kłopotów, to wciąż niosą ze sobą poważne konsekwencje.

1. Działania prawne. NDA w swej istocie jest wiążącym dokumentem prawnym i jeżeli dojdzie do jego naruszenia, prawie zawsze podjęte zostaną działania prawne. To z kolei jest bardzo czasochłonne i kosztowne dla wszystkich zainteresowanych oraz może spowodować znaczne obciążenie specjalistów HR.
2. Wypowiedzenie umowy o pracę. Jeśli pracownik złamie zapisy NDA, niemal zawsze będzie konieczne zwolnienie go z pracy, jeszcze przed podjęciem jakichkolwiek działań prawnych. Ważne, aby dział HR był gotowy do reagowania w takich przypadkach, np. natychmiastowo unieważniał hasła dostępu danego pracownika do systemów firmowych, oprogramowania itp.
3. Utrata możliwości zarobkowych. Ten problem dotyczy obu stron umowy. Jeśli pracownik świadomie złamie NDA, to zniszczy swoją reputację, a co za tym idzie – jego możliwości zarobkowe zostaną ograniczone. Jeśli z kolei firma złamie zapisy NDA, jej reputacja wśród klientów i innych interesariuszy spadnie i może to stanowić poważne zagrożenie dla dalszego rozwoju biznesu.

Jak specjaliści HR odpowiednio przechowują i chronią umowy NDA?

W przeszłości firmy przechowywały swoje NDA w formie fizycznej – w szufladzie „pod kluczem”, w pancernej szafie, w bezpiecznym pomieszczeniu magazynowym. Niektóre firmy robią tak do dziś, chociaż budzi to wiele poważnych obaw związanych z kradzieżą, utratą danych, błędami ludzkimi itp. Nie musimy chyba dodawać, że nie zalecamy przechowywania NDA wyłącznie w formie papierowej.

Wiele firm przechowuje umowy NDA w systemach pamięci masowej w chmurze, co ułatwia dostęp do takich dokumentów, a w razie potrzeby – ich odzyskiwanie. Jest to krok naprzód w stosunku do korzystania wyłącznie z papierowych NDA, ale z kolei rodzi to również szereg problemów związanych z bezpieczeństwem. Niekontrolowane przechowywanie dokumentów w chmurze jest również narażone na ataki hakerskie, dlatego lepiej jest składać NDA we własnym systemie HRM.

Jeden z naszych modułów – PeopleHR – zapewnia maksymalny poziom bezpieczeństwa dla wszystkich ważnych dokumentów firmowych, takich jak NDA. Pozwala to nie tylko na szybki dostęp do NDA, gdy czas nagli (na przykład, gdy pracownik jest w trakcie rozwiązywania umowy o pracę), ale także na konfigurację niestandardowej kontroli dostępu, aby upewnić się, że tylko wybrani interesariusze są w stanie zobaczyć zapisy NDA. Możesz również powiazać informacje o NDA z danymi dotyczącymi historii pracownika, aby uniknąć rozbieżności, a wszystko to w tym samym systemie i to za pomocą zaledwie kilku kliknięć.

Jeśli potrzebujesz systemu HRM all-in-one, który pozwoli Ci na ochronę i prawidłowe wykorzystanie NDA, skontaktuj się z nami już dziś. Poproś o demo, a jeden z naszych ekspertów skontaktuje się z Tobą.