Метрика час до найму

Що таке метрика «час до найму»?

Показник часу до найму вимірює кількість днів між першим контактом із кандидатом, таким як отримання їхньої заявки або проведення початкового телефонного інтерв'ю, і моментом, коли вони приймають пропозицію роботи.

Цей показник демонструє, наскільки ефективно організація може завершити процес найму, відображаючи наскільки плавно та ефективно проходять етапи відбору та прийняття рішень. Це також важливий індикатор досвіду кандидата, оскільки чим довше триває процес, тим вищий ризик, що кваліфіковані кандидати оберуть пропозицію конкурента.

Як обчислити час найму

Значення часу до найму виражається в днях і обчислюється за допомогою такої формули:

Час до найму = дата прийняття пропозиції – дата першого контакту з кандидатом

«Перший контакт» зазвичай визначається одним із наступних дат, наприклад:

• день, коли заявка отримана у системі ATS;
• день первинного телефонного обстеження;
• день відправлення першого запрошення на співбесіду.

На практиці, при аналізі результатів на рівні організації чи відділу, найбільш часто використовують середній час до найму:

Середній час до найму = загальна кількість днів для всіх завершених наймів ÷ кількість прийнятих пропозицій

Наприклад, якщо кандидат подає заявку 4 квітня і приймає пропозицію 20 квітня, час до найму становить 16 календарних днів. Якщо ще три рекрутування в тому ж місяці займають відповідно 24, 25 і 17 днів, середній час до найму становитиме (16 + 24 + 25 + 17) ÷ 4 = 20,5 календарних днів.

Як це порівнюється з ринковими показниками? За даними StandOutCV (грудень 2024), середній час до прийняття на роботу у Великій Британії становить трохи менше п’яти тижнів. Урядові та публічні організації найдовше шукають кандидатів (близько шести тижнів), тоді як галузь HoReCa заповнює вакансії найшвидше (менше ніж за чотири тижні).

Середній час на найм або медіана?

Як і з іншими метриками, що базуються на часі, коли ваш набір даних містить викиди, наприклад, один набір рекрутингу триває 8 днів, а інший — 70, частіше за все краще використовувати медіану, а не арифметичне середньо.

Використання медіани особливо корисне, коли:

• процеси набору персоналу проходять одночасно для дуже різних посад (наприклад, початкова посада та посада вищого керівництва);
• деякі процеси набору були перервані або штучно подовжені;
• ви хочете зрозуміти типовий час найму без шуму, спричиненого винятками.

Яка різниця між time-to-hire і time-to-fill?

Час до найму і час заповнення вакансії часто використовуються як взаємозамінні, але насправді вони стосуються різних етапів процесу найму.

• Час до заповнення показує, скільки триває весь процес, починаючи від рішення відкрити вакансію і до часу, необхідного для підготовки та розміщення оголошення про роботу, а також очікування перших заявок.
• Час до найму, з іншого боку, вимірює ефективність етапу відбору, час від моменту входу кандидата у рекрутингову воронку до його прийняття пропозиції.

Наприклад, візьмемо, що компанія XYZ опублікувала вакансію 1 квітня, отримала перший відгук 8 квітня, а пропозицію було прийнято 24 квітня. У цьому випадку час від запиту до заповнення становить 23 дні, а час від запиту до найму — 16 днів.

Обидві метрики є цінними, але вони відповідають на різні запитання. Time-to-fill відображає загальні часові витрати на відкриття посади, тоді як time-to-hire показує, наскільки ефективно команда з підбору персоналу працює, коли кандидат приєднується до процесу.

Що впливає на показник часу до найму?

Основні фактори, що формують значення часу до найму, включають:

