Polityka obecności

Polityka obecności – definicja

Polityka obecności to zbiór zasad dotyczący czasu pracy i obecności osób zatrudnionych w danej organizacji. Pomaga m.in. sprawniej zarządzać pracownikami, monitorować frekwencję oraz dbać o produktywność i efektywność kosztową.

Politykę obecności opracowują zarówno małe firmy, jak i duże korporacje oraz instytucje. Przeważnie przybiera ona formę dokumentu, w którym pracownicy znajdą informacje:

• kiedy powinni być obecni w pracy;
• jak mogą zgłaszać swoje nieobecności;
• jak mogą korzystać z urlopów;
• jak będzie ewidencjonowany ich czas pracy.

Polityka obecności w organizacji musi być zawsze zgodna z przepisami prawa pracy oraz innymi regulacjami prawnymi.

Elementy polityki obecności pracowników

Nie ma jednego obowiązującego wzoru polityki obecności, ponieważ potrzeby kadrowe firm są różne. Na ostateczne brzmienie polityki obecności wpływa m.in. typ organizacji, jej cele oraz obowiązująca kultura organizacyjna. Wspólnym mianownikiem dla różnych polityk obecności jest ich zgodność z prawem.

Właściwie skonstruowana polityka obecności adresuje obszary, takie jak:

• ogólne wymagania dotyczące obecności, w tym oczekiwane godziny pracy, czas trwania zmian, politykę spóźnień itd.;
• nieobecności, w tym definicje i procedury informowania o nieobecnościach oraz szczegóły dotyczące powiązanej dokumentacji;
• konsekwencje nieprzestrzegania zasad polityki obecności, czyli informacje o karach i działaniach dyscyplinujących;
• polityka urlopów, czyli informacje o rodzajach urlopów i zasadach ich naliczania oraz wykorzystywania;
• ewidencja czasu pracy, czyli opis metod i oprogramowania używanego do rejestracji oraz śledzenia obecności;
• zgodność prawna, czyli odniesienia do podstaw prawnych i przepisów regulujących;
• informacje dodatkowe, np. o możliwościach dostosowania polityki do szczególnych okoliczności.

Każdy z powyższych obszarów powinien być opracowany w przejrzysty sposób. Polityka obecności musi zawierać jasne wytyczne dla wszystkich ról w firmie, aby nikt z pracowników nie miał wątpliwości, jak rozliczany jest jego czas pracy.

Oprogramowanie do śledzenia obecności

Oprogramowanie do śledzenia obecności to narzędzia, które ułatwiają organizacjom monitorowanie i zarządzanie czasem pracy pracowników. Mogą być to jednofunkcyjne aplikacje, np. proste trackery czasu lub rozwiązania stanowiące część systemów HR.

Doskonałym przykładem takiego wbudowanego rozwiązania jest moduł PeopleTime – część platformy PeopleForce HRM, który automatyzuje procesy HR, takie jak zarządzanie obecnościami i rejestrowanie czasu pracy. Dzięki PeopleTime można z łatwością tworzyć polityki obecności dla różnych lokalizacji, działów i ról, a pomaga w tym udostępniony szablon polityki obecności pracowników.

Wdrożenie oprogramowania do śledzenia obecności zapewnia firmie szereg korzyści, m.in.:

• zmniejszone ryzyko wystąpienia błędów ludzkich w ewidencji obecności;
• krótszy czas realizacji zadań administracyjnych związanych z obecnością pracowników;
• gwarancję zachowywania zgodności z przepisami dotyczącymi czasu pracy;
• szybki dostęp do danych o frekwencji, ułatwiający managerom i specjalistom HR podejmowanie odpowiednich decyzji i strategiczne planowanie;
• wzrost zaangażowania pracowników, którzy mogą samodzielnie zarządzać pewnymi funkcjami związanymi z obecnością, np. składać w systemie wnioski urlopowe.

Przegląd polityki obecności

Polityka obecności powinna wspierać cele organizacji oraz zaspokajać potrzeby pracowników. Jednak jej zapisy mogą szybko stać się nieaktualne, biorąc pod uwagę zmienne realia biznesowe i dynamiczną sytuację na rynku pracy. W takim przypadku z pomocą przychodzi odpowiednie oprogramowanie do śledzenia czasu pracy i obecności pracowników, które umożliwia łatwe i elastyczne dostosowywanie zasad obecności dla poszczególnych ról.

Polityka obecności – podsumowanie

Polityka obecności ułatwia utrzymanie dyscypliny oraz produktywności w zespole. Dzięki jasnym zasadom pracownicy wiedzą, czego się od nich oczekuje, a to ważny element procesu budowania pozytywnego wizerunku pracodawcy.

Tworzenie polityk obecności i zarządzanie nimi wcale nie musi być skomplikowane, jeśli wykorzystamy do tego odpowiednie oprogramowanie. Do dyspozycji mamy zarówno wyspecjalizowane aplikacje, jak i bardziej zaawansowane rozwiązania, takie jak platformy HR, które oferują automatyzację wielu zadań związanych z ewidencją obecności i czasu pracy pracowników. Platformy nie tylko pomagają zachować elastyczność w projektowaniu polityk obecności, ale też oferują bogate funkcjonalności i możliwości samoobsługi. Te wszystkie elementy składają się na większe zaangażowanie pracowników oraz wyższą ogólną efektywność zespołu.