Как убедить владельца бизнеса или ТОП-менеджмент приобрести HRM-систему: 7 преимуществ HRIS для бизнеса

Если компания собирается расти, развивать свой бренд, улучшать эффективность и удерживать сотрудников в компании как можно дольше, тогда надо улучшать инструментарий. И так как каждый C-level менеджер пытается оптимизировать расходы там, где это возможно, профессиональный HR-специалист знает, что лучшее эффективное решение, которое справиться с этими задачами и принесет дополнительные преимущества бизнесу – автоматизированная HRM-система. Но как донести такую мысль начальнику, владельцу компании, прямому руководителю? Мы подробно изучили этот вопрос и подготовили ряд аргументов в сторону автоматизации HR-процессов. Статью можно сохранить или прислать ссылку своему начальству :)

Аргумент №1. Диджитализация HR и организация всей информации о сотрудниках 

HRM-система позволит руководителям быстро находить все нужные данные о каждом сотруднике. Так, всего в пару кликов и календаря начальник сможет узнать:

• кто и когда идет в отпуск,
• кому звонить в экстренной ситуации,
• когда новый сотрудник заканчивает проходить испытательный срок,
• какие затраты на человеческие ресурсы сейчас есть и какая их динамика,
• какая ситуация с текучкой кадров,
• как продвигается прогресс по ключевым вакансиям,
• какие цели у сотрудников и какой прогресс по достижению, другое.

Больше не придется каждый раз спрашивать о дате, времени, месте проведения собеседования, дополнительно запрашивать информацию о кандидате, с которым необходимо пообщаться.

Так как мало кто любит работать с документацией и тратить время на подписание договоров, актов и прочих бумаг, HRM-система будет полезна наличием электронного документооборота и электронной подписи. Чтобы подписать или утвердить какие-то  официальные документы, будет достаточно зайти в свой профайл. Например, утвердить даты отпусков сотрудников, бюджет на проведение корпоратива. На самом деле, это может экономить до 14 часов в неделю на рутинные HR задачи.

Аргумент №2. Повышение окупаемости HR-отдела

Обычно сложно измерить финансовый эффект бизнеса от результатов деятельности HR-департамента, однако люди – это самый ценный интеллектуальный ресурс компании, который драйвит весь бизнес. Это и идеи, и четкое распределение ресурсов, обязанностей, и полноценно функционирующая система. Но бывает, что в компании список из 10+ вакансий не закрывается месяцами потому, что менеджеры не успевают. И что делает большинство начальников? Пытается нанять еще 2-3 HRов, чтобы нормально распределить нагрузку. Когда нужно работать над бизнес-процессами и наладить их, и тогда 1 специалист отлично будет справляться с работой.

Google таблички – это не решение HR рутины, которые отнимают уйму времени на их заполнение и формирование, а чем больше база контактов кандидатов, все сложнее делить ее по разделам, скилам, отзывам, рейтингам…

В данном случае можно сэкономить около 40% затрат, сократив на это значение зарплату специалиста или количество HR-менеджеров, и всего 5-10% инвестировать в HRM системы, а остальные 35-30% инвестировать  в другие стратегически важные направления.

Аргумент №3. Ускорение рекрутинга

Рекрутинг – самый ресурсозатратный цикл задач в HR, особенно если компания решила серьезно усилить команду и набрать более 20 в одно время. Когда системы нет, то в сотрудников HR этот период работы превращает в полный хаос, где легко потерять хорошего кандидата, не ответить на важное сообщение или забыть подготовиться к собеседованию. HRM-система поможет не только поставить часть задач “на автомат”, но и следить за каждым этапом. HR менеджер сможет понимать прогресс по всем вакансиям, автоматизировать воронки найма, настроив их под себя, чтобы ускорить найм лучших талантов. В будущем это позволит четко оценить темпы, с которыми может расти компания, набирать персонал в несколько раз быстрее, что позволит бизнесу фокусироваться на росте, а не на проблемах рекрутинга.

