12 помилок, що заважають провести якісне опитування залучення персоналу

Сьогодні проводити якісні HR опитування, які дають результати і після яких можна щось змінити в компанії в кращу сторону, вміє далеко не кожен. Проблем, пов'язаних з анкетуванням, багато - від невміння складати питання до нерозуміння, як аналізувати підсумки і що з ними робити далі.

Ми зібрали всі розповсюджені помилки з практики наших партнерів, клієнтів, щоб ви могли їх уникнути.

12 типових помилок в проведенні опитувань на залученість персоналу

№1. У питаннях багато термінів, які незрозумілі співробітникам

Онбордінг, офбордінг, eNPS - це те, що зрозуміло вам, як HRу, але абсолютно незрозуміло деяким колегам. Так їм і не потрібно знати ці терміни. Вони відлякують і створюють ситуацію, коли людина вибирає рандому відповідь, тому що не розуміє питання.

Як треба

Краще замініть всі професійні терміни на звичні слова і фрази для загальної маси співробітників. Нічого, якщо питання здадуться вам занадто простими в формулюванні. Це краще, тому що зрозуміліше за змістом, що підвищує шанси отримати чесні відповіді, а не ті, що ставлять навмання.

№2. Анкета занадто довга або коротка за обсягом

Коли людина раніше не проводила опитування або не була активним їх учасником, йому складно відразу ж розробити якісну анкету і зрозуміти, яким повинен бути її оптимальний обсяг. У цьому питанні важливо не забувати про мету анкетування і завжди тримати фокус на тому, що в результаті потрібно отримати і які параметри досліджувати. Інакше можуть виникнути проблеми зі структурою, що додатково заплутає учасників опитування, або обсягами (вони або не дадуть оцінити ситуацію об'єктивно і ефективно, або виявляться занадто великими і нецікавими для співробітників).

Не кожен захоче заповнювати анкету з 30+ питань. Але і опитування з 5 пунктів може не задовольнити мети, з якою воно проводиться.

Як треба

Необхідно розділити драйвери залученості персоналу по групах і досліджувати кожну окремо. Це дозволить і кожну категорію чинників докладніше вивчити, і дотримуватися нормальних обсягів анкети, і швидко обробити результати, продумати стратегію для зміни ситуації.

Оптимальна кількість питань в опитуванні залученості персоналу - до 10. Ідеальний час на проходження анкети - до 5 хвилин. Якщо довше - в учасників втрачається концентрація і з'являється бажання швидше пройти опитування або не проходити його наступного разу.

№3. У питанні є упередженість, маніпуляція

Опитування залученості персоналу - той випадок, коли важлива особиста думка кожного співробітника, виходячи з його досвіду, навіть якщо той, з деяких причин, був не зовсім вдалим. І останнє, що потрібно робити - це намагатися вплинути на цю думку через упереджене формулювання питання, де ви вже намагаєтесь мотивувати людину до певної відповіді.

Приклади таких питань:

• Чи правда в нашій компанії добре розвинена корпоративна культура?
• Добре ж, коли на ваш запит відповідають не протягом дня, а протягом години?
• Вам адже приємно, коли робочі будні хочуть поліпшити за допомогою, наприклад, таких опитувань?

На такі навідні запитання складно відповісти не ствердно. Здається, що в такому випадку будуть вимагати серйозну аргументацію, якихось пояснень, коли їх не хочеться надавати.

Детальніше дізнатися питання, які можна використати в опитуванні, можна в нашому гайді «120 питань для оцінки драйверів залучення».

Як треба

При формулюванні питань важливо забути про емоційну складову і пам'ятати, що мета опитування - дізнатися чесні думки співробітників, щоб зрозуміти реальну ситуацію з рівнем задоволеності персоналу. Тому приберіть всю упередженість, і складіть нейтральні питання, на зразок таких:

• Як би Ви оцінили управлінські якості Вашого безпосереднього керівника?
• Чи є у вас можливість рости в рамках вашої організації?
• Чи зрозуміла Вам довгострокова перспектива Вашої компанії?

№4. Занадто багато відкритих питань

Може здаватися, що відкриті питання - ідеальний інструмент, щоб зрозуміти реальний стан справ, але не завжди. Часто, поспішаючи, люди відповідають що завгодно, аби  швидше завершити процедуру. З одного боку це плюс - ви без детального аналізу бачите незалученого співробітника (адже залучений навіть при поганому настрої попросить перенести термін проходження опитування, щоб зробити це якісно), з іншого - це ускладнює опрацювання результатів. А бувають ті, хто використовує такий інструмент для написання довгої, чесної скарги, що дозволяє в точності зрозуміти настрій, особисті відчуття співробітника і запобігти його звільненню або переміщення в групу «Скептиків».