• Кількість і структура етапів рекрутингу — що більше кроків має процес найму, то довше кандидат перебуває у воронці. Якщо кілька етапів виконують схожі функції перевірки, варто розглянути їх об’єднання або зміну порядку.
• Чіткість критеріїв і швидкість ухвалення рішень — затримки найчастіше виникають після співбесід, коли потрібно узгодити фінальні рішення. Коли всі учасники найму користуються однаковими критеріями оцінювання та знають очікувані строки надання фідбеку, процес зберігає стабільний темп.
• Відповідність кандидатів у рекрутинговій воронці — нечіткий опис вакансії або неправильно підібрані канали реклами можуть призвести до потоку нерелевантних заявок. Їхній скринінг займає час і затримує інтерв’ю з кваліфікованими кандидатами. Тому варто регулярно переглядати ефективність джерел залучення, фокусуючи зусилля й бюджет на каналах, які приносять найкращу відповідність, а не просто найбільшу кількість відгуків.
• Конкурентоспроможність оферу — неповна або нечітка інформація про умови роботи, формат зайнятості чи дату старту часто призводить до додаткових запитань і затяжних переговорів наприкінці процесу. Добре підготовлене оголошення з усіма ключовими деталями знімає бар’єри для рішень і дає змогу кандидатам одразу оцінити відповідність. Для більшої ефективності варто порівняти свою пропозицію з конкуруючими вакансіями в тій самій галузі перед публікацією.
• Підхід до ухвалення рішень в організації — залучення надто великої кількості людей до оцінювання кандидатів часто призводить до змін у розкладі та повторного обговорення вже вирішених питань. Ситуація ускладнюється, коли ролі чітко не визначені. Краще призначити одну відповідальну особу за фінальне рішення, за підтримки кількох експертів. Це скорочує шлях погодження та зменшує ризик «вузьких місць».
• Характеристики ролі та ринкові умови — тривалість рекрутингу значною мірою залежить від рівня спеціалізації та ситуації на ринку. Для експертних ролей із високою конкуренцією за таланти зазвичай потрібна глибша оцінка та більше інтерв’ю. Також впливають сезонні чинники — обмежена доступність учасників, пікові навантаження на проєкти або періоди відпусток. Урахування цих змінних у плануванні допомагає уникати зайвих затримок.
• Комунікація з кандидатами — повільний контакт між етапами, відсутність інформації про наступні кроки або невизначеність щодо статусу процесу знижують залученість і підвищують ризик втрати кандидатів. Навіть коротке повідомлення про те, що рішення перебуває в процесі, покращує досвід і підтримує мотивацію. Послідовна та передбачувана комунікація — простий спосіб зменшити відсів і скоротити загальну тривалість процесу.
• Воркфлоу та використовувані інструменти — розрізнена комунікація, ручне планування інтерв’ю або відсутність спільного простору для відстеження прогресу кандидатів уповільнюють кожен етап. Допомагає встановлення чітких правил обміну інформацією та використання інтегрованих ATS-систем, які підтримують автоматизацію й спрощують координацію.

Чому метрика часу до найму є важливою?

Більш тривалий, ніж зазвичай, процес рекрутингу не означає автоматично неефективність. Іноді він просто відображає необхідність більш глибокої оцінки компетентностей кандидатів або специфічної природи посади. Проблема виникає, коли затримка не має вагомої причини і зумовлена організаційними проблемами, такими як довгі перерви між етапами, повільне прийняття рішень або слабка координація в команді з підбору персоналу.

У такому випадку організація стикається з кількома ризиками та втратами:

Іронічно, тривала процедура відбору також може знизити якість прийняття рішень щодо найму, оскільки зростаючий тиск заповнити вакантну позицію може призвести до поспішних рішень. Найм погано підібраного працівника часто призводить до плинності кадрів та ще одного етапу пошуку, і кожен день затримки додає додаткові витрати.

Якщо ваш час найму збільшується у порівнянні з попередніми періодами або відхиляється від стандарту для даної посади без чіткої причини, це ознака потенційних вузьких місць. У такому разі варто проаналізувати окремі етапи найму, швидкість прийняття рішень та якість вхідних заявок, щоб визначити причину затримки та відновити передбачуваність процесу.

Як контролювати час найму у вашій організації

Ефективне відстеження часу до найму вимагає впровадження кількох найкращих практик:

1. Зберігайте свої дані в одній системі. Розрізнена інформація в електронних листах, таблицях або особистих примітках ускладнює аналіз. Використовуйте автоматизацію та генеруйте звіти без ручного збору даних.
2. Регулярно вимірюйте та порівнюйте тренди. Час до найму слід підраховувати на регулярній основі, наприклад, щомісячно або щоквартально. Порівнюйте результати за періодами для обраних ролей та використовуйте галузеві бенчмарки для виявлення змін з часом.
3. Сегментуйте свої дані. Середній час до найму для всієї організації може приховувати внутрішні проблеми. Аналізуйте цей показник окремо для різних типів посад і відділів, щоб виявити, де виникають найбільші затримки.
4. Відстежуйте час між етапами. Вимірюйте інтервали між конкретними етапами рекрутингу, щоб визначити, які з них потребують оптимізації.
5. Використовуйте інші HR-метрики для контексту. Час до найму працює найкраще, коли його дивляться у зв’язку з додатковими показниками, такими як:
   • рівень прийняття пропозицій, який показує, чи впливає швидкість рекрутингу на остаточне рішення кандидатів;
   • рівень відмов від інтерв’ю, що сигналізує про втрату інтересу кандидатів;
   • конверсія джерел, яка допомагає оцінити, чи відповідають вхідні заявки вимогам ролі;
   • якість найму, яка підтверджує, що швидкий рекрутинг не йде на шкоду якості працевлаштування.
6. Діліться даними з командою. Спільна панель або регулярні підсумки допомагають підвищити рівень поінформованості та відповідальності за прогрес у рекрутингу. Коли рекрутери бачать, що їхній час зворотного зв’язку довший, ніж у інших у команді, вони можуть швидко реагувати і вносити корективи.

Послідовний моніторинг часу до найму допоможе вам не лише скоротити процес найму, але й покращити загальну якість прийняття кадрових рішень.