6 методов, чтобы превратить занятого сотрудника в эффективного

Можно быть очень занятым человеком, и при этом не очень эффективным.

Стивен Кови

Управление эффективностью или Performance Management — то, чем стоит заниматься любому бизнесу, чтобы быстро и качественно развиваться. Ведь если грамотно выстроить рабочие процессы, сразу становится понятно, что оптимизировать, где сэкономить, в каком направлении лучше двигаться, а от чего отказаться. А еще это отличная возможность пересмотреть продуктивность сотрудников, оценить вклад в бизнес каждого из них и решить, что изменить, чтобы повысить показатели эффективности. С этим поможет внедрение принципов Performance Management.

Что такое Performance Management?

Performance Management — это система показателей, по которым можно определить уровень эффективности персонала. Это важно, чтобы помочь сотрудникам максимально раскрыть свой потенциал, а компании — найти новые решения для улучшения работы бизнеса, его рентабельности.

Полная система Performance Management состоит из 6 элементов, которые обязательно нужно подстроить под специфику и структуру своей организации.

Фидбек от управляющих менеджеров

Отзывы менеджеров о работе их подчиненных — то, чего не хватает более 56% сотрудников согласно исследованию SHRM.

Отсутствие фидбека намного хуже, чем негативный отзыв в сторону сотрудника.

Обратная связь, пусть даже не самая приятная - это самый простой способ узнать, что работник делает не так, где ему нужна помощь и что можно сделать, чтобы улучшить свой результат.

Встречи 1-1 в системе PeopleForce

4 лучших формата для предоставления обратной связи:

• встреча с командой, цель которой — обсудить эффективность каждого сотрудника (часто проводится после того, как сотрудники пройдут тестирование на определение уровня эффективности);
• встречи 1:1 с теми, у кого низкий уровень продуктивности (цель — принять решение, что делать дальше, поставить цели, которую помогут устранить проблему);
• наставничество (когда менеджер становится ментором для сотрудников и помогает им стать лучше, продуктивнее, через индивидуальное сопровождение);
• неформальные разговоры во время обеда, за чашкой кофе, возле кулера.

Оценки 180 и 360 градусов

Эта методика позволяет оценить сильные и слабые качества сотрудника, его навыки, умения. Ценность в том, что такую оценку могут дать люди с разными ролями в компании — как рядовые сотрудники, так и ТОП менеджмент, клиенты, партнеры.

Сначала проводится оценка, потом обсуждаются ее результаты — лично или группой сотрудников.

Планы повышения продуктивности

Это должны быть официальные документы, где четко прописаны желаемые результаты, ресурсы для их достижения, и показатели, по которым будут оценивать прогресс.

Такие планы можно делать как индивидуально, так и на весь отдел или даже компанию.

Постановка целей

Цели помогают персоналу не прокрастинировать, а быть в постоянном движении, вовлекаться в процессы. Но важно не просто в начале месяца поставить цели, а потом в конце оценить фактические результаты. Нужно регулярно их отслеживать, обсуждать, если нужно — помогать искать новые решения для достижения.

Управление OKR в системе PeopleForce

В постановке целей есть 2 важных момента:

1. Они должны соответствовать общим целям компании.
2. Их нужно устанавливать по методике SMART. Это когда цели конкретные, измеримые, достижимые, релевантные и ограничены во времени.

Награды, признания и другие инструменты нематериальной мотивации

Думаем, вы знаете, что деньги — далеко не единственный и эффективный способ мотивировать сотрудников. Им важно еще слышать признание их успехов, личную благодарность от начальника, получить дополнительный выходной и т.д.

Вам также может быть интересна статья: Тайм-менеджмент для HR: как правильно организовать рабочее время

В чем преимущества управления эффективностью?

Исследование Gallup показывает, что компании с высококвалифицированными сотрудниками имеют такие преимущества перед конкурентами:

• выше 17% производительность;
• продажи на 20% растут;
• рентабельность на 21% выше;
• на 41% меньше прогулов;
• снижение оборота текучести на 24% (в организациях с высокой текучестью);
• снижение оборота текучести на 59% (в организациях с низким оборотом);
• на 70% меньше инцидентов, связанных с безопасностью сотрудников;
• на 40% меньше дефектов в продуктах.

Как улучшить план управления эффективностью персонала?

Для начала нужно оценить, какой план управления эффективностью сотрудников у вас сейчас. Если его еще нет, то стоит начать с малого — внедрять по 1 инструменту друг за другом. Так вы сможете отслеживать, что работает лучше именно в вашей команде, а что — хуже и требует доработки.

Вот некоторые идеи, которые помогут сформировать свой план по Performance Management.

№1. Организуйте постоянный индивидуальный фидбек для сотрудников

Выше мы писали идеи по лучшим форматам предоставления обратной связи работникам. Но если у вас нет культуры фидбеков, начните с личных отзывов на постоянной основе. Важно, чтобы это было легко организовать, на это не уходило много времени и всем было удобно. Например, раз в месяц или по запросу проводите встречи 1:1.

