Indicador clave de rendimiento (KPI)

¿Qué es un indicador clave de rendimiento (KPI)?

¿Cómo sabemos que vamos por buen camino para alcanzar nuestros objetivos? Verificando los valores de los KPI - Indicadores Clave de Rendimiento.

Qué es un indicador clave de rendimiento - Definición de KPI

Los KPI, Indicadores Clave de Rendimiento, son métricas tanto financieras como no financieras que ayudan a evaluar el desempeño de las actividades en curso. Su valor, medido a lo largo de un periodo de tiempo determinado y expresado en cifras, permite saber si se ha alcanzado el objetivo establecido. Aplicamos los KPI a muchas áreas del negocio, como el marketing, las ventas, la gestión de recursos humanos y los procesos de manufactura.

¿Por qué son importantes los KPI?

Establecer objetivos es sólo la mitad de la historia. Supervisar eficazmente el proceso para alcanzarlos es igual de importante. Los KPI son las cifras específicas que se seleccionan entre el ruido de los demás datos. Proporcionan una forma rápida de conocer y evaluar el estado actual de un objetivo determinado, facilitando la priorización de actividades y la toma de decisiones.

Tipos de KPI

Existen diferentes KPI para cada industria, y podemos utilizarlos para medir el rendimiento de diversas actividades. Podemos clasificarlos, por ejemplo, en estratégicos y operativos. Los KPI estratégicos suelen ser indicadores para medir objetivos a largo plazo, como los ingresos de una empresa a lo largo de un año. Los KPI operativos se centran en el rendimiento y en los procesos y se miden en periodos más cortos, como el rendimiento mensual de las ventas de un departamento. Otra clasificación es la distinción entre KPI financieros y no financieros. La norma ISO 22400 especifica cómo definir y utilizar los KPI.

Los empleados de un equipo pueden utilizar distintos KPI para determinar si alcanzarán sus objetivos personales. Sin embargo, hay algunas características comunes que tienen todos los tipos de KPI.

• Los KPI siempre deben estar relacionados con objetivos establecidos previamente.

• Los KPI deben ser claros y específicos para poder evaluar el proceso de alcance del objetivo rápidamente.

• El valor de los KPI debe ser cuantificable y medible.

• Los KPI deben tener una duración definida, es decir, que el logro del objetivo se mida en un plazo determinado.

• No se puede medir el logro del objetivo utilizando KPI que se excluyan entre sí.

Cómo establecer los KPI para su equipo y su empresa

No existe un conjunto de KPI "único y correcto" que pueda aplicarse a todas las empresas y a todos los equipos. La definición de los KPI depende estrictamente de los objetivos que se deseen alcanzar.

A continuación, hemos recopilado algunas de las mejores prácticas para facilitar la selección de KPI que correspondan a las necesidades del equipo y de la empresa.

• Establecer objetivos estratégicos para toda la empresa, objetivos de equipo y objetivos personales para cada empleado. Los objetivos secundarios deben ayudar a alcanzar los objetivos principales de la empresa.

• Para medir cada objetivo, se debe elegir un KPI que cumpla con los principios de ser medible, objetivo, no contradecir otros indicadores y fácil de calcular y explicar.

• El número de indicadores que miden el objetivo no puede ser demasiado elevado, como su nombre indica: deben ser los indicadores “clave”.

• Los KPI deben corresponder a la fase de desarrollo de la empresa y al sector en el que opera.

• Los indicadores deben tener estándares específicos para un periodo determinado, por lo que se apunta a un resultado X en un tiempo Y. Los estándares deben ser precisos para evitar situaciones de manipulación de resultados.

• Los estándares de los indicadores deben actualizarse periódicamente para motivar al equipo a lograr mejores resultados. Los estándares siempre deben estar relacionados con la fase de desarrollo de la empresa.

• Seleccionar indicadores que reflejen los resultados de los esfuerzos realizados.

• Los miembros del equipo deben ser introducidos en la metodología de los KPI: deben conocer sus métricas y ser capaces de hacer el seguimiento de los KPI.

¿Cuáles son las ventajas de utilizar un software de KPI?

Los KPI representan una excelente metodología para apoyar la gestión estratégica de la empresa. Una vez que hayas elegido las métricas adecuadas para tus objetivos, vale la pena considerar cómo hacer un seguimiento eficaz. Y aquí es donde el software adecuado viene al rescate. Puede ser una aplicación independiente creada sólo para medir los KPI o un módulo dentro del sistema HRM que empleas en el que se puedan consultar las visualizaciones de datos, filtrar los datos y analizar los KPI.

Un software de seguimiento de KPI:

• permite acceder rápidamente a los resultados de diferentes periodos;

• permite filtrar los KPI de toda la empresa por los propietarios (miembros del equipo) o por tipos de KPI;

• permite hacer un seguimiento eficaz del proceso para el alcance de un objetivo

• ayuda a comprender el proceso e identificar problemas para aplicar medidas correctivas;

• permite al departamento de RRHH gestionar el desempeño de los empleados y responder más rápidamente ante una disminución del mismo.

Además, la recolección de datos en un sistema o herramienta ayuda a planificar estrategias para periodos futuros, permite realizar análisis exhaustivos y mejora el trabajo del departamento de RRHH al automatizar actividades repetitivas.

KPI: Resumen

Una vez establecidos los objetivos y seleccionados los KPI correspondientes, sólo queda trabajar con eficacia y hacer mediciones. Supervisar los KPI con regularidad te dará acceso a datos estratégicos, siempre actualizados, te facilitará la toma de decisiones y aumentará el desempeño y la motivación del equipo. Permitirán al departamento de RRHH gestionar el desempeño de cada empleado y reaccionar si parece que el logro de los objetivos está en riesgo.