10 powodów, dlaczego potrzebujesz oprogramowania HR w chmurze

Ten rok prawdopodobnie przyniesie wiele trudnych wyzwań z punktu widzenia gospodarki, w szczególności w branży HR. Najlepszym sposobem na przygotowanie się do funkcjonowania na niepewnym rynku, który będzie charakteryzować się rosnącym bezrobociem i inflacją oraz zwiększonymi kosztami, jest inwestycja w oprogramowanie, mogące wesprzeć działalność firmy.

Jednym z najlepszych rozwiązań, po które warto sięgnąć, jest oprogramowanie HR w chmurze. Dzięki niemu będziesz trzymać rękę na pulsie swojej firmy i zapewnisz sobie możliwość właściwego zarządzania współpracownikami.

Oprogramowanie HR w chmurze umożliwia przechowywanie danych w ogromnych ilościach na zdalnych serwerach. Dane te mogą być z kolei wykorzystane do zwiększenia efektywności procesów HR. Możesz zautomatyzować wiele rutynowych czynności i skupić się na bardziej strategicznych kwestiach. Przyjrzyjmy się dokładniej niektórym z tych korzyści.

Najlepsze oprogramowanie HR w chmurze oznacza koniec papierkowej roboty

Pomyśl tylko – 20 lat temu większość codziennych zadań specjalisty ds. HR to była zwykła, nudna papierkowa robota! Brrrr! Na szczęście, to już przeszłość, bo dziś jesteśmy w stanie zautomatyzować większość powtarzalnych zadań, w tym zarządzanie dokumentacją.

Programy z pakietu Office typu Word i Excel zdecydowanie pomogły usprawnić zarządzanie zadaniami HR, ale jeśli w 2023 roku firma korzysta tylko z nich, to tak jakby nadal tkwiła w stosach papierowych teczek i segregatorów. Brak efektywności, niski poziom bezpieczeństwa i ochrony – pora z tym skończyć. Rozwiązaniem jest korzystanie z oprogramowania do zarządzania zasobami ludzkimi HRM, podłączone do chmury.

System oprogramowania HR w chmurze przechowuje wszystkie ważne dokumenty w jednej bezpiecznej lokalizacji, która jest łatwo dostępna dla zweryfikowanych pracowników. Zamiast przedzierać się przez arkusze kalkulacyjne, dokumenty tekstowe, a może nawet papierowe segregatory, możesz wyszukać i uzyskać dostęp do potrzebnych informacji za pomocą kilku kliknięć. Na przykład dzięki modułowi PeopleHR, możesz przeglądać informacje o nieobecnych pracownikach w systemowym kalendarzu lub na osi czasu nieobecności.

Zwiększone zaangażowanie pracowników

Zapewnienie maksymalnego zaangażowania pracowników w znacznym stopniu przyczynia się do zwiększenia ogólnej wydajności organizacji. Z pewnością ucieszy Cię fakt, że jest to właśnie jeden z pozytywnych efektów wdrożenia rozwiązania HR w chmurze. Pomyśl – jeśli wszystkie ważne dane są przechowywane w jednym miejscu, a Twój zespół ma do nich łatwy dostęp i może korzystać z tego, czego akurat potrzebuje do pracy, to w rezultacie może działać efektywniej i sprawniej podejmować decyzje.

Jak poznać, czy zespół rzeczywiście angażuje się w pracę? Najlepiej przeprowadzać ankiety, mierzące zaangażowanie pracowników. PeoplePulse, jeden z modułów platformy HR PeopleForce, pozwoli Ci m.in.:

• mierzyć satysfakcję pracowników,
• zwiększać lojalność zespołu poprzez większą integrację,
• analizować odpowiedzi na pytania,

czyli po prostu pomoże Ci wykonać wszystkie kluczowe zadania HR w kontekście zaangażowania.