У випадку з задоволеним персоналом відкриті питання працюють добре і можуть дійсно допомогти виправити якісь недоліки. Тільки не забувайте, що аналізувати такі відповіді складніше і довше, самому доведеться збирати аналітику в один файл.

Як треба

Спробуйте скоротити кількість відкритих питань. Постарайтеся дотримуватися такого співвідношення: 1 відкрите питання на 7 закритих. І ще перед проведенням опитування подумайте, чи буде у вас достатньо часу на аналіз таких відповідей, їх оцінку і облік при формуванні плану дій. Якщо немає, то сформулюйте закриті питання так, щоб через відповіді отримати той же результат, який міг би бути у відкритих.

Ще одна ідея - надати можливість учасникам поділитися враженнями, написати скарги або побажання в кінці опитування у вигляді відкритого питання.

№5. Подвійні питання

У вітчизняних опитуваннях залученості персоналу ця помилка зустрічається все рідше, але вона є. Її суть в тому, що в одному питанні ставлять питання по 2 різних параметрах. Наприклад:

• Наскільки ви задоволені чи незадоволені виплатами по заробітній платі і вашим нинішнім місцем роботи? (Співробітника може задовольняти рівень з/п, але не місце роботи)
• Вам подобається офісне приміщення, організація простору і умови праці? (Учаснику може подобається тільки офісне приміщення, але будуть питання і незадоволення щодо умов праці, і він не знає, чи погоджуватися з цією пропозицією, чи ні).
• Наскільки ви оцінюєте рівень розвитку корпоративної культури та системи мотивації? (А що, якщо у компанії з системою бенефитів все добре, а з корпоративною культурою не дуже? Як тоді відповідати?)

Учасника змушують метушитись, нервувати, бо здається, ніби це тільки йому незрозуміло, на яку з частин питання відповідати. У підсумку він обирає що-небудь і, в кращому випадку, залишає коментарі за своїм рішенням (якщо для цього є можливість).

Як треба

Навіть якщо вам здається, що питання дуже схожі між собою і у них один посил, не потрібно їх об'єднувати. Краще поставити 2 окремих, нехай і схожих, запити і не змушувати учасників зайвий раз нервувати або відповідати невпопад, а потім не працювати з неправильними результатами.

Візьмемо перше питання з прикладу. Його можна розділити на 2 частини:

• Наскільки ви задоволені чи незадоволені заробітною платою?
• Наскільки ви задоволені чи незадоволені вашим нинішнім місцем роботи?

І ніяких проблем не буде.

№6. Все або 80% питань обов'язкові

Звичайно, в будь-якому опитуванні важливий кожен голос для повноти результатів й їх аналізу. Але бувають ситуації (досить часто), коли можна обійтися без того, щоб робити абсолютно всі питання обов'язковими, особливо якщо їх більше 10. Інакше учасники або закриють опитування і зовсім не надішлють відповіді, або виберуть відповіді рандомно, що спотворить висновки і не дасть ніякого позитивного результату.

Як треба

Є 2 оптимальних рішення. Якщо вам принципово важливо, щоб співробітники відповіли на всі питання, проводьте опитування в кілька етапів, розділивши запити по групах, сегментах. Якщо не хочете або не маєте можливості (за часом, витратами) проводити опитування кілька разів, то постарайтеся скоротити кількість питань і частину з них (менш пріоритетні) зробіть необов'язковими (тобто, щоб без відповіді на них можна було завершити проходження опитування).

№7. Недостатньо варіантів відповіді

В опитуваннях часто виявляються нібито неочевидні (насправді, незвичні для HR-фахівця) речі, які спочатку викликають нерозуміння, а потім збентеження. Наприклад, в країнах СНД дивно бачити в анкетах біля питання «ваша стать?» додаткові варіанти відповідей, крім звичних «чоловічий / жіночий», формату «не знаю / інше». З опитуваннями залученості буває так  же.  Є категорія питань, на які людина реально не може впевнено відповісти «так» або «ні», і їй дуже важливо, щоб був варіант на кшталт «не знаю», «важко відповісти» або можливість доповнити свою позитивну або негативну відповідь якимись коментарями . Це дуже впливає на підсумки анкетування і дозволяє сформувати більш точні результати.

Як треба

При складанні відповідей відкиньте скептицизм (якщо він є) і проаналізуйте всю анкету як співробітник, якому потрібно її пройти. Додайте до варіантів відповідей ті, які допоможуть чесно повідомити «не знаю», «складно відповісти», «інший варіант» на питання, в яких людина може не бути об'єктивною або компетентною. Особливо якщо питаєте про стать. Так, може, вам дійсно важливо знати демографічну складову опитування, але деякі люди настільки хвилюються з приводу анонімності анкетування, що наявність варіанту «не має значення», «не визначене» є для них чимось на зразок запобіжні заходи і допомагає чесно відповісти на питання.

