Что такое неформальное общение на рабочем месте?

Неформальное общение на рабочем месте касается спонтанного обмена информацией и взаимодействиями между членами организации, которые происходят рядом или дополняют официальные каналы, процедуры и документацию.

Как отмечают исследователи Майкл А. Хитт, С. Чет Миллер и Адриен Колелла, неформальные системы коммуникации часто служат ценным источником информации для работников и способствуют укреплению солидарности и коллегиальных отношений в команде.

В чем разница между формальным и неформальным общением?

Официальное общение на рабочем месте передает информацию, связанную с деятельностью компании, через установленные иерархии и процедуры. Оно является структурированным, задокументированным и контролируемым.

Неформальное общение, с другой стороны, основано на отношениях, доверии и свободе выражать свое мнение. Оно возникает там, где сотрудники имеют возможность для прямого общения – в офисе, во время онлайн-встреч, за обедом или при совместной работе над проектами.

Вот основные различия между двумя типами общения:

Формальная коммуникация	Неформальная коммуникация
Планируется и проводится по расписанию, напр., еженедельные статус-встречи департамента с заранее подготовленной повесткой.	Спонтанная, обусловленная срочными потребностями или инициативами, напр., обсуждение новой проектной идеи при случайной встрече в кухне или во время импровизированного видеозвонка.
Структурированная и регулярная, имеет определённый формат, частоту и процесс, напр., квартальные отчёты об эффективности по стандартизированным шаблонам и метрикам оценки.	Неструктурированная и нерегулярная, возникает по мере необходимости, напр., быстрое общение с коллегой из другого отдела о потенциальной возможности сотрудничества.
Документируется, оставляет след в официальных документах, письмах или системах, напр., официальный e-mail от HR с подробным описанием новых корпоративных политик и требованием подтверждения.	Официально не документируется, происходит вне формальных каналов, напр., личное сообщение в мессенджере.
Следует иерархии и процедурам, движется согласно структуре организации, напр., менеджер передаёт обновления команде.	Основывается на отношениях и доверии; передача информации не зависит от должности, напр., младший разработчик непринуждённо обращается к старшему инженеру за советом вне формальной программы наставничества.
Часто контролируется и архивируется, может быть проверена, напр., протокол заседания правления.	Трудно контролируется, но существенно влияет на моральное состояние и атмосферу в команде, напр., неформальные разговоры о возможных повышениях.
Используется для передачи официальной информации, такой как решения, организационные изменения или инструкции, напр., объявление об обновлении политики отпусков.	Поддерживает отношения и организационную культуру, укрепляя связи, доверие и ускоряя обмен информацией, напр., разговоры за чашкой кофе о новых идеях.

Виды неформального общения на рабочем месте

В хорошо функционирующей команде неформальное общение может принимать множество форм:

Маленькие разговоры

Маленькая беседа — это короткая, неформальная беседа на нерабочие темы — например, о погоде, планах на выходные или любимом кофе. Эти беседы особенно важны во время адаптации, когда новый сотрудник еще «учится» команде и пытается найти свое место в новой среде.

Разговор в коридоре

Беседы в коридоре также короткие и спонтанные, но сосредоточены на рабочих вопросах. Они позволяют быстро обмениваться идеями, информацией или обратной связью без структуры формальных встреч. В отличие от light talk, они сосредоточены на вопросах бизнеса, таких как проекты, цели или обновления задач.

В режиме удаленной работы неформальные разговоры, которые раньше происходили спонтанно в коридорах офиса, теперь происходят с помощью цифровых инструментов – коротких видеозвонков, мгновенных сообщений или спонтанных аудиочатов в рамках платформ для совместной работы. Эти виртуальные взаимодействия выполняют ту же функцию, что и разговоры в коридорах в повседневной офисной жизни, способствуют быстрому и неформальному обмену идеями, связанными с работой. Удаленные команды часто используют инструменты, такие как Slack Huddles, чтобы стимулировать эти незапланированные, но ценные обсуждения. В отличие от запланированных встреч, эти взаимодействия сохраняют спонтанность традиционных разговоров в коридоре и отвечают потребностям распределенных команд.

Разговоры в чате и мессенджерах

Платформы для общения компании, такие как Slack или Microsoft Teams, содержат как официальные, так и неформальные обсуждения: шутки, мемы и неформальные беседы в каналах, таких как #random, #check-it-out или #no-work. Это цифровой аналог офисной соседки и играет важную роль в поддержании культуры организации – особенно в удалённых командах.

Неофициальное наставничество

Во многих организациях отношения наставник–ученик естественным образом формируются без официального назначения. Опытные сотрудники делятся своими знаниями с новичками, помогая им ориентироваться в ежедневных вызовах. Этот вид неформальной, непринужденной поддержки ускоряет адаптацию, способствует приспособлению и укрепляет культуру сотрудничества.

Мероприятия по командообразованию и неформальные активности

Мероприятия, организованные сотрудниками – такие как командные обеды, выездные мероприятия, игры или виртуальные кофейные чаты – создают отличные возможности для неформальных разговоров, знакомства и укрепления позитивных отношений. Регулярные инициативы, подобные этим, повышают вовлеченность, мотивацию и атмосферу на рабочем месте.

