10 razones por las que necesitas un software de RRHH en la nube

Es probable que este año plantee retos a nuestras economías en general y, en particular, al sector de los RRHH. La mejor forma de prepararse para un mercado incierto, caracterizado por el aumento del desempleo, la inflación y el incremento de los costes, es invertir en software que respalde las operaciones de tu empresa.

Una de las mejores herramientas que puedes elegir como parte de esta iniciativa es el software de RRHH basado en la nube, ya que te permitirá controlar el pulso de tu empresa y asegurarte de que puedes gestionar adecuadamente a tus compañeros.

El software de RRHH basado en la nube permite almacenar gran cantidad de datos en servidores remotos que, a su vez, pueden utilizarse para crear procesos de RRHH automatizados. De esta forma, podrás automatizar muchos de tus procesos rutinarios y volver a enfocarte en asuntos más estratégicos. Veamos algunas de estas ventajas con más detalle.

Un excelente software de RRHH en la nube significa no más papeleo

Piensa en el pasado, en hace sólo 20 años atrás, e imagina cuántas de tus tareas cotidianas habrían sido puro papeleo... Es un trabajo bastante básico del que puedes prescindir, después de todo, es mejor automatizar las tareas repetitivas.

Utilizar varios documentos de Word y hojas de cálculo es mejor, sin duda, pero en 2023 representan el equivalente moderno de utilizar las grandes carpetas de papel de otros tiempos: es ineficaz y carece de seguridad. La solución es utilizar un software de gestión de RRHH (HRM) conectado a la nube.

Un software de RRHH basado en la nube almacena toda la documentación importante en una ubicación segura y de fácil acceso para los empleados verificados. En lugar de tener que perderte entre hojas de cálculo, documentos de Word e incluso carpetas de papel, puedes buscar y acceder a la información que necesitas en unos pocos clics. En PeopleHR, por ejemplo, puedes consultar información sobre los empleados en nuestro calendario específico.

Mayor compromiso de los empleados

Asegurarse de que el personal de RRHH está lo más comprometido posible aumenta significativamente la productividad general de la empresa, por lo que te alegrará saber que esta es una de las consecuencias de adoptar un software de RRHH basado en la nube. Como todos sus datos cruciales se almacenan en una única ubicación, su equipo podrá acceder a ellos y utilizarlos fácilmente. Como resultado, los miembros del personal estarán más capacitados para tomar la iniciativa en sus propios términos.

Una de las mejores formas de recopilar estos datos es empleando encuestas diseñadas para medir el compromiso de los empleados . PeoplePulse, uno de los módulos que componen la suite de software de gestión de RRHH PeopleForce, te permite medir la satisfacción en el trabajo, impulsar la lealtad a través de una mayor inclusión y analizar las respuestas de compromiso, todas tareas clave de RRHH.

Sin embargo, el compromiso va más allá de tener acceso a los datos; es posible acceder al software de RRHH basado en la nube a través de múltiples dispositivos en múltiples ubicaciones. Esto significa que, independientemente del lugar del mundo en el que se encuentren tus empleados, seguirán teniendo acceso a la misma información que tendrían en su oficina. Como resultado, pueden adoptar prácticas de trabajo más favorables al crecimiento personal, mejorando su moral y el compromiso corporativo.

Un software de RRHH en la nube implica una mayor seguridad de los datos

El software de RRHH en la nube está diseñado para proteger los datos de las empresas. Esto ayuda a evitar la fuga de datos, así como los ataques de hackers. Esta no sólo es una forma excelente de hacer que el departamento de RRHH sea más eficiente, sino que también aumenta el atractivo de tu marca, pues una empresa con buenas políticas de seguridad es más atractiva.

Los consumidores y clientes también son conscientes de sus derechos sobre la información personal y esperan que las empresas a las que contratan los protejan. Las empresas que son capaces de ofrecer esta garantía no sólo satisfacen las necesidades de sus clientes, sino que también mejoran significativamente su imagen de marca en el proceso. La única forma de satisfacer esta demanda y proteger adecuadamente los datos de tus usuarios es utilizar una base de datos en la nube de calidad.

Para asegurarte de que estás eligiendo la opción de mayor calidad, debes buscar la Certificación ISO. Aquellas empresas que la han recibido son reconocidas por haber cumplido ciertas normas establecidas por la Organización Internacional de Normalización (ISO), haciendo énfasis en que los datos que almacenan están protegidos con los más altos estándares posibles. Actualmente PeopleForce posee la Certificación ISO.

