10 причин, почему вашей компании нужны облачные HR-решения

В этом году экономикам стран в целом и отрасли управления человеческими ресурсами в частности, могут угрожать серьезные вызовы. Лучший способ подготовиться к неопределенности на рынке, характеризующейся растущим уровнем безработицы и инфляцией, а также увеличением расходов, - это инвестировать в программное обеспечение, которое поможет поддерживать процессы вашей компании.

Одним из лучших инструментов, который можно выбрать в рамках этой инициативы, является облачное решение для управления HR, поскольку это позволит вам быть в курсе дел вашей компании и обеспечить правильный менеджмент команды.

Облачное решение для управления человеческими ресурсами позволяет хранить большие объемы данных на удаленных серверах, которые в свою очередь могут использоваться для создания автоматизированных HR-процессов. Вы можете автоматизировать большое количество рутины и сосредоточиться на более стратегических вопросах. Давайте рассмотрим некоторые из этих преимуществ подробнее.

Облачное HR решение = никакой бумажной работы

Лучшее облачное программное обеспечение для HR менеджмента означает, что вам перестанет быть нужна бумажная работа. Каких-то 10-20, и даже 5 лет назад этого и представить было невозможно, ведь повседневные рабочие задачи как правило были связаны с бумагами... Но все становится проще и легче, ведь наконец можно отказаться от бумаг, распечаток и папок - почему бы не воспользоваться шансом на упрощение рутины и монотонной работы?

Использование таблиц, гугл-документов и онлайн-папок - это уже лучше, но в 2023 году подобное решение представляет собой современный эквивалент использования бумаг. Оно неэффективно и не имеет надежной защиты. Действительно же современным решением является использование программного обеспечения управления персоналом (HRM), подключенного к облаку.

Система облачного софта для управления персоналом хранит все ваши важные документы в одном безопасном месте, к которому легко могут получить доступ избранные сотрудники. Вместо того, чтобы что-то там разыскивать на нескольких компьютерах, вы можете найти в систему и получить нужную информацию всего в несколько кликов. Например, с модулем PeopleHR вы можете просматривать информацию о своих отсутствующих сотрудниках в календаре или на таймлайне отсутствий.

Улучшенная вовлеченность сотрудников

Обеспечение максимальной вовлеченности персонала значительно повышает общую производительность вашей компании. Хорошая новость: вы будете рады узнать, что это одно из положительных последствий внедрения облачного HR решения. Поскольку все важные данные хранятся в одном месте, вашей команде будет легко получить доступ к ним и использовать все, что им может понадобиться в работе. Как результат, сотрудники смогут лучше проявлять инициативу на собственных условиях.

Один из лучших способов собрать эти данные - использовать опросы, которые предназначены для оценки вовлеченности ваших сотрудников. PeoplePulse, один из модулей HR платформы PeopleForce, позволяет измерять удовлетворенность и повышать лояльность благодаря большей вовлеченности и анализировать ответы на вопросы, то есть решать все ключевые задачи управления командой.

Но вовлеченность не ограничивается только доступом к данным; облачное HR решение доступно с разных устройств в разных местах. Это означает, что независимо от того, в какой точке мира находятся ваши сотрудники, они будут иметь доступ к той же информации, что и в своем офисе. Как результат, они могут применять методы работы, способствующие личностному росту, повышению морального духа и корпоративной вовлеченности - в удобном удаленном или релокейт-формате.

Облачный HR software означает повышенную безопасность данных

Облачное HR ПО предназначено для защиты данных вашей компании. Оно напрямую предотвращает утечку данных, а также хакерские атаки. Это не только отличный способ повысить эффективность работы HR-департамента, но и вариант улучшения привлекательности вашего бренда, ведь компания с хорошей политикой безопасности является более трастовой для клиентов в целом.

Пользователи и клиенты также знают о своих правах на личную информацию и ожидают, что компании, которым они отдают предпочтение, будут их защищать. Компании, которые могут предложить такую гарантию, не только удовлетворяют потребности своих клиентов, но и значительно повышают имидж своего бренда. Единственный способ удовлетворить это требование и должным образом защитить данные ваших пользователей - это использование качественной облачной базы.

Чтобы убедиться, что вы выбираете самый современный вариант, вам следует обратить внимание на сертификацию ISO. Компании, которые получили этот сертификат, признаются соответствующими определенным стандартам, установленным Международной организацией по стандартизации (ISO), подчеркивая, что данные, которые они хранят, защищены международными правилами безопасности и качества. Сейчас HR-платформа PeopleForce имеет сертификат ISO, об этом подробнее можно прочитать здесь.