Преимущества неформального общения на рабочем месте

Неформальное общение может быть настоящим активом, приносящим пользу отдельным командам, а также всей организации:

Облегчает онбординг и адаптацию. Неформальные взаимодействия помогают новым сотрудникам быстрее почувствовать себя частью команды и понять неписаные правила организации.
Укрепляет взаимоотношения между сотрудниками. Непринуждённые разговоры способствуют формированию доверия, доброжелательности и чувства общности, что ведёт к лучшей командной работе и более высокой вовлечённости.
Поддерживает эффективное сотрудничество. Когда сотрудники чувствуют себя комфортно друг с другом, они чаще задают вопросы, делятся идеями и предлагают помощь. Неформальные беседы также помогают раньше выявлять потребности и проблемы.
Ускоряет обмен информацией. Неформальная коммуникация позволяет быстрее делиться идеями, вопросами и решениями.
Повышает вовлечённость. Когда рабочая атмосфера заохочує відкриті, повсякденні розмови, працівники почуваються більш цінними та поміченими – не лише як виконавці завдань, а як особистості. Такий зв’язок із колегами та менеджерами посилює мотивацію, узгодженість з цілями компанії та бажання робити внесок у спільний результат.
Усиливает организационную культуру. Неформальная коммуникация естественным образом отражает ценности и нормы компании. Именно в обычных разговорах становится понятно, как команда действительно функционирует – преобладают ли взаимное уважение, открытость и сотрудничество. Это делает культуру более аутентичной, цельной и заметной в повседневной работе.
Улучшает доступность лидерства. Неформальные разговоры помогают сократить дистанцию между руководителями и командами, способствуя открытости, доверию и более глубокому пониманию потребностей сотрудников. Они позволяют быстрее реагировать на обратную связь и повышают психологическую безопасность. Исследование Барбары А. Сыпневской, проведённое среди 215 сотрудников, показало: те, кто регулярно получал информацию напрямую от своих руководителей, сообщали о более высоком уровне удовлетворённости межличностными отношениями, компенсацией и работой в целом. Вывод? Неформальная коммуникация с лидерами не только улучшает информационные потоки — она также усиливает вовлечённость и благополучие.

Риски и вызовы неформального общения

Неформальное общение также имеет свои недостатки и влечет за собой определенные риски:

Риск дезинформации, слухов и сплетен

Неформальная информация, переданная через «сарафанное радио», часто является неточной или искаженной. Она может вызвать распространение слухов, неправильных толкований и ненужного напряжения в команде.

В «Организационном поведении» Хитт, Миллер и Колелла описывают, как Coca-Cola начала масштабную перестройку в 2000 году. Это сопровождалось ложными слухами, которые способствовали снижению морального настроя, росту текучести кадров и неудовлетворённости сотрудников. Руководству пришлось потратить значительное время на разоблачение дезинформации и восстановление доверия.

Отсутствие прозрачности и растущее ощущение исключенности

Если важная информация распространяется в основном через неформальные каналы, интроверты или удалённые сотрудники могут чувствовать себя изолированными, что может ослабить их доверие к организации и её лидерам.

Те же исследователи описывают компанию, принадлежащую глобальному конгломерату, где отсутствие официальной коммуникации вызвало слухи о массовых увольнениях. Прежде чем руководство смогло отреагировать и развеять дезинформацию, почти 50% финансовой команды уже ушли работать в другие компании.

Размытие границ между работой и личной жизнью

Частое неформальное взаимодействие может создавать давление на работников, заставляя их всегда быть «доступными», что усложняет поддержание границ между работой и личной жизнью.

Это явление, известное как цифровое присутствие, связано с давлением постоянно быть доступным на цифровых платформах, таких как электронная почта или мессенджеры, даже вне рабочих часов. Многие сотрудники чувствуют обязанность отвечать немедленно, что может привести к переутомлению, напряжённости и дисбалансу между работой и личной жизнью.

Риск непрофессионального поведения

В неформальных и спокойных ситуациях легче случаются некорректные замечания, случайные нарушения границ или неудобные взаимодействия. Это может повредить доверие и напрячь отношения. Отсутствие четких норм общения увеличивает риск недоразумений, которые могут перерасти в напряжение или конфликт, что в конечном итоге вредит рабочей атмосфере.

Улучшение коммуникации с платформой HRM

В повседневной организационной жизни существует две параллельные системы коммуникации. Первая – формальная – отображается в документах, электронных письмах и на встречах. Вторая – неформальная – происходит через кофе-брейки, сообщения в Slack и разговоры в коридоре. Организации, которые умеют сбалансировать эти системы, создают более крепкие команды, лучшую культуру и больше вовлеченности.

Хотя неформальное общение невозможно инженерно создать или формализовать, его положительное влияние на взаимоотношения и атмосферу на рабочем месте можно сознательно поддерживать. Один из инструментов, обеспечивающих это, — платформа PeopleForce HRM.

PeopleForce предлагает:

Интеграции с популярными мессенджерами (Slack, Microsoft Teams, WhatsApp, Telegram), упрощающими связь сотрудников;
Централизованная база знаний и канал новостей компании, обеспечивающие доступ к процедурам и обновлениям организации в реальном времени;
Функции командной интеграции (например, уведомления о дне рождения, профили сотрудников, организационные схемы), помогающие людям лучше узнать друг друга;
Обратная связь и инструменты признания, способствующие развитию культуры открытости и доверия.

Неформальное общение — одна из основных опор эффективного сотрудничества и вовлеченности. С помощью PeopleForce вы можете создать рабочую среду, где формальная структура сочетается с аутентичными отношениями — и коммуникация становится настоящим двигателем организационной культуры.