Ключовий показник ефективності (KPI)

Як переконатися, що ми перебуваємо на шляху до досягнення мети? Перевірте значення KPIs — ключових показників ефективності.

Що таке ключовий показник ефективності — визначення KPI

KPI, або ключові показники ефективності, — це всі фінансові та нефінансові показники, які допомагають оцінити ефективність поточної діяльності. Їхнє значення, виміряне за певний період часу та виражене в цифрах, є зворотним зв'язком про те, чи була досягнута поставлена мета. Ми застосовуємо KPI в багатьох сферах бізнесу, включно з маркетингом, продажами, управлінням персоналом і виробничими процесами.

Чому KPI важливі?

Сама по собі постановка цілей — це тільки половина справи. Ефективний моніторинг прогресу в їх досягненні не менш важливий. KPI — це конкретні цифри, виділені з повноти інших даних. Вони дають змогу швидко дізнатися й оцінити поточний стан конкретної мети, що полегшує визначення пріоритетів і ухвалення рішень.

Види KPI

Для кожної галузі існують свої KPI, і ми можемо використовувати їх для вимірювання ефективності різних видів діяльності. Вони підлягають класифікації, наприклад, як стратегічні та операційні. Стратегічні KPI зазвичай є показниками для вимірювання довгострокових цілей, наприклад, виручки компанії за рік. Оперативні KPI зосереджені на продуктивності та процесах і вимірюють їх за коротші періоди часу, наприклад, щомісячні показники продажів відділу. Іншою класифікацією є відмінність між фінансовими та нефінансовими KPI. Стандарт ISO:22400 визначає, як визначати та використовувати KPI.

Співробітники в команді можуть використовувати різні KPI для визначення того, чи досягнуть вони своїх особистих цілей. Однак є деякі загальні характеристики, які притаманні всім типам KPI.

• KPI завжди повинні бути пов'язані з раніше поставленими цілями.

• KPI мають бути чіткими та конкретними, щоб за їх допомогою можна було швидко оцінити процес досягнення мети.

• Значення KPI має бути кількісним і вимірним.

• KPI мають бути прив'язані до часу, тобто досягнення мети вимірюється в конкретні терміни.

• Не можна вимірювати досягнення мети за допомогою KPI, які виключають один одного.

Як встановити KPI для вашої компанії

Не існує "єдиного і правильного" набору KPI, який був би застосовний до кожної компанії і кожної команди. Постановка KPI строго залежить від цілей, яких необхідно досягти.

Нижче ми зібрали кілька найкращих практик, які полегшують вибір KPI відповідно до потреб вашої команди та компанії.

• Встановіть стратегічні цілі всієї компанії, цілі команди та особисті цілі окремих співробітників. Підцілі мають сприяти досягненню основних цілей компанії.

• Для вимірювання кожної мети виберіть KPI відповідно до принципу: він має бути вимірним, об'єктивним, не суперечити іншим показникам, легко розраховуватися і пояснюватися.

• Кількість показників, що вимірюють мету, не може бути надто великою, як випливає з назви — вони мають бути ключовими.

• KPI мають відповідати етапу розвитку компанії та галузі, в якій вона працює.

• Індикатори повинні мати конкретні стандарти на певний період, тож ми прагнемо до результату X через Y часу. Стандарти мають бути точними, щоб уникнути ситуацій маніпулювання результатом.

• Стандарти показників мають періодично оновлюватися, щоб мотивувати команду на досягнення кращих результатів. Стандарти завжди мають співвідноситися з етапом розвитку компанії.

• Обирайте показники, які відображатимуть результати закладених зусиль.

• Члени команди мають бути ознайомлені з методологією KPI — тобто, знати свої показники та вміти відстежувати KPI.

Які переваги використання програм для постановки KPI?

KPI — це методологія, яка чудово підходить для підтримки стратегічного управління бізнесом. Після того як ви вибрали правильні показники для своїх цілей, варто подумати про те, як ефективно їх відстежувати. І тут на допомогу приходить правильне програмне забезпечення. Це може бути окремий застосунок, створений лише для вимірювання KPI, або модуль у вашій HRM-системі, де ви можете перевіряти візуалізацію даних, фільтрувати дані та аналізувати KPI.

Програмне забезпечення для моніторингу KPI:

• забезпечує швидкий доступ до результатів за різні періоди;

• дозволяє фільтрувати KPI всієї компанії за власниками (членами команди) або за типами KPI;

• дає змогу ефективно відстежувати процес досягнення мети;

• допомагає зрозуміти процес і виявити проблеми для реалізації коригувальних дій;

• дає змогу HR-відділу управляти ефективністю співробітників і швидше реагувати на зниження показників.

Крім того, збір даних у системі або інструменті допомагає планувати стратегії на майбутні періоди, дає змогу проводити великий аналіз і покращує роботу HR-відділу завдяки автоматизації повторюваних дій.

Підсумок

Після того як ви поставили цілі та підібрали KPI, залишається тільки ефективно працювати і вимірювати їх. Регулярний моніторинг KPI дасть вам доступ до завжди актуальних стратегічних даних, полегшить ухвалення рішень, підвищить ефективність і мотивацію вашої команди. Вони дадуть змогу вашому відділу кадрів керувати ефективністю кожного співробітника і реагувати, якщо виявиться, що досягнення цілей перебуває під загрозою.