KPI: що це і як розрахувати

Що таке KPI

KPI (англ. key performance indicator, ключовий показник ефективності) — це вимірюваний показник, який показує, наскільки компанія, команда або працівник наближаються до поставленої мети за певний період. Наприклад, KPI відділу продажів може бути місячна виручка, а KPI рекрутера — середній час закриття вакансії.

Сама по собі мета ще не показує, чи рухається команда в правильному напрямку. KPI перетворюють мету на конкретні цифри, які можна регулярно перевіряти, порівнювати з планом і вчасно коригувати роботу.

Як розрахувати KPI: формула

Базова формула показує відсоток виконання плану:

Виконання KPI = фактичний результат / плановий показник × 100%

Наприклад, план продажів на місяць 500 000 грн, а фактична виручка 450 000 грн. Виконання KPI: 450 000 / 500 000 × 100% = 90%.

Якщо для показника кращим є менше значення (час відповіді клієнту, вартість залучення), формулу перевертають: плановий показник / фактичний результат × 100%.

Коли працівник або команда мають кілька KPI, рахують загальне виконання з урахуванням ваги кожного показника. Сума ваг дорівнює 100%:

Приклади KPI

Формули найпоширеніших HR-показників:

• Рівень плинності = кількість звільнених за період / середня чисельність працівників × 100%.
• Вартість найму = (внутрішні + зовнішні витрати на рекрутинг) / кількість найнятих.
• eNPS = % промоутерів − % критиків.
• Час найму = кількість днів від першого контакту з кандидатом до прийняття ним офера.

Види KPI

• Стратегічні й операційні. Стратегічні KPI вимірюють довгострокові цілі компанії, наприклад річну виручку. Операційні стежать за процесами в коротших періодах, наприклад за щомісячними продажами відділу.
• Фінансові й нефінансові. Фінансові KPI пов'язані з грошима (виручка, маржа, витрати), нефінансові вимірюють якість процесів, клієнтів і команди (задоволеність, плинність, швидкість).
• Випереджальні й запізнювальні. Запізнювальні KPI показують результат, якого вже досягнуто (виручка за квартал). Випереджальні сигналізують про майбутній результат (кількість зустрічей із клієнтами), тому допомагають втрутитися вчасно.
• Рівні KPI. Показники ставлять для всієї компанії, підрозділу, команди або окремого працівника, і нижчі рівні мають працювати на цілі вищих.

Як встановити KPI

• Почніть з мети. Кожен KPI має бути прив'язаний до конкретної цілі компанії, команди чи працівника.
• Обирайте кілька ключових показників. Три-п'ять KPI на людину або команду достатньо: якщо показників забагато, вони перестають бути ключовими.
• Робіть показники вимірними і прив'язаними до часу. Формула «досягти результату X до дати Y» не залишає місця для різних трактувань.
• Перевірте, що KPI не суперечать один одному. Наприклад, жорсткий план за кількістю дзвінків може погіршити якість розмов із клієнтами.
• Переглядайте план регулярно. Планові значення мають відповідати етапу розвитку компанії і ринку.
• Пояснюйте методологію команді. Працівник має знати свої KPI, розуміти формулу і бачити прогрес.

KPI для працівників

KPI для працівників допомагають перетворити цілі команди на особисту відповідальність, але погано налаштовані показники можуть знизити мотивацію. Як поставити KPI для співробітників, пов'язати їх із премією і не зламати командну роботу, ми детально розібрали окремо. Результати KPI також зручно використовувати як основу для оцінки ефективності.

KPI і OKR: у чому різниця

KPI показують, чи стабільно працює компанія або процес: вони тримають рівень. OKR (цілі та ключові результати) задають амбітну зміну, якої команда хоче досягти за квартал. Тому компанії часто поєднують OKR і KPI: OKR задають зростання, а KPI контролюють базові показники.

У PeopleForce KPI ведуть у модулі Perform через відстеження KPI. Показник можна поставити на рівні компанії, підрозділу, локації, відділу або конкретного працівника, обрати метрику (відсотки, число чи сума у валюті) і задати план на кожен місяць. Система порівнює результат із планом і показує, чи KPI в нормі. А для амбітних цілей у тому ж модулі є управління OKR.