6 методів, щоб перетворити зайнятого співробітника на ефективного

Можна бути дуже зайнятою людиною, і при цьому не дуже ефективною.

Стівен Кові

Управління ефективністю або Performance Management - те, чим варто займатися будь-якому бізнесу, щоб швидко та якісно розвиватись. Адже якщо грамотно побудувати робочі процеси, одразу стає зрозуміло, що оптимізувати, де заощадити, в якому напрямку краще рухатися, а від чого відмовитись. А ще це чудова можливість переглянути продуктивність співробітників, оцінити внесок у бізнес кожного з них та вирішити, що змінити, щоб підвищити показники ефективності. З цим допоможе використання принципів Performance Management.

Що таке Performance Management?

Performance Management — це система показників, якими можна визначити рівень ефективності персоналу. Це важливо, щоб допомогти співробітникам максимально розкрити свій потенціал, а компанії знайти нові рішення для поліпшення роботи бізнесу, його рентабельності.

Повна система Performance Management складається із 6 елементів, які обов'язково потрібно підлаштувати під специфіку та структуру своєї організації.

Фідбек від керуючих менеджерів

Відгуки менеджерів про роботу їх підлеглих — те, чого не вистачає понад 56% працівників згідно з дослідженням SHRM.

Відсутність фідбека набагато гірша, ніж негативний відгук у бік співробітника.

Зворотній зв'язок, нехай навіть не найприємніший – це найпростіший спосіб дізнатися, що працівник робить не так, де йому потрібна допомога і що можна зробити, щоб покращити свій результат.

4 найкращі формати для надання зворотного зв'язку:

• зустріч із командою, мета якої – обговорити ефективність кожного співробітника (часто проводиться після того, як співробітники пройдуть тестування на визначення рівня ефективності);

• зустрічі 1:1 з тими, хто має низький рівень продуктивності (мета — прийняти рішення, що робити далі, поставити цілі, які допоможуть усунути проблему);

• наставництво (коли менеджер стає ментором для співробітників і допомагає їм стати кращим, продуктивнішим, через індивідуальний супровід);

• неформальні розмови під час обіду, за чашкою кави біля кулера.

Оцінки 180 та 360 градусів

Ця методика дозволяє оцінити сильні та слабкі якості співробітника, його навички, уміння. Цінність у тому, що таку оцінку можуть дати люди з різними ролями в компанії як рядові співробітники, так і ТОП менеджмент, клієнти, партнери.

Спочатку проводиться оцінка, потім обговорюються її результати особисто або групою співробітників.

Плани підвищення продуктивності

Це мають бути офіційні документи, де чітко прописані бажані результати, ресурси для їх досягнення та показники, за якими оцінюватимуть прогрес.

Такі плани можна робити як індивідуально, так і на весь відділ чи навіть компанію.

Постановка цілей

Цілі допомагають персоналу не прокрастинувати, а бути в постійному русі, залучатися до процесів. Але важливо не просто на початку місяця поставити цілі, а потім наприкінці оцінити фактичні результати. Потрібно регулярно їх відслідковувати, обговорювати, якщо потрібно допомагати шукати нові рішення для досягнення.

Управління OKR у системі PeopleForce

У постановці цілей є 2 важливі моменти:

1. Вони повинні відповідати спільним цілям компанії.

2. Їх потрібно встановлювати за методикою SMART. Це коли цілі конкретні, вимірні, досяжні, релевантні та обмежені у часі.

У чому переваги керування ефективністю?

Дослідження Gallup показує, що компанії із висококваліфікованими співробітниками мають такі переваги перед конкурентами:

• вище за 17% продуктивність;

• продажі на 20% зростають;

• рентабельність на 21% вища;

• на 41% менше за прогули;

• зниження обороту плинності на 24% (в організаціях з високою плинністю);

• зниження обороту плинності на 59% (в організаціях із низьким оборотом);

• на 70% менше інцидентів, пов'язаних із безпекою працівників;

• на 40% менше дефектів у продуктах.

Як покращити план управління ефективністю персоналу?

Для початку необхідно оцінити, який план управління ефективністю співробітників у вас зараз. Якщо його ще немає, то варто почати з малого — впроваджувати один інструмент за одним. Так ви зможете відслідковувати, що працює краще саме у вашій команді, а що гірше і вимагає доопрацювання.

Ось деякі ідеї, які допоможуть сформувати свій план з Performance Management.

Організуйте постійний індивідуальний фідбек для співробітників

Вище ми писали ідеї щодо кращих форматів надання зворотного зв'язку працівникам. Але якщо у вас немає культури фідбеків, почніть із особистих відгуків на постійній основі. Важливо, щоб це було легко організувати, на це не витрачалося багато часу і всім було зручно. Наприклад, раз на місяць або на запит проводіть зустрічі 1:1.