Cumplimiento de las leyes de datos de forma más simple

Cuando el GDPR fue introducido por la UE en 2018, muchas empresas fueron sorprendidas con la guardia baja, a pesar de que la implementación había sido informada durante mucho tiempo. A pesar del comienzo accidentado, la mayoría de las empresas que trabajan con datos en Europa ya cumplen plenamente la normativa, sin embargo, no pueden dormirse en los laureles. Hay docenas de otras leyes reguladoras de datos e información a tener en cuenta en todo el mundo, y el software de RRHH en la nube ayuda a garantizar que tu equipo se adhiera a las mismas.

La mayor parte de la legislación de datos exige que la información privada se almacene de forma segura y que todas las partes interesadas puedan acceder a la misma. La nube proporciona este acceso controlado y es mucho más segura que cualquier sistema alternativo, además de poder alinearse con todas las leyes de información pertinentes. Entre ellas se incluyen HI7/FHIR, HIPAA, DPA y GDPR.

Procesos de RRHH y analíticas de datos

Imagina que pudieses controlar todo en lo que está trabajando cada miembro del departamento de RRHH en un momento determinado. Imagina que toda la información que generan durante este proceso pudiera visualizarse fácilmente en un panel de control, lo que permitiría a tu equipo actuar en función de la misma.

Esto es lo que un software de RRHH basado en la nube puede ofrecer a tu empresa, ya que recopila todos los datos que tu equipo crea y procesa, y los convierte en información que puedes utilizar. Toda la información recopilada por la organización puede mostrarse en un panel de control, lo que permite hacer seguimiento en tiempo real y actuar para mejorar el desempeño.

Puedes supervisar métricas clave de RRHH como el tiempo hasta la contratación (tiempo desde el primer contacto con el candidato hasta que es contratado), el embudo de contratación, la rotación de personal y una serie de otros factores. Cuando se ofrecen en tiempo real, estas métricas y sus equivalentes ayudan a obtener información sobre el negocio y a tomar las decisiones correctas para el equipo. También puedes utilizar las analíticas de RRHH para planificar mejor factores como las bajas de los empleados, por ejemplo,  lo que te ayudará a minimizar las interrupciones causadas por las ausencias.

Mejoran los sistemas de gestión remota

El trabajo a distancia se ha convertido en una norma aceptada desde que comenzó la pandemia de COVID-19. Con este concepto viene una mayor exigencia de confianza en la gestión del personal, ya que naturalmente es más difícil controlar las actividades de los empleados si trabajan desde el salón de su casa y no desde la oficina. Por supuesto, ninguna empresa debe adoptar una política que dificulte la gestión del talento, como restringir completamente el trabajo desde casa, pero es importante controlar el proceso de trabajo de forma remota.

Los sistemas de RRHH basados en la nube son herramientas esenciales para la gestión del personal, ya que pueden utilizarse para centralizar toda la información clave y las actividades de los trabajadores remotos en un solo lugar, permitiendo a los managers supervisar lo que están haciendo y saber si están cumpliendo sus objetivos. Esto permite a los managers controlar quién está de vacaciones, el bienestar mental de sus empleados, las noticias de la empresa, y garantiza que puedan proporcionar esa información relevante a los compañeros de equipo que trabajan a distancia. No tendrás que preocuparte de que alguno de tus empleados se pierda eventos cruciales o proyectos clave, tú sigues teniendo el control.

Esto también ayuda a los empleados que trabajan desde casa, ya que podrán conocer mejor el desempeño de sus compañeros. Esto destaca una de las principales ventajas de utilizar herramientas de RRHH basadas en la nube: crea un ecosistema de datos donde todos comparten y todos se benefician, tanto si están en casa como si están en la oficina.

Reclutamiento y contratación más rentables

La mayoría de los profesionales de Recursos Humanos disponen de algún tipo de sistema de seguimiento de candidatos, pero su alcance suele ser limitado. Es posible que otros equipos sigan publicando ofertas de empleo manualmente, revisando montones de currículos sin ningún tipo de ayuda y organizando entrevistas una por una. Esto no sólo consume una cantidad considerable de tiempo, sino que también puede resultar caro y repercutir a largo plazo en factores estratégicos como los datos y los sistemas de nóminas.