Упрощение соблюдения законодательства о защите данных

Когда в 2018 году ЕС ввел стандарт GDPR о защите личных данных и запрос на него, многие компании были застигнуты врасплох, несмотря на то, что его внедрение было давно анонсировано. Несмотря на трудный старт, большинство компаний, работающих с данными в Европе, сейчас полностью соответствуют требованиям международного законодательства о защите данных потребителей, но они не могут позволить себе почивать на лаврах. Во всем мире существуют десятки других нормативных актов о данных и информации, которые следует учитывать, а облачное программное обеспечение для управления персоналом помогает легко им соответствовать без лишней траты времени на отслеживание последних новостей и трендов безопасности.

Так случается потому, что большинство законов о защите данных требуют, чтобы частная информация хранилась безопасно и была доступна для всех заинтересованных сторон без шанса на утечку данных. Облако предоставляет такой контролируемый доступ и намного безопаснее, чем любые альтернативные системы, а также согласовывает процесс со всеми соответствующими информационными актами. К ним относятся HI7/FHIR, HIPAA, DPA, а также GDPR.

HR-процессы и аналитика данных

Представьте, что вы можете отслеживать все, над чем работает каждый сотрудник и ваш HR-отдел, в любой момент времени. А теперь представьте, что вся информация, которую они создают во время этого процесса, легко просматривается на информационной панели (дашборде), что позволяет вашей команде рационально и взвешенно действовать на основе конкретных данных.

Именно это может предложить вашей компании облачная HR-платформа, поскольку она собирает все данные, которые создает и обрабатывает ваша команда, и превращает их в информацию, которую вы можете использовать для развития компании. Вся информация, собранная вашей организацией, отображается на дашборде, что позволяет вам отслеживать ее в режиме реального времени и действовать соответственно, с целью повышения эффективности работы.

Вы можете отслеживать такие ключевые HR-метрики, как время до найма (время от первого контакта с кандидатом до его найма), воронка найма, текучесть кадров и ряд других факторов. Эти показатели платформа передает в режиме реального времени и помогает вам получить представление о том, как сейчас продвигается бизнес и команда, чтобы вы могли поразмышлять над тем, кто в команде является активом, а кто блокером, какие у кого есть достижения и задержки. Вы также можете использовать HR-аналитику для лучшего планирования таких факторов, как, например, отпуска сотрудников, что поможет вам минимизировать сбои, вызванные абсентеизмом.

Усовершенствованный процесс менеджмента удаленной работы

Удаленная работа стала общепринятой нормой с начала пандемии COVID-19. С этой концепцией появляется большее требование к доверию в управлении командой, поскольку, естественно, сложнее контролировать деятельность сотрудников, если они работают в своих домах, а не в офисе. Конечно, ни одна компания не должна принимать политику, которая бы усложняла управление талантами, например, полностью ограничивая работу из дома, но важно адекватно контролировать этот процесс и его последствия.

Облачные HR-системы являются важными инструментами управления персоналом, поскольку их можно использовать для централизации всей ключевой информации и деятельности удаленных работников в одном месте, что позволяет менеджерам отслеживать, что они делают и достигают ли поставленных целей.

Платформы позволяет менеджерам отслеживать, кто ушел в отпуск, кто чаще отсутствует, какое сейчас психическое состояние сотрудников, как часто выходят новости компании, и как они влияют на команду, а также гарантирует, что они могут предоставлять актуальную информацию удаленным участникам рабочего процесса. Вам не нужно беспокоиться о том, что кто-то из ваших сотрудников пропустит важные события или ключевые новости, ведь HR-платформа контролирует ситуацию и подстраховывает вас.

Она также помогает сотрудникам, которые работают на ремоуте или релокейте, поскольку они будут иметь лучшее понимание того, как работают их коллеги. Это освещает одно из ключевых преимуществ использования облачных HR-инструментов: они создают экосистему данных, где все имеют общий доступ, и все получают выгоду, независимо от того, где они находятся.

Экономически выгодный рекрутинг и найм персонала

Большинство HR-специалистов имеют определенную систему отслеживания кандидатов (ATS), но она часто ограничена или неполноценна. Некоторые команды все еще размещают вакансии вручную, просматривая кипы резюме без какой-либо поддержки и назначая собеседования одно за другим. Это не только отнимает много времени, но и может дорого обходиться, а в долгосрочной перспективе влияет также и на стратегические факторы развития компании.

