Оновлення системи в січні: інтеграції з Zoom та месенджерами, налаштування GDPR, оновлення Zapier

Друзі, ми оголосили місяць інтеграцій із сервісами. Раді повідомити, що з січня 2022 року в PeopleRecruit доступна інтеграція з:

• Zoom
• WhatsApp
• Viber
• Telegram

… а також у цьому оновленні на вас чекають налаштування запитів щодо захисту персональних даних кандидатів та співробітників (GDPR), нові zap-и, корисні зміни функціоналу для рекрутингу в цілому, оновлені політики свят для календаря компанії – та багато іншого. Докладніше, як завжди з детальними інструкціями, нижче.

Інтеграція з Zoom для планування інтерв’ю з кандидатом

Тепер при підключенні Zoom-акаунту в розділі Налаштування – Інтеграції – Zoom у вас буде можливість додавати посилання на конференцію одразу після призначення онлайн-інтерв’ю з кандидатами.

Інтегрувати свій Zoom-акаунт можуть користувачі, які мають доступ до розділу «Інтеграції». Для інтеграції потрібен корпоративний обліковий запис Zoom, в якому знаходяться облікові записи Zoom ваших співробітників. Пізніше, при створенні інтерв’ю, вкажіть Zoom як метод його проведення, і зі списку вашої директорії облікових записів Zoom виберіть обліковий запис будь-якого співробітника, який ви хочете використовувати для конференції.

Налаштувати інтеграцію можна і через Zoom App Marketplace. Для цього перейдіть в програму Zoom, увійдіть у свій обліковий запис, увійдіть до маркетплейсу і виберіть PeopleForce у рядку пошуку – Відвідати веб-сайт для встановлення .

Маркетплейс переадресує вас до системи. Далі, за вже знайомою схемою, перейдіть до Налаштування – Інтеграції.

Інтеграція з месенджерами: WhatsApp, Viber, Telegram

Наступні інтеграції стосуються месенджерів, за допомогою яких можна зручно та швидко зв’язуватися з кандидатами. Якщо у кандидата доданий телефон, натиснувши на іконки месенджерів поряд з номером, ви автоматично перейдете до вибраного месенджера і побачите обліковий запис кандидата.

Якщо кандидата немає у вибраному месенджері, з’явиться відповідне повідомлення. У такому разі виберіть інший месенджер за бажанням.

Для інтеграції з Telegram у профілі кандидата створено однойменне поле, в якому має бути вписаний його нік через символ @. Дані номерів телефонів у цьому месенджері зашифровані, і система знайде людину лише за вказаним ніком.

Просимо враховувати, що для коректної спроби зв’язатися з кандидатом з ПК, у вас має бути налаштована відповідно десктопна версія обраного месенджера.

Нові тригери в Zapier

Додали два нових тригери в Zapier:

• Пропозиція про роботу прийнята
• Пропозиція про роботу відхилена

Як ми вже описували схему у минулому оновленні, якщо вам необхідно поділитися останніми прийнятими/відхиленими пропозиціями про третю сторону через сторонні програми, використовуйте Zapier для цих цілей. Усі останні процеси у системі, пов’язані з прийняттям/відхиленням пропозицій роботи, підтягнуться у сервіс.

Також для тригерів «Доданий співробітник» та «Співробітника звільнено» з’явиться можливість дивитися інформацію по кастомних полях. Використовуйте її, наприклад, для створення завдань у Jira, щоб запланувати задачі щодо приходу нового співробітника або чиєсь звільнення.

GDPR: налаштування та запит про згоду щодо використання персональних даних

Новий функціонал стане в нагоді компаніям, у яких використовується політика запитів на згоду використання персональних даних кандидата. Увімкнути функцію можна тут: Налаштування – PeopleRecruit – GDPR – Увімкнути GDPR.

Після увімкнення, налаштуйте запит. Він необхідний, щоб при додаванні кандидата та його персональних даних до бази компанії, ви могли спочатку запитати у нього згоду про це. У разі прийняття на роботу згоду можна продовжити на вибраний термін.

На сторінці виберіть термін, на який запитується використання даних (у днях), напишіть текст запиту та тему листа. Кандидату прийде на пошту лист-повідомлення із запитом, який він зможе підтвердити/відхилити.

Також доступні функції:

• Автоматичне видалення кандидатів після обраного терміну
• Автоматичне видалення кандидатів, які відхилили запит протягом 14 днів.
• Автоматичне надсилання листа про закінчення терміну регламенту та його продовження.

Кандидати, які потрапляють до системи після заявки з сайтів пошуку роботи, будуть автоматично переведені до статусу «Запит підтверджений», оскільки надають дозвіл на використання персональних даних безпосередньо на сайті пошуку.

При включеній функції GDPR доступне автоматичне надсилання запиту кандидатам, що подаються через сайт компанії.

Оновлення полів кандидата

За аналогією з Полями співробітника тепер можна керувати і Полями кандидата. Додано список дефолтних полів, крім кастомних, їх можна включати, відключати та переміщувати для зручності.

Рекрутери при додаванні кандидата в базу зможуть міняти поля місцями, надаючи перевагу у списку тим з них, які важливі для рекрутингу – наприклад, полю із зазначенням контакту в Telegram для вищеописаної інтеграції, полю з тегами, зазначенням зарплати та іншими дефолтними полями системи. Поля, які не використовуються в компанії, наприклад, ім’я користувача Skype, стать або дату народження та інші, можна буде вимкнути.

Нагадуємо, що переглянути їх можна у розділі Налаштування – PeopleRecruit – Поля кандидата (Налаштування – PeopleHR – Поля співробітника).

Удосконалені політики свят

Політики свят відображатимуться у вигляді календарів, у яких можна редагувати свята та додавати форсовані робочі дні – тобто перенесення робочих днів на вихідні.

• Перейдіть у Налаштування – Основні – Політики свят. При натисканні «Додати свято» ви вибираєте, чи буде робочим/неробочим цей день, а також визначаєте, чи відпрацьовують його співробітники, і коли.
• Якщо свято випадає на вихідний, і відпрацьовувати його не потрібно, у полі Перенесення вихідного дня ви вибираєте будній день, на який переноситься свято. Система відзначить обидві дати як вихідні.
• У випадку, якщо свято потрібно буде відпрацювати, у полі Перенесення робочого дня оберіть, який день працівникам потрібно буде вийти на роботу. Система вважатиме помічений день як робочий у політиках відпусток.

Інші оновлення

• Оновлено розділ Рахунки в налаштуваннях системи – можна прописати реквізити компанії для інвойсів.
• Файл з резюме кандидата тепер буде завжди прикріплений до листа під час створення інтерв’ю
• У розділах «Оголошення» можна буде через поля «ТА/АБО» вибирати конкретний департамент/відділ/людину або групу людей, яким призначається саме це оголошення, новина тощо. Те саме стосується планування подій у календарі компанії.

Плануйте тестовий період системи PeopleForce, знайомтеся з нашими минулими оновленнями у блозі, а також слідкуйте за новими релізами в PeopleForce Бібліотеці.