¿Qué es la métrica de tiempo para contratar?

La métrica del tiempo hasta la contratación mide el número de días entre el primer contacto con un candidato, como la recepción de su solicitud o la realización de una entrevista telefónica inicial, y el momento en que aceptan una oferta de trabajo.

Esta métrica muestra qué tan eficientemente una organización puede completar el proceso de contratación, reflejando cuán fluentes y efectivas son tanto las etapas de selección como de toma de decisiones. También es un indicador importante de la experiencia del candidato, ya que cuanto más largo sea el proceso, mayor será el riesgo de que candidatos calificados opten por una oferta de la competencia.

Cómo calcular el tiempo hasta la contratación

El valor de tiempo para contratar se expresa en días y se calcula mediante la siguiente fórmula:

Tiempo para contratar = fecha de aceptación de la oferta – fecha del primer contacto con el candidato

El "primer contacto" generalmente se define como alguna de las siguientes fechas, por ejemplo:

el día en que se recibe la solicitud en el sistema ATS;
el día de la primera entrevista telefónica;
el día en que se envía la primera invitación a la entrevista.

En la práctica, al analizar los resultados a nivel de organización o departamento, el tiempo medio de contratación se usa con mayor frecuencia:

Tiempo medio de contratación = número total de días para todas las contrataciones completadas ÷ número de ofertas aceptadas

Por ejemplo, si un candidato aplica el 4 de abril y acepta la oferta el 20 de abril, el tiempo hasta la contratación es de 16 días naturales. Si otras tres contrataciones en el mismo mes tardan 24, 25 y 17 días respectivamente, el tiempo promedio hasta la contratación sería (16 + 24 + 25 + 17) ÷ 4 = 20,5 días naturales.

¿Cómo se compara esto con los referentes del mercado? Según los datos de StandOutCV (diciembre de 2024), el tiempo medio para contratar en el Reino Unido es de poco menos de cinco semanas. Las organizaciones gubernamentales y del sector público tardan más en contratar (alrededor de seis semanas), mientras que la industria HoReCa llena sus puestos más rápido (en menos de cuatro semanas).

¿Tiempo medio para contratar o mediana?

Al igual que con otras métricas basadas en el tiempo, cuando su conjunto de datos incluye valores extremos, por ejemplo, una contratación que tarda 8 días y otra 70, suele ser mejor utilizar la mediana en lugar de la media aritmética. La mediana proporciona una imagen más precisa del tiempo típico para contratar, ya que no se ve distorsionada por valores extremos.

Usar la mediana es especialmente útil cuando:

Los procesos de selección se están llevando a cabo en paralelo para puestos muy diferentes (por ejemplo, un puesto junior y un puesto de nivel directivo);
algunos procesos de selección fueron interrumpidos o prolongados artificialmente;
quieres entender la duración típica de contratación sin el ruido causado por valores atípicos.

¿Cuál es la diferencia entre tiempo para contratar y tiempo para cubrir la vacante?

El tiempo para contratar y las métricas de time-to-fill metric a menudo se usan indistintamente, pero en realidad se refieren a diferentes partes del proceso de reclutamiento.

Tiempo para cubrir muestra cuánto tarda todo el proceso, desde la decisión de abrir un puesto hasta la preparación y publicación del anuncio de empleo, así como la espera de que lleguen las primeras candidaturas.
Tiempo para contratar, por otro lado, mide la eficiencia de la fase de selección, desde que un candidato entra en el embudo de reclutamiento hasta que acepta la oferta.

Por ejemplo, supongamos que la Empresa XYZ publicó una oferta de trabajo el 1 de abril, recibió la primera solicitud el 8 de abril y la oferta fue aceptada el 24 de abril. En este caso, el tiempo para cubrir la vacante es de 23 días, mientras que el tiempo para contratar es de 16 días.

Ambas métricas son valiosas, pero responden a diferentes preguntas. El tiempo para cubrir una vacante refleja el costo total de tiempo de tener una posición abierta, mientras que el tiempo hasta la contratación muestra qué tan eficazmente opera el equipo de reclutamiento una vez que un candidato se une al proceso.

¿Qué influye en la métrica de tiempo para contratar?

Los principales factores que influyen en el tiempo para contratar son:

Número y estructura de las etapas de reclutamiento – cuantos más pasos tenga un proceso de selección, más tiempo permanecerá un candidato en el embudo. Si varias etapas sirven a propósitos de verificación similares, puede ser conveniente consolidarlas o cambiar su orden.
Claridad de los criterios y velocidad en la toma de decisiones – los retrasos suelen ocurrir después de las entrevistas, cuando las decisiones finales necesitan acordarse. Cuando todo el equipo de contratación utiliza los mismos criterios de evaluación y conoce el plazo esperado para ofrecer retroalimentación, el proceso mantiene un ritmo constante.
Ajuste del candidato en el embudo de contratación – una descripción del puesto vaga o canales de publicidad mal elegidos pueden generar una avalancha de candidaturas que no cumplen con los requisitos del puesto. Dado que revisar estas candidaturas lleva tiempo y retrasa las entrevistas con candidatos calificados, es recomendable revisar periódicamente la eficacia de tus canales de captación. Esto te ayuda a enfocar tus esfuerzos y presupuesto en las fuentes que atraen los perfiles más adecuados, no solo el mayor volumen de aplicaciones.
Competitividad de la oferta – información incompleta o poco clara sobre las condiciones laborales, el modelo de trabajo o la fecha de inicio suele generar preguntas adicionales y negociaciones prolongadas al final del proceso de selección. Una publicación bien preparada que incluya todos los detalles clave elimina barreras para la decisión y permite a los candidatos evaluar su idoneidad desde el principio. Para hacerlo aún más eficaz, puedes comparar tu oferta con listados competidores en la misma industria antes de publicar.
Enfoque en la toma de decisiones dentro de la organización – involucrar a demasiadas personas en la evaluación del candidato suele causar cambios en el cronograma y revisitas innecesarias a temas ya discutidos. La situación empeora cuando los roles no están claramente definidos. Es mejor designar a una persona responsable de la decisión final, apoyada por algunos asesores especializados. Este enfoque acorta la ruta de aprobación y reduce el riesgo de cuellos de botella.
Características del puesto y condiciones del mercado – la duración del proceso de reclutamiento depende en gran medida del nivel de especialización y de las realidades del mercado. Para roles de nivel experto, donde la competencia por talento es fuerte, la selección suele requerir evaluaciones más profundas y más entrevistas. Los factores estacionales también influyen, como la disponibilidad limitada de participantes, cargas de trabajo mayores en proyectos o períodos de vacaciones. Planificar teniendo en cuenta estas variables ayuda a prevenir retrasos innecesarios.
Comunicación con los candidatos – contacto lento entre etapas, falta de información sobre los próximos pasos o incertidumbre sobre el estado del proceso de selección pueden reducir el interés y aumentar el riesgo de perder candidatos. Incluso un mensaje breve que confirme que una decisión está en proceso mejora la experiencia y mantiene alta la motivación. Una comunicación constante y predecible es una forma sencilla de reducir abandonos y acortar el proceso en general.
Flujo de trabajo y herramientas utilizadas – una comunicación dispersa, agendar entrevistas manualmente o la falta de un espacio compartido para rastrear el progreso de los candidatos ralentiza cada etapa. Es útil establecer reglas claras para compartir información y utilizar sistemas ATS integrados que apoyen la automatización y agilicen la coordinación.

¿Por qué es importante la métrica del tiempo para contratar?

Un proceso de selección más largo de lo habitual no indica automáticamente ineficiencia. A veces simplemente refleja la necesidad de una evaluación más profunda de las competencias de los candidatos o la naturaleza específica de un puesto. El problema surge cuando la demora no tiene una razón válida y resulta en cambio de problemas organizacionales como largos periodos entre etapas, decisiones lentas o una coordinación débil dentro del equipo de contratación.

En tales casos, la organización enfrenta varios riesgos y pérdidas:

Financiero – cada día que una posición permanece sin cubrirse significa pérdida de productividad, retraso en proyectos, cargas de trabajo más pesadas para otros miembros del equipo y, en última instancia, menores ingresos.
Reputacional – la satisfacción de los candidatos disminuye y aumenta la probabilidad de que aparezcan reseñas negativas del empleador en línea.

Irónicamente, un proceso de selección prolongado también puede disminuir la calidad de las decisiones de contratación, ya que la creciente presión para cubrir la vacante puede llevar a decisiones precipitadas. Contratar a un empleado mal seleccionado a menudo resulta en rotación y otra ronda de contratación, y cada día de retraso añade costos adicionales.

Si tu tiempo para contratar está aumentando en comparación con períodos anteriores o se desvía de lo habitual para un puesto determinado sin una razón clara, esa es una señal de posibles cuellos de botella. En ese caso, vale la pena analizar las etapas individuales de reclutamiento, la rapidez en la toma de decisiones y la calidad de las solicitudes entrantes para identificar la causa del retraso y restaurar la predictibilidad del proceso.

Cómo supervisar el tiempo de contratación en su organización

Rastrear el tiempo para contratar de manera efectiva requiere poner en marcha algunas mejores prácticas:

Mantén tus datos en un solo sistema. La información dispersa en correos electrónicos, hojas de cálculo o notas personales dificulta el análisis. Utiliza automatización y genera informes sin recopilación manual de datos.
Mide regularmente y compara tendencias. El tiempo hasta la contratación debe calcularse de forma periódica, como mensualmente o trimestralmente. Compara los resultados entre períodos para roles seleccionados y utiliza referencias del sector para identificar cambios a lo largo del tiempo.
Segmenta tus datos. Promediar el tiempo hasta la contratación para toda la organización puede ocultar problemas subyacentes. Analiza la métrica por separado para diferentes tipos de trabajos y departamentos para detectar dónde ocurren los mayores retrasos.
Haz un seguimiento del tiempo entre etapas. Mide los intervalos entre pasos específicos del proceso de reclutamiento para identificar cuáles necesitan optimización.
Utiliza otras métricas de RRHH para contextualizar. El tiempo hasta la contratación funciona mejor cuando se visualiza junto con indicadores complementarios, como:
- la tasa de aceptación de ofertas, que muestra si el ritmo de reclutamiento afecta las decisiones finales de los candidatos;
- la tasa de desistimiento después de la entrevista, que indica cuándo los candidatos pierden interés;
- la conversión de fuentes, que ayuda a evaluar si las solicitudes entrantes cumplen con los requisitos del puesto;
- calidad de la contratación, que confirma que un reclutamiento más rápido no compromete la calidad de la contratación.
Comparte datos con tu equipo. Un panel compartido o resúmenes regulares ayudan a crear conciencia y responsabilidad sobre el progreso del reclutamiento. Cuando los reclutadores ven que sus tiempos de retroalimentación son más largos que los de otros en el equipo, pueden reaccionar rápidamente y hacer ajustes.

El seguimiento constante del tiempo hasta la contratación te ayudará no solo a acortar el proceso de reclutamiento, sino también a mejorar la calidad general de las decisiones de contratación.