La mejor forma de mejorar el seguimiento de los candidatos y el proceso de contratación es utilizar un sistema HRM basado en la nube que automatice todos los factores mencionados anteriormente. En lugar de tener que pasar por cada etapa de forma manual, el sistema lo hace por ti, permitiendo que te concentres en los aspectos más cualitativos de la contratación que la IA no puede hacer por ti. Esto te ahorra tiempo y dinero y, de esta forma, puedes tomar decisiones basadas en datos sobre la gestión del talento para tu equipo de RRHH.

Por ejemplo, con PeopleRecruit es posible integrar la nube, a la par con el sistema de seguimiento de candidatos, con varios sitios web de empleo, al mismo tiempo, para automatizar las notificaciones de vacantes. Cuando un candidato inicia el proceso de reclutamiento, también puedes integrar su información con calendarios, así como con herramientas del lugar de trabajo como Google Suite y Microsoft Office.

También es importante crear embudos de vacantes personalizados para cada oferta de empleo, ya que esto garantizará que el proceso cumpla los requisitos exactos de tu empresa. De este modo, los solicitantes avanzarán por el embudo de contratación de forma eficiente, y además podrás filtrar rápidamente a los candidatos inadecuados verificando sus cualificaciones.

Los sistemas de RRHH basados en la nube permiten tomar decisiones en tiempo real

Las empresas trabajan cada vez más a través de zonas horarias y fronteras, lo que hace que el seguimiento de toda la información que recopilas, las decisiones que toman tus empleados, etc., sea absolutamente crucial. Esto es necesario para garantizar que no se exceda el presupuesto y que se cumplan los indicadores clave de rendimiento (KPI), los objetivos de rendimiento (OKR), entre otros. No puedes confiar en tu reloj para llegar a tiempo, ni en montones de papeles para obtener los datos que necesitas; sólo un sistema HRM basado en la nube te ayudará a sacar el máximo partido de la planificación de recursos de tu empresa.

El uso de una herramienta de gestión del tiempo como PeopleTime, como parte de una suite de software basado en la nube, garantizará que puedas supervisar todos los aspectos de tus operaciones y datos de RRHH en tiempo real. Podrás tomar decisiones rápidamente basándote en datos precisos de todos tus proyectos. Esto no sólo es especialmente útil para las empresas que trabajan en varias zonas horarias, sino también para los equipos con trabajadores remotos.

Esto le permitirá al equipo identificar información práctica que puede utilizarse para reducir costes y aumentar la eficiencia general, por ejemplo, utilizando un módulo de gestión del desempeño para identificar cuáles de sus empleados necesitan apoyo en la gestión de su carrera profesional.

La computación en la nube equivale a opciones de integración

Es muy probable que la mayoría de las empresas que descubren que necesitan un sistema HRM basado en la nube ya utilicen una serie de aplicaciones, suites de software, etc. Con frecuencia se asume que un sistema HRM sustituirá a todos estos elementos, pero el sello distintivo de un buen sistema es que sea capaz de integrar otras herramientas en sus procesos. Esto debería formar parte de la creación del sistema de RRHH único que necesitas para tu organización.

El sistema HRM de PeopleForce, por ejemplo, es fácilmente integrable con una serie de aplicaciones y herramientas populares, que van desde Slack y Telegram para mensajería, hasta Zapier para interacciones con terceros, y las suites de trabajo de Google y Microsoft. Gracias a la nube, nunca perderás los datos de estas apps integradas, ya que todo se almacenará en tu servidor. Así, podrás ir aún más lejos en la creación de un sistema HRM basado en la nube que te resulte lo más útil posible.

Un software de RRHH en la nube mejora la gestión del desempeño

Las ventajas de un software de RRHH basado en la nube son evidentes y toda empresa que tenga un departamento de RRHH hará bien si invierte en uno. Cada empresa tendrá sus propias necesidades y requisitos específicos para la herramienta que adopte, por lo que es una buena idea seleccionar una que permita personalización para crear un ecosistema de recursos humanos realmente único. La flexibilidad modular que ofrece PeopleForce ofrece esto y mucho más.

Nuestro sistema incluye módulos dedicados a la gestión centralizada de recursos humanos, el reclutamiento y el seguimiento de solicitudes, el desempeño del personal, el seguimiento del tiempo y mucho más. Así que, si quieres saber más sobre lo que PeopleForce puede hacer por tu equipo, o si aún tienes algunas dudas a pesar de los puntos expuestos anteriormente, ponte en contacto con nosotros. Uno de nuestros expertos estará encantado de guiarte en la creación de tu propio ecosistema de software de RRHH basado en la nube.