Лучший способ улучшить процесс отслеживания кандидатов и найма - использовать облачную HR систему, которая автоматизирует все вышеупомянутые факторы. Вместо того, чтобы проходить каждый этап вручную, система делает это за вас, позволяя вам сконцентрироваться на более качественных аспектах найма, которые AI не может сделать за вас. Это экономит ваше время и деньги, и вы можете принимать решения по управлению талантами вашей HR-команды на основе данных.

Например, с помощью модуля PeopleRecruit вы можете интегрировать свое облако вместе с системой отслеживания кандидатов с несколькими сайтами вакансий одновременно, чтобы автоматизировать размещение вакансий и оповещения о вакансиях. Когда кандидат начинает процесс рекрутинга, вы также можете интегрировать его информацию с календарями, а также рабочими инструментами, такими как Google и Microsoft.

Важно также создавать кастомизированные воронки вакансий для каждой должности, поскольку это гарантирует, что процесс будет соответствовать точным требованиям вашей компании. Тогда кандидаты будут эффективно проходить через воронку рекрутинга, а вы сможете быстро отсеять неподходящих кандидатов, проверив квалификацию работника.

Возможность принимать data-driven решения в режиме реального времени

Компании все чаще работают за пределами часовых поясов и границ. Это делает необходимым отслеживание всей информации, которую вы собираете, и решений, которые принимают ваши сотрудники. Такие данные необходимы для того, чтобы убедиться, что вы не выходите за рамки своего бюджета и придерживаетесь своих целей и показателей KPI, OKR и т.д. Вы не можете полагаться на человеческий фактор, чтобы следить за всем, особенно, если у вас большая команда; только облачная HRM-система поможет вам получить максимальную отдачу от планирования ресурсов организации.

Использование такого инструмента управления временем, как PeopleTime, как части облачного решения, обеспечит возможность контролировать каждый аспект вашей деятельности и данные по командам в режиме реального времени. Вы сможете быстро принимать решения на основе точных данных по всем вашим проектам. Это особенно полезно не только для компаний, работающих в разных часовых поясах, но и для команд по проектам и ремоут-команд.

Модуль позволит вашей команде показать действенные идеи, которые можно использовать для сокращения расходов и повышения общей эффективности, например, с помощью модуля управления эффективностью, чтобы определить, кто из ваших сотрудников нуждается в поддержке и планировании развития.

Облачные HR решения обеспечивают возможности интеграций

Почти каждая компания, которая осознает, что ей нужна облачная система для управления талантами, скорее всего, уже использует ряд приложений, программных пакетов и тому подобное. Часто считается, что HRM-система заменит все эти инструменты, но отличительной чертой действительно хорошей системы является способность интегрировать другие популярные в употреблении инструменты в свои процессы. Такая черта подчеркивает уникальность HR-платформы, если вы уже выбираете такую.

Например, HR-платформа PeopleForce легко интегрируется с рядом популярных приложений и инструментов, от Slack и Telegram для обмена сообщениями, до Zapier для взаимодействия с третьими сторонами, а также с рабочими пакетами Google и Microsoft. Благодаря облаку вы никогда не потеряете данные из этих интеграций, поскольку они будут храниться на облачном сервере.

Гибкость, модульность и кастомизация

Преимущества облачного ПО для управления талантами очевидны, и каждой компании, у которой есть HR-департамент, стоит инвестировать в него. У вас могут быть свои собственные специфические потребности и требования к инструменту, который вы будете выбирать, поэтому стоит выбрать тот, который можно гибко настроить для создания действительно уникальной HR-экосистемы. Модульная гибкость PeopleForce предлагает именно такую возможность и многое другое.

Платформа включает в себя модули, предназначенные для централизованного менеджмента талантов, рекрутинга и отслеживания заявок от кандидатов, эффективности работы персонала, учета рабочего времени и многое другое. Так что если вы хотите узнать больше о том, что HR платформа PeopleForce может сделать для вашей команды, или если вы все еще немного не уверены, на что именно необходимо обращать внимание при выборе облачных HR решений, напишите нам или забронируйте демо. Один из наших экспертов с удовольствием проведет вас по пути создания вашей собственной уникальной облачной экосистемы HR.