Zaangażowanie zespołu poprawisz nie tylko poprzez zapewnienie mu wygodnego dostępu do danych. Z rozwiązania HR opartego na chmurze można korzystać z różnych urządzeń, w wielu lokalizacjach. Oznacza to, że niezależnie od tego, gdzie na świecie znajdują się Twoi pracownicy, zawsze będą mieli dostęp do tych samych informacji, co w biurze. To znaczy, że zawsze będą mogli czuć się częścią firmy, w tym stosować firmowe praktyki pracy promujące rozwój osobisty, co wzmocni podniesie ich morale i zwiększy zaangażowanie.

Oprogramowanie HR w chmurze to większe bezpieczeństwo danych

Oprogramowanie HR w chmurze jest zaprojektowane tak, aby chronić dane Twojej firmy. Pomaga zapobiegać wyciekom danych oraz atakom hakerskim. Jest to nie tylko doskonały sposób na zwiększenie efektywności działu HR, ale także na zwiększenie atrakcyjności marki, ponieważ firma z dobrą polityką bezpieczeństwa jest postrzegana jako bardziej wiarygodna.

Konsumenci i klienci są również świadomi swoich praw do danych osobowych i oczekują, że firmy, którym zaufali, będą je chronić. Firmy, które są w stanie zaoferować taką gwarancję, nie tylko zaspokajają potrzeby swoich klientów, ale także znacząco poprawiają wizerunek swojej marki w tym procesie. Aby więc sprostać temu zapotrzebowaniu i odpowiednio chronić dane swoich użytkowników, warto skorzystać z wysokiej jakości bazy danych w chmurze.

Aby upewnić się, że wybierasz najlepszą opcję jakościową, powinieneś szukać firm z certyfikatami ISO. Te, które go otrzymały, są uznawane za spełniające pewne standardy ustalone przez Międzynarodową Organizację Normalizacyjną (ISO) i mogą się pochwalić, że przechowywane przez nie dane są chronione zgodnie z najwyższymi możliwymi standardami. PeopleForce posiada certyfikację ISO.

Jeszcze łatwiejsze zapewnienie zgodności z przepisami dotyczącymi danych

Kiedy przepisy RODO zostały wprowadzone przez UE w 2018 roku, wiele firm dało się zaskoczyć, mimo że przecież wdrożenie było od dawna zapowiadane. Po trudnych początkach większość europejskich firm pracujących z danymi jest obecnie w pełni zgodna z przepisami, ale w tym temacie nie można spocząć na laurach. Na świecie istnieją dziesiątki innych aktów prawnych dotyczących danych i informacji, których zapisy wymagają respektowania. Oprogramowanie HR w chmurze pomoże Twojemu zespołowi zachować zgodność z prawem.

Większość przepisów dotyczących danych wymaga, aby prywatne informacje były przechowywane w bezpieczny sposób i aby wszystkie zainteresowane strony miały do nich dostęp. Chmura zapewnia kontrolowany, wygodny dostęp i jest znacznie bezpieczniejsza niż jakiekolwiek alternatywne systemy. Dodatkowo można ją łatow dostosować do wszystkich istotnych aktów informacyjnych, w tym do zapisów RODO, HI7/FHIR, HIPAA, DPA i innych.

Procesy HR i analiza danych

Wyobraź sobie, że możesz monitorować wszystko, nad czym w danym momencie pracuje każdy członek Twojego działu HR. Wyobraź sobie, że wszystkie informacje, które powstają w trakcie tego procesu, są łatwo widoczne na dashboardzie, co pozwala Twojemu zespołowi na podejmowanie działań. To właśnie może zaoferować Twojej firmie system oprogramowania HR w chmurze, ponieważ zbiera on wszystkie dane tworzone i przetwarzane przez Twój zespół oraz zamienia je w informacje, które możesz wykorzystać. Iinformacje te mogą być następnie wyświetlane na dashboardzie, co pozwala śledzić wszystko w czasie rzeczywistym i poprawiać wydajność działań.

