Política de asistencia

¿Qué es una política de asistencia?

Una política de asistencia es un conjunto de normas relacionadas con las horas de trabajo y la presencia de los empleados en una organización. Ayuda a gestionar a los empleados de forma efectiva, a controlar la asistencia y a mantener la productividad y la rentabilidad.

Pequeñas empresas, grandes corporaciones e instituciones establecen políticas de asistencia. Por lo general, son documentos que proporcionan a los empleados información sobre:

• Cuándo deben estar presentes en el trabajo
• Cómo comunicar sus ausencias
• Cómo utilizar sus permisos
• Cómo se registrará su tiempo trabajado.

La política de asistencia de una organización siempre debe cumplir la normativa laboral vigente, así como otros requisitos legales.

Elementos de una política de asistencia para los empleados

No existe una plantilla de política de asistencia que se ajuste a todos los casos, pues las necesidades de personal varían según la empresa. En la versión final de una política de asistencia influyen factores como el tipo de organización, sus objetivos y la cultura organizacional existente. Sin embargo, todas las políticas de asistencia comparten el requisito de cumplir con la normativa legal.

Una política de asistencia bien construida aborda áreas como:

• Requisitos generales de asistencia, incluidas las horas de trabajo previstas, la duración de los turnos, las políticas sobre retrasos, etc.
• Ausencias, incluyendo definiciones y procedimientos para informar sobre éstas, así como detalles de la documentación relacionada.
• Consecuencias de incumplir las normas establecidas en la política de asistencia, incluyendo información sobre sanciones y medidas disciplinarias.
• Política de permisos, con información sobre los tipos de permisos y sus normas de acumulación y uso.
• Registro del tiempo trabajado describiendo los métodos y programas informáticos utilizados para el registro y seguimiento de la asistencia.
• Cumplimiento legal, referenciando las bases legales y normativas vigentes.
• Información adicional, como por ejemplo, sobre la posibilidad de adaptar la política a circunstancias especiales.

Cada área debe estar claramente definida. La política de asistencia debe proporcionar instrucciones directas para cada función en la empresa, garantizando que ningún empleado se sienta confundido sobre cómo se realiza el seguimiento de sus horas de trabajo.

Software de control de asistencia

Un software de control de asistencia integra herramientas que facilitan a las organizaciones el control y la gestión del tiempo de trabajo de los empleados. Puede tratarse de aplicaciones con una sola función, como los controles horarios sencillos, o de soluciones que forman parte de los sistemas de RRHH.

Un excelente ejemplo de este tipo de solución integrada es el módulo PeopleTime, que forma parte de la plataforma HRM PeopleForce, y automatiza procesos de RRHH como la gestión de la asistencia y el registro del tiempo de trabajo. PeopleTime facilita el desarrollo de políticas de asistencia adaptadas a las distintas ubicaciones, departamentos y funciones, ofreciendo una plantilla de política de asistencia para guiar el proceso.

La implementación de un software de control de asistencia ofrece numerosos beneficios a las empresas, entre los que se incluyen:

• Reducción del riesgo de errores humanos en el registro de la asistencia.
• Menor tiempo dedicado a tareas administrativas relacionadas con la asistencia de los empleados.
• Acceso rápido a los datos de asistencia, lo que le facilita la toma de decisiones y la planificación estratégica a los managers y los especialistas de RRHH.
• Aumento del compromiso de los empleados, ya que pueden gestionar determinadas funciones relacionadas con su asistencia por sí mismos, por ejemplo, la presentación de solicitudes de permisos en el sistema.

Analizando la política de asistencia

Una política de asistencia debe apoyar los objetivos de la organización y atender las necesidades de los empleados. Sin embargo, sus normas pueden quedar obsoletas rápidamente debido al cambiante entorno empresarial y a las dinámicas del mercado laboral. En estas situaciones, el software de control de asistencia y tiempo de trabajo adecuado puede ayudar, permitiendo modificar de forma fácil y adaptable las normas de asistencia para funciones específicas.

Resumen

Una política de asistencia permite mantener la disciplina y la productividad dentro de un equipo. Gracias a unas normas claras, los empleados saben lo que se espera de ellos, lo cual es un elemento importante para construir una imagen de empleador positiva.

Diseñar y supervisar las políticas de asistencia resulta más sencillo con el software adecuado. Existen muchas opciones, desde aplicaciones específicas hasta sistemas integrales de RRHH que agilizan las tareas de control de asistencia y horario. Estos sistemas permiten personalizar las normas de asistencia y ofrecen numerosas funciones y opciones de autogestión. Estas herramientas, no sólo flexibilizan la gestión de las políticas, sino que también mejoran el compromiso de los empleados y la eficiencia general del equipo.