Также можно попробовать внедрить неформальные корпоративные чаты. Где сотрудники могут делиться тем, что у них происходит в жизни кроме работы.

Подумайте и о других вариантах предоставления обратной связи — полугодовых официальных проверках, ежеквартальных обзорах прогресса, ежемесячных индивидуальных проверках и еженедельных чек-инах.

№2. Грамотно составьте вопросы для оценки эффективности персонала

Сегодня все хуже работают вопросы в стиле «Насколько ценен этот сотрудник по шкале от одного до десяти?». Менеджеры не понимают, как правильно на них отвечать, что подразумевает под собой каждый балл от 1 до 10. Так итоговая оценка выходит очень субъективной.

Поэтому важно максимально точно ставить вопросы, чтобы на них можно было легко и быстро отвечать. Обязательно соотнесите их с целями компании, качествами сотрудников, которые наиболее важны для измерения продуктивности.

Еще одна рекомендация — ограничьте свои опросы на оценку производительности несколькими ключевыми вопросами. Часто длинный список необходимых вопросов — причина, по которой опросы заполняют либо как-нибудь, либо не завершают вообще.

№3. Отдельно оценивайте каждый показатель

Когда менеджеры по одному опросу пытаются оценить и эффективность работы сотрудников, и их зарплату, систему вознаграждения, это не приводит ни к чему хорошему. Потому что персонал начинает думать, что, возможно, по итогу теста им удастся повысить оплату труда, и выбирает те варианты ответов, которые этому способствуют. Как итог — результаты неправдивые, с ними нельзя работать.

№4. Обсуждайте с сотрудниками будущее компании

Часто эффективность зависит от того, понимает ли человек общую, глобальную цель, к которой он помогает прийти, или нет.

Gallup рекомендует использовать специальные встречи, чтобы обсуждать с сотрудниками, что происходит в компании сейчас сейчас, что должно произойти дальше и как туда добраться. Важно четко объяснить, каких результатов вы, как менеджер, ожидаете, какого поведения и как будете оценивать результат каждого работника.

Важно, чтобы это был не монолог, а диалог с активным вовлечением команды. Сотрудникам важно быть услышанными, получить ответы на свои вопросы. Дайте им это взамен на повышение эффективности.

№5. Подкрепляйте сильные стороны, конструктивно комментируйте слабые

ТОП менеджеры консалтингового агентства The Clemmer Group исследовали, что продуктивность сотрудников снижается на 27%, если их низкие, недостаточные показатели эффективности объясняют через слабые стороны. У них падает самооценка, появляется синдром самозванца и пропадает желание стараться дальше.

Достаточно изменить подход и найти решения для улучшения результатов работы через сильные стороны сотрудников. Как показало то же исследование, такое действие позволяет улучшить эффективность на 36%.

Важно — такой подход не означает, что нужно игнорировать слабые зоны сотрудников. Он означает, что лучше дать возможность развивать сильные. А о слабых лучше говорить конкретно, объективно, с аргументами и фактами.

№6. Помогайте сотрудникам профессионально расти

Исследование LinkedIn показывает, что 94% сотрудников готовы оставаться в компании дольше, если она дает возможности для профессионального развития. Поэтому важно говорить с командой, спрашивать каждого, какое обучение он хотел бы пройти, в каком направлении развиваться.

Можно организовать в компании что-то вроде менторства или просто программ профессионального развития в рамках организации за счет таких действий:

• ставить более серьезные, сложные, но достижимые цели;
• давать дополнительные обязанности, задачи;
• предлагать изменить роли в команде, дав возможность попробовать себя в чем-то новом каждому, кто этого хочет;
• позволить пройти обучение вне компании, оплатив какую-то часть.

№7. Улучшите программное обеспечение

Всегда есть процессы, которые можно упростить, доработать, оптимизировать, автоматизировать. Поэтому важно иметь хорошее программное обеспечение, которое поможет отследить, где и что улучшить, и позволит это сделать.

Какое есть современное решение для улучшения Performance Management?

Мы в PeopleForce сделали специальный, отдельный инструмент для измерения и управления эффективностью персонала — PeoplePerform.

С его помощью можно устанавливать цели для всей компании и для сотрудников индивидуально, ставить задачи при помощи OKR, проводить оценку персонала «180 градусов» онлайн (P.S. оценка 360 градусов is coming soon), организовывать 1-на-1 встречи для вовлечения сотрудников.

Никаких таблиц, графиков, сложных схем и потребности в другом программном обеспечении. Все в одном месте и в связке с другими модулями — для управления персоналом, наймом, расходами, учетом времени  и лояльностью персонала.

Если вы готовы улучшить эффективность сотрудников прямо сейчас, предлагаем протестировать наш инструмент в течение 14 дней бесплатно. Для этого просто перейдите по ссылке и нажмите “Попробовать бесплатно”.