Możesz monitorować kluczowe metryki HR, takie jak czas do zatrudnienia (ang. time to hire, czas od pierwszego kontaktu z kandydatem do momentu zatrudnienia), lejek zatrudniania, rotację pracowników i wiele innych czynników. Metryki dostarczane w czasie rzeczywistym pomogą Ci uzyskać wgląd w Twój biznes i podejmować właściwe decyzje dla Twojego zespołu. Możesz również wykorzystać analitykę HR do lepszego planowania takich czynników jak np. urlopy pracowników, co pomoże Ci zminimalizować zakłócenia spowodowane nieobecnościami.

Udoskonalenie systemów zdalnego zarządzania

Praca zdalna stała się akceptowalną normą od czasu rozpoczęcia pandemii COVID-19. Z tą koncepcją wiąże się konieczność większego zaufania wobec zarządzania personelem, ponieważ naturalnie trudniej jest monitorować działania pracowników, jeśli pracują oni z własnego salonu, a nie z biura. Oczywiście żadna firma nie powinna przyjmować polityki, która utrudniałaby zarządzanie talentami, jak na przykład całkowite ograniczenie pracy zdalnej, ale ważnym aspektem jest odpowiednie kontrolowanie tego procesu.

Systemy oprogramowania HR oparte na chmurze są niezbędnymi narzędziami do zarządzania pracownikami zdalnymi, bo można je wykorzystać do scentralizowania wszystkich kluczowych informacji i działań w jednym miejscu. Ułatwia to managerom monitorowanie działań pracowników zdalnych i ich postępów w realizacji celów. Managerowie mogą również być na bieżąco z informacjami o urlopach pracowników, ich samopoczuciu psychicznym, a także przekazywać im wiadomości o firmie i stale utrzymywać komunikację z zespołem.

Nie musisz się martwić, że któryś z Twoich pracowników przegapi ważne wydarzenia lub kluczowe projekty – wciąż będziesz mieć nad tym kontrolę.

Oprogramowanie z chmurze pomaga również samym pracownikom zdalnym – dzięki sprawnej komunikacji nadal czują się częścią zespołu i angażują w jego działania. Jedną z kluczowych korzyści płynących z używania narzędzi HR w chmurze jest ekosystem danych , w którym wszyscy się dzielą i wszyscy korzystają z danych – niezależnie od tego, czy są w domu, czy w biurze.

Efektywna kosztowo rekrutacja i zatrudnianie

Większość specjalistów HR pewnie posiada jakiś systemy śledzenia kandydatów, ale często mają one ograniczone zakresy. Niektórzy rekruterzy nadal zamieszczają oferty pracy ręcznie, przeczesują stosy CV bez żadnego wsparcia i ustalają rozmowy kwalifikacyjne jedna za drugą, bez większej nadziei na powodzenie. To nie tylko zajmuje dużo czasu, ale też jest kosztowne i na dłuższą metę niekorzystnie wpływa na strategiczne aspekty, takie jak dane płacowe i systemy płacowe.

Najlepszym sposobem na poprawę procesu śledzenia kandydatów i zatrudnianie jest korzystanie z systemu HRM w chmurze, który automatyzuje wymienione powyżej czynności. Zamiast przechodzić przez każdy etap rekrutacji ręcznie, pozwól systemowi zrobić to za Ciebie. Skup się na bardziej jakościowych aspektach zatrudniania, których nie obsłuży AI. Dzięki temu oszczędzisz czas i pieniądze, a wraz z zespołem HR, decyzje dotyczące zarządzania talentami zaczniesz podejmować na podstawie danych, a nie przeczuć.

Dzięki PeopleRecruit możesz zintegrować swoją chmurę z systemem śledzenia kandydatów oraz z wieloma portalami pracy jednocześnie, aby zautomatyzować powiadomienia o wolnych stanowiskach. Kiedy kandydat rozpocznie proces rekrutacji, zintegrujesz informacje z nim związane ze swoimi kalendarzami, a także narzędziami do pracy, takimi jak Google Suite i Microsoft Office. Bezproblemowo stworzysz też spersonalizowane lejki rekrutacyjne dla każdego ogłoszenia o pracę, przez co proces będzie spełniał dokładne wymagania Twojej firmy. Kandydaci będą sprawnie przepływać przez lejek rekrutacyjny, a Ty równie szybko odsiejesz nieodpowiednie osoby, dzięki weryfikacji ich kwalifikacji.