Аргумент №4. Улучшение опыта сотрудников и кандидатов, что положительно повлияет на HR-бренд

Опыт сотрудников и кандидатов – факторы, которые прямо влияют не только на вовлеченность персонала, уровень его мотивированности, но и на имидж компании как работодателя. А качественно выстроенный и положительный HR бренд позволяет быстрее находить нужные кадры, меньше тратиться на рекрутинг, отбирать кандидатов.

HRM-система дает возможность иметь каждому сотруднику свой аккаунт, в котором они легко запрашиваю отпуск или больничный, оставляют отзывы другим сотрудникам и видят цели компании и как они связаны с их личными.

Это и финансовая экономия, и перспектива удачного поиска персонала в будущем. И возможность для HRов уделять больше времени не простым и затратным коммуникациям, а эффективным и стратегическим.

Вам также может быть интересно: 12 ошибок, из-за которых вы не проведете качественный опрос вовлеченности персонала

Аргумент №5. Возможность в любой момент проследить за продуктивностью HR-отдела

Контроль – одна из функций управляющего, которую сложнее всего реализовать и поддерживать на высоком уровне исполнения. Потому что микроменеджмент часто забирает много времени, когда для развития компании фокус нужно держать на организации работы отделов, построении внешних коммуникаций и прочих глобальных задачах с максимальным эффектом полезности. Но ведь без контроля, в том числе отдела управления персоналом, может начать хаос, да? Только если не подключить HRM-систему. Доступность информации в ней, где видны все процессы HRа, позволяют начальнику в любой момент оценить продуктивность сотрудника, понять, над чем он работает сейчас или чем занимался последнюю неделю.

Аргумент №6. HR станет надежным партнером бизнеса

Для развития компании нужно работать с персоналом, а не только бумагами, документацией, прочими мелкими, но энергозабирающими ресурсами. И так как у главного руководителя организации не всегда есть время и компетенции, чтобы глобально заниматься управлением персоналом, важно привлечь или вырастить HR Business Partner – стратега, который и в бизнес-моделях, процессах разбирается, и отлично знает, как использовать потенциал сотрудников, чтобы повысить прибыльность компании. Но ведь и ему не хочется тонуть в микроменеджменте, а контролировать работу HR-отдела нужно. Чтобы и стратегию корректировать, и понимать, насколько эффективно работает департамент, что можно оптимизировать, с чем поможет только HRM-система.

Аргумент №7. Уменьшение количества механических, случайных ошибок

Да, ошибаться – это нормально, иногда даже хорошо, но для бизнеса частые ошибки могут обернуться большими финансовыми потерями. Поэтому важно свести факторы, провоцирующие факапы. С HRM-системой это реально. Ведь когда менеджер по работе с персоналом уже разобрался с HRM-системой, всё настроил, процессы структурировал и запустил, тогда вероятность где-то пропустить дедлайн, что-то забыть или сделать не так, меньше, чем при “ручном” администрировании процессов. Благодаря выстроенным бизнес-процессам на этапе обнординга HR-специалист не забудет подготовить welcome-pack или отправить welcome письмо. Потому что это произойдет автоматически через напоминания или на 100% оптимизированные задачи.

HRM система – сначала, пока всё настраивается и оптимизируется может быть непонятно, зачем это нужно, куда уходят ресурсы, какие реальные выгоды и бенефиты от этого. Но как только все этапы будут отстроены подобные вопросы пропадут и вложение себя окупит.

Не нужно бояться обсудить вопрос об автоматизации HR процессов с начальником прямо. Здесь важно применить навыки презентации, продажи, убеждения, знания маркетинга, и грамотно донести аргументы через выгоды компании.

Надеемся, наша статья вам в этом поможет, и рабочая деятельность станет лучше, эффективнее, более наполненная смыслом! А мы избавим вас от лишних хлопот, выполнив всю тяжелую работу за вас и предоставим вам краткий список совместимых решений оптимального и эффективного управления персоналом. Попробуйте уже сегодня!