Jak upewnić się, że jesteśmy na dobrej drodze do zrealizowania celu? Sprawdzając wartości KPI – kluczowych wskaźników efektywności.
KPI, z ang. Key Performance Indicators, czyli kluczowe wskaźniki efektywności, to wszystkie finansowe i niefinansowe mierniki, które pomagają ocenić skuteczność prowadzonych działań. Ich wartość zmierzona w danym okresie czasu i wyrażona liczbowo, jest informacją zwrotną, czy udało się zrealizować wyznaczony cel. KPI mają zastosowanie w wielu obszarach działalności biznesowej, m.in. w marketingu, sprzedaży, zarządzaniu zasobami ludzkimi, czy w procesach produkcyjnych.
Samo wyznaczenie celów, to zaledwie połowa sukcesu. Nie mniej ważne jest skutecznie monitorowanie postępów w ich osiąganiu. Wskaźniki KPI to konkretne dane liczbowe, wyłowione z szumu pozostałych danych. Pozwalają szybko poznać i ocenić aktualny stan realizacji danego celu, ułatwiają priorytetyzację działań i podejmowanie decyzji.
KPI są odmienne dla każdej branży i służą do mierzenia efektywności różnorodnych działań. Możemy je np. podzielić na strategiczne (są to najczęściej wskaźniki mierzące długofalowe cele, np. przychód firmy w okresie roku) i operacyjne (wskaźniki koncentrujące się na wydajności i procesach, mierzące je w krótszych okresach, np. miesięczny wynik sprzedaży danego działu). Innym podziałem jest rozróżnienie na KPI finansowe i niefinansowe. Sposoby definiowania i wykorzystywania KPI określa norma ISO 22400.
W ramach jednego zespołu pracownicy mogą posługiwać się różnymi KPI, by określić, czy ich cele personalne są realizowane. Są jednak pewne cechy wspólne, którymi odznaczają się wszystkie rodzaje KPI.
KPI zawsze powinny odnosić się do postawionych wcześniej celów.
KPI muszą być jednoznacznie i konkretnie sformułowane, by z ich użyciem szybko można było dokonać oceny procesu realizacji celu.
Wartość KPI musi dać się wyrazić liczbowo, tzn. muszą być mierzalne.
KPI muszą być ograniczone w czasie, tzn. że realizację celu mierzymy w konkretnym przedziale czasowym.
Nie można mierzyć realizacji celu, używając wykluczających się KPI.
Nie ma jednego słusznego zestawu wskaźników KPI, który znajdzie zastosowanie w każdej firmie i w każdym zespole. Ustalenie KPI wynika ściśle z celów, które mają zostać zrealizowane.
Zebraliśmy poniżej kilka dobrych praktyk, które ułatwiają dobór KPI do potrzeb zespołu i firmy.
Wyznacz cele strategiczne dla całej firmy, cele dla zespołów oraz cele osobiste poszczególnych pracowników. Pomniejsze cele powinny prowadzić do zrealizowania głównych celów firmy.
Do mierzenia każdego celu dobierz wskaźnik KPI zgodnie z zasadą, że ma on być mierzalny, obiektywny, nie kolidujący z innymi wskaźnikami, przejrzysty (łatwy do obliczenia i wytłumaczenia).
Liczba wskaźników mierzących cel nie może być zbyt duża, jak nazwa wskazuje – mają być kluczowe.
Wskaźniki KPI powinny być dostosowane do etapu rozwoju firmy i branży, w której firma działa.
Wskaźniki muszą mieć określone normy na dany okres, tzn. dążymy do wyniku X w ciągu Y czasu. Normy muszą być precyzyjne, aby uniknąć sytuacji manipulowania wynikiem.
Normy wskaźników powinny być uaktualniane co pewien czas, aby motywować zespół do osiągania lepszych wyników. Normy zawsze powinny odnosić się do etapu rozwoju firmy.
Dobieramy takie wskaźniki, na których wynik mamy faktycznie wpływ, tzn. takie, które odzwierciedlą efekty naszych starań.
Wszyscy członkowie zespołu powinni zostać zaznajomieni z metodologią KPI, znać swoje metryki i umieć je śledzić.
KPI to metodologia, która świetnie wspiera strategiczne zarządzanie firmą. Kiedy już dobierzesz odpowiednie wskaźniki do swoich celów, warto się zastanowić, jak je wszystkie skutecznie śledzić. I tu z pomocą przychodzi odpowiednie oprogramowanie. Może być to osobna aplikacja, stworzona tylko na potrzeby mierzenia KPI albo moduł w systemie HRM, gdzie możesz sprawdzać dane, filtrować je i analizować.
Oprogramowanie do monitorowania KPI:
pozwala szybko uzyskać dostęp do wyników z różnych okresów;
pozwala filtrować KPI całej firmy, według właścicieli (członków zespołu) lub według typów KPI;
pozwala sprawnie prześledzić proces realizacji celu;
pomaga lepiej zrozumieć przebieg procesów, identyfikować problemy, by wdrażać działania naprawcze;
pozwala działowi HR lepiej zarządzać wydajnością pracowników oraz szybciej reagować na spadki wydajności.
Ponadto, zbieranie danych w jednym systemie czy narzędziu, ułatwia planowanie strategii na kolejne okresy, umożliwia przeprowadzenie szerokich analiz i – co najważniejsze – usprawnia pracę działu HR, dzięki zautomatyzowaniu powtarzalnych czynności.
Kiedy cele są ustalone, a wskaźniki KPI odpowiednio dobrane – pozostaje tylko wydajnie działać i… mierzyć, mierzyć, mierzyć. Regularnie monitorowane KPI zapewnią Ci dostęp do zawsze aktualnych strategicznych danych, ułatwią Ci podejmowanie decyzji, zwiększą efektywność i motywację zespołu. Dział HR będzie mógł dzięki nim lepiej zarządzać wydajnością poszczególnych pracowników i odpowiednio reagować, jeśli uzna, że realizacja celów jest zagrożona.