№8. Незрозуміле формулювання питання

За неофіційними даними, близько 63% респондентів не розуміють формулювання питання і це впливає на правильність висновків. Вся справа в двозначних питаннях (де відповідь дуже залежить від конкретного настрою людини, її внутрішнього стану в певний момент), використанні так званих «абсолютних» запитів (питання зі словами «завжди», «постійно», «коли-небудь», «все »), на які неможливо відповісти однозначно, і складному формулюванні речень (коли навіть без термінів людина не розуміє, що у неї питають). Як підсумок - нерелевантні результати.

Як треба

Важливо формувати пропозиції так, щоб вони не викликали додаткових питань. Наприклад, замість «ви часто сваритеся з колегами на роботі?» з відповідями «так / ні» спитати «як часто ви сваритеся з колегами» і дати варіанти «1 раз в тиждень / 2-3 рази в тиждень / 3-4 рази в тиждень / щодня / 1 раз на місяць / рідко». Тому що розуміння формулювань на зразок «часто», «іноді», у всіх різне і суб'єктивне, а вам потрібні об'єктивні і конкретні результати.

№9. Працівники не розуміють, навіщо їм проходити це опитування

Вони вважають, що це якийсь вимушений захід, який відволікає від виконання прямих обов'язків. Це дратує  і точно не підвищує рівень залученості персоналу. І тоді людина, в кращому випадку, проходить опитування швидко і неуважно, в гіршому - ігнорує його.

Як треба

Важливо крім самого опитування надіслати невеликий мотиваційно-пояснювальний лист. Він пояснює, що це за анкета, навіщо вона потрібна, які пільги дасть співробітникам, в чому користь для них.

Ідеально - якщо запрошення на опитування та мотиваційний лист надішле керівник компанії. Це покаже, що він також залучений в процес, знає про анкету та теж зацікавлений у результаті. Така поведінка додатково мотивує персонал.

№10. Не поставлена мета проведення опитування

Зазвичай таке трапляється, коли HR-менеджер не сильно залучений в бізнес-процеси і не розуміє, як залученість співробітників може впливати на результати і ефективність. Відповідно, у нього немає розуміння того, навіщо проводити опитування, і робить він це тільки через прохання керівництва або щоб просто дізнатися думку персоналу про рівень задоволеності, а це призводить до неправильного вибору драйверів і питань, за якими можна оцінити результати.

Як треба

Перед складанням програми опитування потрібно зрозуміти, для чого його проводити. Є цілі, досягти які за допомогою 1-2 тестів не вийде. А є такі, для яких досить почитати відгуки про компанії на DOU або в соцмережах.

Опитування залученості показують те, наскільки лояльні співробітники і чи готові вони рекомендувати компанію як найкраще місце роботи. Воно також може показати проблеми в команді або процесах, демотивуючі фактори, але головне завдання інше. До речі, про цю мету важливо вказати в описі опитування, щоб пояснити співробітникам, в чому сенс заходу і які результати ви намагаєтеся отримати та розглянути.

Вам також може бути цікава стаття: Які HR метрики вам терміново необхідно застосувати у роботі?

№11. Ігнорування сегментації результатів

Проводити опитування відразу серед різних категорій співробітників - це хороша ідея. Але багато хто забуває, що результати варто розглядати по різних сегментах. Тому що у керівника фактори залучення і мотивації одні, у технічного персоналу - зовсім інші. У підсумку ви отримаєте результати, з якими нічого ефективного не зможете зробити, тобто даремно витратите ресурси.

Як треба

Якщо в компанії кілька категорій співробітників, яких можна розділити на великі групи (наприклад, за рівнем відповідальності або впливу на рішення), то варто визначити основні групи\сегменти і подивитися статистику відповідей по ним. Це дозволить вивчити фактори залучення більш глобально і зрозуміти, де саме є проблеми.

№12. Відсутність будь-якої зворотного зв'язку після опитування

Компанії, де корпоративна культура побудована в тому числі на відкритості і чесності, завжди виграють. А ті, де керівники вчасно надають зворотний зв'язок, виграють подвійно. Тому що і співробітник розуміє, в якому напрямку розвиватися, і керівник знає, що він робить все можливе, щоб допомогти підлеглому вийти з кризової ситуації.

Як треба

Важливо показати співробітникам, які проблеми або позитивні сторони процесу  залучення в компанії ви дізналися, що зараз працює погано, над чим плануєте працювати і який план дій розробили. Це, до речі, також підвищує eNPS персоналу.

Перш ніж складати і проводити опитування залученості персоналу, перечитайте цю статтю, щоб уберегти себе від неприємних ситуацій і зайвої роботи.

Удачі!