Також можна спробувати запровадити неформальні корпоративні чати. Де співробітники можуть ділитися тим, що вони відбувається у житті крім роботи.

Подумайте і про інші варіанти надання зворотного зв'язку — піврічні офіційні перевірки, щоквартальні огляди прогресу, щомісячні індивідуальні перевірки та щотижневі чек-іни.

Грамотно складіть питання для оцінки ефективності персоналу

Сьогодні дедалі гірше працюють питання у стилі «Наскільки цінний цей співробітник за шкалою від одного до десяти?». Менеджери не розуміють, як правильно на них відповідати, що має на увазі кожен бал від 1 до 10. Так підсумкова оцінка виходить дуже суб'єктивною.

Тому важливо максимально точно ставити питання, щоб на них можна було легко та швидко відповідати. Обов'язково співвіднесіть їх з метою компанії, якостями співробітників, які найбільш важливі для вимірювання продуктивності.

Ще одна рекомендація – обмежте свої опитування на оцінку продуктивності декількома ключовими питаннями. Часто довгий список необхідних питань — причина, через яку опитування заповнюють або якось, або не завершують взагалі.

Окремо оцінюйте кожен показник

Коли менеджери по одному опитування намагаються оцінити і ефективність роботи співробітників, і їхню зарплату, систему винагороди, це не приводить ні до чого доброго. Тому що персонал починає думати, що, можливо, за підсумком тесту їм вдасться підвищити оплату праці, і вибирає варіанти відповідей, які цьому сприяють. Як результат – результати неправдиві, з ними не можна працювати.

Обговорюйте зі співробітниками майбутнє компанії

Часто ефективність залежить від того, чи розуміє людина загальну, глобальну мету, до якої вона допомагає прийти, чи ні.

Gallup рекомендує використовувати спеціальні зустрічі, щоб обговорювати зі співробітниками, що відбувається в компанії зараз, що має статися далі і як туди дістатися. Важливо чітко пояснити, яких результатів ви, як менеджер, очікуєте, якої поведінки і як оцінюватимете результат кожного працівника.

Важливо, щоб це був не монолог, а діалог із активним залученням команди. Співробітникам важливо бути почутими, отримати відповіді на свої запитання. Дайте їм це замість підвищення ефективності.

Підкріплюйте сильні сторони, конструктивно коментуйте слабкі

Топ менеджери консалтингової агенції The Clemmer Group досліджували, що продуктивність співробітників знижується на 27%, якщо їх низькі, недостатні показники ефективності пояснюють через слабкі сторони. Вони падає самооцінка, з'являється синдром самозванця і зникає бажання намагатися далі.

Достатньо змінити підхід та знайти рішення для покращення результатів роботи через сильні сторони співробітників. Як показало те саме дослідження, така дія дозволяє покращити ефективність на 36%.

Важливо, що такий підхід не означає, що потрібно ігнорувати слабкі зони працівників. Він означає, що краще дати змогу розвивати сильні. А про слабких краще говорити конкретно, об'єктивно, з аргументами та фактами.

Допомагайте співробітникам професійно зростати

Дослідження LinkedIn показує, що 94% співробітників готові залишатися в компанії довше, якщо вона дає змогу професійного розвитку. Тому важливо говорити з командою, питати кожного, яке навчання він хотів би пройти, у якому напрямі розвиватись.

Можна організувати у компанії щось на зразок менторства або просто програм професійного розвитку в рамках організації за рахунок таких дій:

• ставити більш серйозні, складні, але досяжні цілі;

• давати додаткові обов'язки, завдання;

• пропонувати змінити ролі у команді, давши можливість спробувати себе у чомусь новому кожному, хто цього хоче;

• дозволити пройти навчання поза компанією, сплативши якусь частину.

Поліпшіть програмне забезпечення

Завжди є процеси, які можна спростити, доопрацювати, оптимізувати, автоматизувати. Тому важливо мати хороше програмне забезпечення, яке допоможе відстежити, де і що покращити, і дозволить це зробити.

Яким є сучасне рішення для покращення Performance Management?

Ми в PeopleForce зробили спеціальний, окремий інструмент для вимірювання та управління ефективністю персоналу – PeoplePerform.

З його допомогою можна встановлювати цілі для всієї компанії та для співробітників індивідуально, ставити завдання за допомогою OKR, проводити оцінку персоналу «180 градусів» онлайн (PS оцінка 360 градусів is coming soon), організовувати 1-на-1 зустрічі для залучення співробітників.

Ніяких таблиць, графіків, складних схем та потреби в іншому програмному забезпеченні. Все в одному місці та у зв'язці з іншими модулями - для управління персоналом, наймом, витратами, обліком часу та лояльністю персоналу.

Якщо ви готові покращити ефективність співробітників прямо зараз, пропонуємо протестувати наш інструмент протягом 14 днів безкоштовно. Для цього просто перейдіть за посиланням та натисніть "Спробувати безкоштовно".