Как HRM-система может помочь бизнесу во время войны?

Главная задача руководства любой команды сейчас сделать все возможное, чтобы команда чувствовала себя в безопасности, могла комфортно работать и знала, как и куда обращаться в случае угрозы. Конечно, обезопасить сотрудников полностью невозможно, особенно тогда, когда бюджет ограничен. Но если у вас есть доступ к HRM-системе, вам понадобятся несколько лайфхаков. Записывайте!

Собрать экстренные контакты каждого члена команды

HRM-система обычно имеет раздел экстренных контактов в карточке сотрудника. Попросите команду ответственно отнестись к этой информации. Если каждый человек заполнит данное поле, вы сможете отыскать его в случае длительного невыхода на связь.

Попросите указать по возможности разные контакты – членов семьи, друзей, домашний номер телефона на случай, если мобильную связь будут блокировать и т.д.

Внести контакты, ссылки и полезную информацию в базу данных

Есть много переселенцев или беженцев, людей на релокейте... Добавьте в свою базу данных компании все возможные ссылки, которые могут понадобиться. Продублируйте, куда они могут обращаться в Украине в случае неотложных ситуаций. Продублируйте туда контакты HR-менеджеров – вдруг произойдет ситуация, когда это будет единственный вариант с кем-нибудь связаться или попросить о помощи.

Также проверьте, есть ли в базе данных сведения о новых правилах работы, которые были приняты после войны – новые функции департаментов, отдельных менеджеров или сотрудников. Разместите информацию о начислении зарплаты.

Сделать опрос о местонахождении и эмоциональном состоянии сотрудников

Если вам необходимо понять, как изменилась география вашей команды, и с какими странами или городами теперь придется поддерживать связь, попросите каждого ответить на короткий пульс-опрос. Такую функцию в системе PeopleForce, например, можно найти в модуле PeoplePulse.

Какие могут быть вопросы:

• Где вы находились до войны?
• Где вы сейчас?
• Оцените уровень опасности в вашем месте.
• Нужна ли вам любая поддержка или помощь?
• Нужно ли вам техническое сопровождение (помощь с оснащением, подключением программ и т.д.)
• Сколько часов в день вы можете работать?
• Планируете ли вы возвращаться назад?

Подобный опрос можно проводить раз в месяц или выбрать другой период.

Географию пребывания можно также попросить отметить в карточках сотрудников. Тогда они добавляться в отчет географии команды – сможете отслеживать, как она менялась во время войны, или создать карту пребывания команды.

Фиксировать отработанное время на ремоуте

Если у вас есть доступ к учету времени, затраченного на проектах (в PeopleForce – модуль PeopleTime), используйте его для тайм-трекинга. Представьте, что вся ваша команда перешла на удаленный график во время войны и может работать только периодически в течение суток, а то и несколько часов в неделю. Воображать и не приходится, так есть на самом деле? Это сейчас обширная ситуация. Главное – объяснить участникам коллектива, что они могут проверять свое время, проведенное на проектах.

Назначьте на работника конкретные задачи и перераспределите цели

Если задач пока еще немного, и у вас не будет шанса обсудить каждую, просто разбросайте их на работников. Тогда человек сможет четко заходить в систему и видеть, что необходимо именно от него. Если ваша команда также занимается волонтерством, задачи удобно распределять именно таким образом, чтобы один волонтер занимался одной ситуацией, и не возникало путаницы.

Отдельно укажем об OKR. Ввиду того, что не все могут работать по 8 часов и 5 дней в неделю, цели и ключевые результаты смещаются, некоторые перестают быть важными, а некоторые - наоборот требуют внимания. Поэтому, если у вас есть доступ к HRM, уделите время постановке корректных OKR для команды на ближайшие времена. Это поможет добиться кратковременных целей эффективнее и придаст уверенности команде.

Вам также может быть интересна статья: Как украинские бизнесы работают во время войны?

Просмотрите предложения, представленные командой

Внимательно присмотритесь к возможности подавать предложения от команды к руководству (у PeopleForce – функция Сделайте предложение PeopleForce). Если вы лично не успеваете продумать нюансы в работе, или членам команды что-то необходимо, через эту функцию удобно сообщать о своей идее.

Разработайте и добавьте новые типы отсутствий

С помощью HRM-системы удобно добавлять типы отсутствий, выбирая которые работники смогут передать команде текущее положение вещей и ситуацию вокруг.

Например, во время войны может случиться такое, что член команды не будет чувствовать себя в безопасности, но пока не сможет работать. Пригласив выходной из-за определенного типа отсутствия - скажем, вы назовете его "Опасность" - сотрудник покажет, что сегодня команде нужно следить за ним и узнавать о стабильности ситуации. А во-вторых, он сможет не переживать, что придется чем-то подкреплять свое отсутствие. Или тратить реальные времена отпуска.

Также можно создать тип отсутствия, который будет означать переезд, необходимость оформить документы или другое. Позвольте своим сотрудникам выделить на это время.

Позвольте команде создавать кейсы при возникновении проблемы

Кейс-менеджмент – это хорошая возможность быстро и удобно выявлять и решать проблемы, возникающие в коллективе при смене работы компании, или перестройки самого процесса работы. Также если ваши сотрудники активно переезжают или меняют свои функции, у них могут возникать проблемы, которые будут нуждаться в оперативном вмешательстве.

Используйте кейсы (в PeopleForce – модуль PeopleDesk, доступный в бета-версии для клиентов), которые могут создать сами сотрудники. В окне кейса они описывают свою проблему, связанную с любым процессом в компании – финансами, вопросами к HR, вопросами релокейта и т.д. HR-менеджер получает доступ ко всем кейсам и назначает того, кто может решить проблему. Далее человек, на который назначен кейс, общается с заказчиком напрямую. Когда проблема разрешается, кейс закрывается.

Настройте рекрутинг и карьерный сайт, чтобы не потерять важные вакансии или предложения

Да, соглашаемся, что многие из-за войны потеряли работу. Но многие вынуждены искать, а, в свою очередь, многие компании сейчас наоборот предлагают вакансии для помощи переселенцам, беженцам или тем, кого уволили. Если вы один из таких бизнесов, или просто не хотите тратить бесценное время на то, чтобы настроить свой рекрутинг на десятку разных сайтов поиска работы, используйте HRM, чтобы быстро унифицировать поиск кандидатов через единую систему.

Также можно разработать и выложить свой карьерный сайт. На нем можно разместить объявление о том, что вы ищете всех, кто заинтересован работать во время войны. Или – помогать бесплатно. Или – поддерживаете украинцев, и хотите предложить им работу. Карьерный сайт – это большие возможности кратко и ясно проявить позицию по найму.

Расскажите нам, как еще вы используете HRM-систему, чтобы помогать своим коллегам и бизнесу в трудные времена? Какие преимущества вам это дает? Если вы хотите располагать описанными лайфхаками, выбирайте подписку на PeopleForce. И не забудьте о нашем блоге, где мы даем много полезной информации для компаний во время войны.