10 причин, чому вашій компанії потрібні хмарні HR-рішення

Цього року економікам країн загалом та галузі управління людськими ресурсами зокрема, можуть загрожувати неабиякі виклики. Найкращий спосіб підготуватися до невизначеності на ринку, що характеризується зростаючим рівнем безробіття та інфляцією, а також збільшенням витрат, — це інвестувати у програмне забезпечення, що допоможе підтримувати процеси вашої компанії.

Одним з найкращих інструментів, який можна обрати у рамках цієї ініціативи, є хмарне рішення для управління HR, оскільки це дозволить вам бути в курсі справ вашої компанії та забезпечити правильний менеджмент команди.

Хмарне рішення для управління людськими ресурсами дозволяє зберігати великі обсяги даних на віддалених серверах, які в свою чергу можуть використовуватися для створення автоматизованих HR-процесів. Ви можете автоматизувати велику кількість рутини та зосередитися на більш стратегічних питаннях. Давайте розглянемо деякі з цих переваг детальніше.

Хмарне HR рішення = жодної паперової роботи

Краще хмарне програмне забезпечення для HR менеджменту означає, що вам перестане бути потрібна паперова робота. Якихось 10-20, та навіть 5 років тому назад цього і уявити було не можливо, адже повсякденні робочі завдання як правило були пов'язані з паперами... Але все стає простішим та легшим, адже нарешті можна відмовитися від паперів, роздруківок, папок та тек — чому б не скористатися шансом на спрощення рутини та монотонності?

Використання таблиць, гугл-документів та онлайн-папок — це вже краще, але у 2023 році подібне рішення представляє собою сучасний еквівалент використання паперів. Воно неефективне та не має надійного захисту. Справді ж сучасним рішенням є використання програмного забезпечення управління персоналом (HRM), підключеного до хмари.

Система хмарного софту для управління персоналом зберігає всі ваші важливі документи в одному безпечному місці, до якого легко можуть отримати доступ обрані співробітники. Замість того, щоб щось там розшукувати на декількох компʼютерах, ви можете знайти в систему та отримати потрібну інформацію всього у декілька кліків. Наприклад, з модулем PeopleHR ви можете переглядати інформацію про своїх відсутніх співробітників у календарі або на таймлайні відсутностей.

Покращена залученість співробітників

Забезпечення максимальної залученості персоналу значно підвищує загальну продуктивність вашої компанії. Хороша новина: ви будете раді дізнатися, що це один із позитивних наслідків впровадження хмарного HR рішення. Оскільки всі важливі дані зберігаються в одному місці, вашій команді буде легко отримати доступ до них і використовувати все, що їм може знадобитися в роботі. Як результат, співробітники зможуть краще проявляти ініціативу на власних умовах.

Один з найкращих способів зібрати ці дані — використовувати опитування, які призначені для оцінки залученості ваших співробітників. PeoplePulse, один з модулів HR платформи PeopleForce, дозволяє вимірювати задоволеність та підвищувати лояльність завдяки більшій залученості та аналізувати відповіді на запитання, тобто вирішувати всі ключові завдання управління командою.

Але залученість не обмежується лише доступом до даних; хмарне HR рішення доступне з різних пристроїв у різних місцях. Це означає, що незалежно від того, в якій точці світу перебувають ваші співробітники, вони матимуть доступ до тієї ж інформації, що й у своєму офісі. Як результат, вони можуть застосовувати методи роботи, що сприяють особистісному зростанню, підвищенню морального духу та корпоративної залученості — у зручному віддаленому або релокейт-форматі.

Хмарний HR software означає підвищену безпеку даних

Хмарне HR ПО призначене для захисту даних вашої компанії. Воно напряму запобігає витоку даних, а також хакерським атакам. Це не лише чудовий спосіб підвищити ефективність роботи HR-департаменту, але й варіант покращення привабливості вашого бренду, адже компанія з хорошою політикою безпеки є більш трастовою для клієнтів загалом.

Користувачі та клієнти також знають про свої права на особисту інформацію і очікують, що компанії, яким вони надають перевагу, будуть їх захищати. Компанії, які можуть запропонувати таку гарантію, не лише задовольняють потреби своїх клієнтів, але й значно підвищують імідж свого бренду. Єдиний спосіб удовольнити цю вимогу та належним чином захистити дані ваших користувачів - це використання якісної хмарної бази.