Systemy HR w chmurze dają możliwość podejmowania decyzji w czasie rzeczywistym

Firmy coraz częściej pracują niezależnie od stref czasowych i granic, co sprawia, że śledzenie wszystkich gromadzonych informacji, decyzji podejmowanych przez pracowników itp. jest absolutnie kluczowe. Musisz to robić, aby upewnić się, że pozostajesz w ramach budżetu i na drodze do zrealizowania swoich KPI, OKR, itp. Nie możesz polegać na tylko na ludziach, aby śledzić wszystko, zwłaszcza jeśli masz duży zespół. Tylko system HRM w chmurze pomoże Ci w pełni wykorzystać możliwości planowania zasobów firmy.

Korzystanie z narzędzia do zarządzania czasem, takiego jak PeopleTime, jako części pakietu oprogramowania opartego na chmurze, pozwala monitorować każdy aspekt operacji i danych HR w czasie rzeczywistym. Możesz szybko podejmować decyzje na podstawie dokładnych danych, we każdym Twoim projekcie. Przyda Ci się to, nie tylko wtedy, gdy Twoja firma działa w różnych strefach czasowych, ale również jeśli zatrudniasz pracowników zdalnych.

Wszystko to ułatwi Twojemu zespołowi ustalenie, jakie działania warto podjąć, aby obniżyć koszty pracy i  zwiększyć ogólną wydajność. Przykładowo, możesz wykorzystać moduł zarządzania wydajnością do określenia, którzy z Twoich pracowników potrzebują wsparcia w zarządzaniu swoją karierą.

Rozwiązania HR oparte na chmurze dają szerokie możliwości integracji

Jeśli firma jest świadoma, że potrzebuje rozwiązania HR w chmurze, najprawdopodobniej wykorzystuje już wiele podobnych aplikacji, pakietów oprogramowania itp. Owszem, można zakładać, że system HRM zastąpi je wszystkie, ale cechą wyróżniającą naprawdę dobry system jest możliwość integracji popularnych narzędzi z jego procesami. Jeśli więc jesteś na etapie wybierania platformy HR, to koniecznie zwróć uwagę, czy posiada ona tę funkcjonalność. Dzięki temu stworzysz unikalny system HR, odpowiadający potrzebom Twojej firmy.

System HRM od PeopleForce bezproblemowo integruje się z wieloma popularnymi aplikacjami i narzędziami – od Slacka i Telegrama do przesyłania wiadomości, przez Zapier do interakcji z zewnętrznymi dostawcami, aż po przestrzenie robocze Google i Microsoft. Dzięki chmurze nigdy nie stracisz też danych z tych zintegrowanych aplikacji, ponieważ wszystko będzie przechowywane na Twoim serwerze. W ten sposób możesz przenieść na wyższy poziom tworzenie użytecznego, opartego na chmurze systemu HRM.

Oprogramowanie HR w chmurze oznacza lepsze zarządzanie wydajnością

Korzyści płynące z oprogramowania HR w chmurze są oczywiste i każda firma, która ma swój dział HR, powinna w nie zainwestować. Ty też zapewne masz swoje specyficzne potrzeby oraz wymagania dotyczące narzędzi HR i chcesz móc je wygodnie konfigurować, aby stworzyć naprawdę unikalny ekosystem HR. Modułowa elastyczność PeopleForce umożliwi Ci to i znacznie więcej.

Nasza platforma zawiera moduły przeznaczone do scentralizowanego zarządzania talentami, rekrutacji i śledzenia zgłoszeń kandydatów, wydajności pracowników, czasu pracy i obecności oraz wiele innych.

Jeśli chcesz przekonać się, coPeopleForce może zrobić dla Twojego zespołu lub wciąż szukasz idealnego rozwiązania HR, nie wahaj się. Skontaktuj z nami lub zarezerwuj demo już teraz. Nasi eksperci pomogą Ci stworzyć Twój własny, oparty na chmurze ekosystem HR.