Політика відвідуваності

Що таке політика відвідуваності?

Політика відідуваності - це набір правил щодо робочих годин та присутності співробітників в організації. Вона допомагає ефективно управляти співробітниками, відстежувати присутність та підтримувати продуктивність і економічну ефективність.

Малі підприємства, великі корпорації та установи – всі вони створюють свої політики відвідуваності. Це зазвичай документи, які надають співробітникам інформацію про те:

• коли вони повинні бути присутніми на роботі;
• як повідомляти про свою відсутність;
• як використовувати свою відпустку;
• як буде фіксуватися їхній робочий час.

Політика відвідування організації завжди повинна відповідати вимогам трудового законодавства та іншим юридичним вимогам.

Елементи політики відвідуваності співробітників

Не існує універсального шаблону для політики відвідуваності, оскільки потреби в персоналі у компаній різняться. Остаточна форма політики відвідуваності підлягає впливу таких факторів, як тип організації, її цілі та переважаюча організаційна культура. Однак усі політики відвідуваності мають спільну вимогу дотримуватися юридичних норм.

Добре складена політика відвідуваності охоплює такі сфери, як:

• Загальні вимоги до відвідування, включаючи очікувані години роботи, тривалість змін, політику щодо запізнень тощо.
• Відсутності, включаючи визначення та процедури повідомлення про відсутності, а також деталі документації, що стосуються цього.
• Наслідки недотримання правил політики відвідуваності, включаючи інформацію про покарання та дисциплінарні заходи.
• Політика відпусток, включаючи інформацію про види відпусток та правила їх накопичення і використання.
• Облік робочого часу, описуючи методи та програмне забезпечення, які використовуються для реєстрації та відстеження відвідуваності.
• Юридична відповідність, з посиланням на юридичні підстави та регулювання;
• Додаткова інформація, наприклад, про можливість адаптації політики до особливих обставин.

Кожна область повинна бути чітко визначена. Політика відвідування повинна надавати прості інструкції для кожної ролі в компанії, щоб жоден співробітник не був збентежений щодо того, як відстежуються його робочі години.

Програмне забезпечення для моніторингу відвідувань

Програмне забезпечення для відстеження відвідуваності складається з інструментів, які допомагають організаціям контролювати та управляти робочим часом співробітників. Це можуть бути однозадачні програми, такі як прості трекери часу, або рішення, які є частиною HR-систем.

Чудовим прикладом такого інтегрованого рішення є продукт Time – частина платформи PeopleForce, яка автоматизує HR-процеси, такі як управління присутністю та облік робочого часу. Time спрощує розробку політик присутності, адаптуючи їх до різних місць, відділів та ролей, пропонуючи шаблон політики присутності для керівництва процесом.

Впровадження програмного забезпечення для відстеження відвідуваності надає компанії численні переваги, включаючи:

• Знижений ризик людських помилок при веденні обліку відвідуваності.
• Менше часу, витраченого на адміністративні завдання, пов'язані з відвідуваністю працівників.
• Швидкий доступ до даних про відвідуваність, що полегшує прийняття рішень та стратегічне планування для керівників і фахівців з HR.
• Збільшена залученість працівників, оскільки вони можуть самостійно керувати певними функціями, пов'язаними з відвідуваністю, наприклад, подавати запити на відпустку в системі.

Перегляд політики відвідуваності

Політика відвідуваності повинна підтримувати цілі організації та відповідати потребам співробітників. Проте, її правила можуть швидко застаріти через постійно змінюване бізнес-середовище та динаміку ринку праці. У таких ситуаціях відповідне програмне забезпечення для обліку робочого часу та відвідуваності може допомогти, дозволяючи легко та гнучко змінювати правила відвідуваності для конкретних ролей.

Резюме

Політика відвідуваності сприяє підтримці дисципліни та продуктивності в команді. Завдяки чітким правилам, співробітники знають, що від них очікується, що є важливим елементом у формуванні позитивного іміджу роботодавця.

Розробка та контроль за політиками відвідування стають простішими з правильним програмним забезпеченням. Існує безліч варіантів, від специфічних застосунків до комплексних HRM-систем, які спрощують облік присутності та часу. Ці системи дозволяють налаштовувати правила відвідування та пропонують численні функції й можливості для самоуправління. Такі інструменти не тільки роблять управління політикою більш гнучким, але й покращують залученість працівників та загальну ефективність команди.