Щоб переконатися, що ви обираєте найсучасніший варіант, вам слід звернути увагу на сертифікацію ISO. Компанії, які отримали цей сертифікат, визнаються такими, що відповідають певним стандартам, встановленим Міжнародною організацією зі стандартизації (ISO), підкреслюючи, що дані, які вони зберігають, захищені міжнародними правилами безпеки та якості. Наразі HR-платформа PeopleForce має сертифікат ISO, про це детальніше можна прочитати тут.

Спрощення дотримання законодавства про захист даних

Коли у 2018 році ЄС запровадив стандарт GDPR про захист особистих даних та запит на нього, багато компаній були захоплені зненацька, незважаючи на те, що його впровадження було давно анонсовано. Незважаючи на важкий старт, більшість компаній, що працюють з даними в Європі, зараз повністю відповідають вимогам міжнародного законодавства про захист даних споживачів, але вони не можуть дозволити собі спочивати на лаврах. У всьому світі існують десятки інших нормативних актів щодо даних та інформації, які слід враховувати, а хмарне програмне забезпечення для управління персоналом допомагає легко їм відповідати без зайвого витрачання часу на відслідковування останніх новин та трендів безпеки.

Так трапляється тому, що більшість законів про захист даних вимагають, щоб приватна інформація зберігалася безпечно і була доступною для всіх зацікавлених сторін без шансу та витік даних. Хмара надає такий контрольований доступ і є набагато безпечнішою, ніж будь-які альтернативні системи, а також узгоджує процес з усіма відповідними інформаційними актами. До них відносяться HI7/FHIR, HIPAA, DPA, а також GDPR.

HR-процеси та аналітика даних

Уявіть, що ви можете відстежувати все, над чим працює кожен співробітник та ваш HR-відділ, у будь-який момент часу. А тепер уявіть, що вся інформація, яку вони створюють під час цього процесу, легко переглядається на інформаційній панелі (дашборді), що дозволяє вашій команді раціонально та помірковано діяти на основі конкретних даних.

Саме це може запропонувати вашій компанії хмарна HR-платформа, оскільки вона збирає всі дані, які створює та обробляє ваша команда, і перетворює їх на інформацію, яку ви можете використовувати для розвитку компанії. Вся інформація, зібрана вашою організацією, відображається на дашборді, що дозволяє вам відстежувати її в режимі реального часу і діяти відповідно, з метою підвищення ефективності роботи.

Ви можете відстежувати такі ключові HR-метрики, як час до найму (час від першого контакту з кандидатом до його найму), воронка найму, плинність кадрів та ряд інших факторів. Ці показники платформа передає в режимі реального часу та допомагає вам отримати уявлення про те, як зараз просувається бізнес та команда, щоб ви могли поміркувати над рушіями та блокерами, досягненнями та затримками. Ви також можете використовувати HR-аналітику для кращого планування таких факторів, як, наприклад, відпустки співробітників, що допоможе вам мінімізувати збої, спричинені абсентеїзмом.

Удосконалений процес менеджменту віддаленої роботи

Віддалена робота стала загальноприйнятою нормою з початку пандемії COVID-19. З цією концепцією з'являється більша вимога до довіри в управлінні командою, оскільки, природно, складніше контролювати діяльність співробітників, якщо вони працюють у своїх домівках, а не в офісі. Звичайно, жодна компанія не повинна приймати політику, яка б ускладнювала управління талантами, наприклад, повністю обмежуючи роботу з дому, але важливо адекватно контролювати цей процес та його наслідки.

Хмарні HR-системи є важливими інструментами управління персоналом, оскільки їх можна використовувати для централізації всієї ключової інформації та діяльності віддалених працівників в одному місці, що дозволяє менеджерам відстежувати, що вони роблять і чи досягають поставлених цілей.

Платформи дозволяє менеджерам відстежувати, хто пішов у відпустку, хто частіше відсутній, який наразі психічний стан співробітників, як часто виходять новини компанії, та як вони впливають на команду, а також гарантує, що вони можуть надавати актуальну інформацію віддаленим учасникам робочого процесу. Вам не потрібно турбуватися про те, що хтось із ваших співробітників пропустить важливі події або ключові новини, адже HR-платформа контролює ситуацію та підстраховує вас.

Вона також допомагає співробітникам, які працюють на ремоуті або релокейті, оскільки вони матимуть краще розуміння того, як працюють їхні колеги. Це висвітлює одну з ключових переваг використання хмарних HR-інструментів: вони створюють екосистему даних, де всі мають спільний доступ, і всі отримують вигоду, незалежно від того, де вони знаходяться.

Економічно вигідний рекрутинг та найм персоналу

Більшість HR-фахівців мають певну систему відстеження кандидатів (ATS), але вона часто обмежена або неповноцінна. Деякі команди все ще розміщують вакансії вручну, передивлюючись стоси резюме без будь-якої підтримки та призначаючи співбесіди одну за одною. Це не лише забирає багато часу, але й може дорого обходитися, а в довгостроковій перспективі впливає також і на стратегічні фактори розвитку компанії.

Найкращий спосіб покращити процес відстеження кандидатів і найму - використовувати хмарну HR систему, яка автоматизує всі вищезазначені фактори. Замість того, щоб проходити кожен етап вручну, система робить це за вас, дозволяючи вам сконцентруватися на більш якісних аспектах найму, які AI не може зробити за вас. Це економить ваш час і гроші, і ви можете приймати рішення щодо управління талантами вашої HR-команди на основі даних.

Наприклад, за допомогою модуля PeopleRecruit ви можете інтегрувати свою хмару разом із системою відстеження кандидатів з декількома сайтами вакансій одночасно, щоб автоматизувати розміщення вакансій та сповіщення про вакансії. Коли кандидат починає процес рекрутингу, ви також можете інтегрувати його інформацію з календарями, а також робочими інструментами, такими як Google та Microsoft.

Важливо також створювати кастомізовані воронки вакансій для кожної посади, оскільки це гарантує, що процес відповідатиме точним вимогам вашої компанії. Тоді кандидати будуть ефективно проходити через воронку рекрутингу, а ви зможете швидко відсіяти невідповідних кандидатів, перевіривши кваліфікацію працівника.

Можливість приймати data-driven рішення в режимі реального часу

Компанії все частіше працюють за межами часових поясів і кордонів. Це робить необхідним відстеження всієї інформації, яку ви збираєте, та рішень, які приймають ваші співробітники. Такі дані необхідні для того, щоб переконатися, що ви не виходите за рамки свого бюджету і дотримуєтеся своїх цілей та показників KPI, OKR тощо. Ви не можете покладатися на людський фактор, щоб слідкувати за всім, особливо, якщо у вас велика команда; лише хмарна HRM-система допоможе вам отримати максимальну віддачу від планування ресурсів організації.

Використання такого інструменту управління часом, як PeopleTime, як частини хмарного рішення, забезпечить можливість контролювати кожен аспект вашої діяльності та дані щодо команд в режимі реального часу. Ви зможете швидко приймати рішення на основі точних даних по всіх ваших проектах. Це особливо корисно не лише для компаній, що працюють у різних часових поясах, але й для команд по проектах та ремоут-команд.

Модуль дозволить вашій команді виявити дієві ідеї, які можна використати для скорочення витрат і підвищення загальної ефективності, наприклад, за допомогою модуля управління ефективністю, щоб визначити, хто з ваших співробітників потребує підтримки та планування розвитку.

Хмарні HR рішення забезпечують можливості інтеграцій

Майже кожна компанія, яка усвідомлює, що їй потрібна хмарна система для управління талантами, швидше за все, вже використовує низку додатків, програмних пакетів тощо. Часто вважається, що HRM-система замінить усі ці інструменти, але відмінною рисою справді хорошої системи є здатність інтегрувати інші популярні у вжитку інструменти у свої процеси. Така риса підкреслює унікальність HR-платформи, якщо ви вже обираєте таку.

Наприклад, HR-платформа PeopleForce легко інтегрується з низкою популярних додатків та інструментів, від Slack і Telegram для обміну повідомленнями, до Zapier для взаємодії з третіми сторонами, а також з робочими пакетами Google і Microsoft. Завдяки хмарі ви ніколи не втратите дані з цих інтеграцій, оскільки вони зберігатимуться на хмарному сервері.

Гнучкість, модульність та кастомізація

Переваги хмарного ПО для управління талантами очевидні, і кожній компанії, яка має HR-департамент, варто інвестувати в нього. У вас можуть бути свої власні специфічні потреби і вимоги до інструменту, який ви обиратимете, тому варто вибрати той, який можна гнучко налаштувати для створення дійсно унікальної HR екосистеми. Модульна гнучкість PeopleForce пропонує саме таку можливість та багато іншого.

Платформа включає в себе модулі, призначені для централізованого менеджменту талантів, рекрутингу та відстеження заявок від кандидатів, ефективності роботи персоналу, обліку робочого часу та багато іншого. Тож якщо ви хочете дізнатися більше про те, що HR платформа PeopleForce може зробити для вашої команди, або якщо ви все ще трохи не впевнені, на що саме необхідно звертати увагу при виборі хмарних HR рішень, напишіть нам або забронюйте демо. Один з наших експертів із задоволенням проведе вас шляхом створення вашої власної унікальної хмарної екосистеми HR.