Workflows, быстрые действия для воронок вакансий, улучшенные OKR

В этом месяце становимся еще продуктивнее, и учимся автоматизировать все то, что можно автоматизировать. Представляем workflows в системе PeopleForce: воркфлоу позволят вам создавать автоматические цепочки задач для определенных дат и событий, которые повторяются в команде и требуют времени и ресурсов на подготовку.

Почему вашей команде необходимы воркфлоу?

• Экономия времени и ресурсов не только HR-сотрудников, но и всей команды, которая будет планово готовиться к событию или дате, без лишних задержек и перегрузок.

• Всем и любым процессам в компании уделяется внимание, исключается шанс что-то или кого-то пропустить или забыть.

• Участники воркфлоу выбираются в системе очень гибко - вы можете создать процесс, в котором будут участвовать только QA разработчики из Одессы на частичной занятости, которые были наняты на работу в промежуток между 1.01.2022 и 10.01.2022, и добавлять еще более узкие воронки.

О воркфлоу, их пользе для команд, и других обновлениях - знакомьтесь в новом релизе месяца.

Workflows

Один из важнейших шагов вперед для любителей автоматизации HR функций. Воркфлоу позволят вам автоматизировать процессы подготовки к важным датам или событиям.

Что это могут быть за события:

• Дни рождения сотрудника
• Годовщины работы
• Первый или последний день на рабочем месте
• Конец испытательного срока
• Кастомное поле, то есть любое важное событие из личной или корпоративной жизни сотрудника.

Если вы хотите раз и навсегда создать алгоритмы действий подготовки к таким событиям, воркфлоу как раз вам пригодятся. Выбираете дату триггерного события, прописываете цепочку задач, писем или вебхуков, и гибко назначаете, для кого этот воркфлоу будет автоматически задействован. Готово!

Вы можете также создавать мануальные воркфлоу, которые не зависят от даты или события, но могут быть осуществлены в компании в любое время. Например, это могут быть обучения, специализированные тренинги по безопасности, окончание срока действия справок, удостоверений, сертификатов и тому подобное. Так у вас будет прописана цепочка действий и на этот случай, которую можно будет вручную назначить на человека в определенной ситуации в личной или рабочей жизни.

О воркфлоу мы подробно описываем все, что вам нужно знать, в отдельной статье. Пожалуйста, ознакомьтесь с ней, если хотите знать о workflow больше.

Заметим, что сейчас доступ к воркфлоу необходимо запрашивать отдельно, на условиях бета-тестирования. Мы хотим сначала провести для вас демо-презентацию и показать абсолютно все возможности функционала, чтобы вместе понять, каким образом воркфлоу лучше всего подойдут под запросы вашей команды.

Напишите нам в поддержку для того, чтобы мы активировали пользование этой функцией для вас, если заинтересованы попробовать настройку автоматизированных процессов. Свяжитесь с нами: support@peopleforce.io.

Сайдбар и изменения на главном экране

Улучшаем пользовательский опыт: сайдбар со всеми доступными пользователю функциями теперь можно свернуть и развернуть. Такая функция позволит индивидуально подходить к использованию системы каждым сотрудником в команде. Нажимайте кнопку Свернуть/Развернуть внизу сайдбара и выбирайте, как вам удобнее. Очередное приятное обновление от наших UI/UX гуру, которое позволяет делать дашборд компактным, как в обычной, так и в мобильной версии.

Таким образом, теперь ваш главный экран системы:

• Получает большую функциональность
• Всегда располагается по центру и фиксирован, что является преимуществом для любителей больших экранов
• Максимально минималистичный и удобный

Но и это еще не все. Понимая, как важно иметь пространство, которое помогает строить связь между компанией и сотрудниками, мы добавили загрузку собственного баннера компании на главном экране системы. Добавьте больше персонализации в ваше собственное рабочее пространство, и при необходимости меняйте его быстро и удобно.

Если хотите такую фишку себе, заходите в Общие настройки - Персонализация - Включить изображение обложки сотрудника и загружайте свое изображение. Здесь же можно разрешить сотруднику загружать свое собственное изображение на главный экран функцией Разрешить сотрудникам загружать свои фотографии обложки. Все возможное - для вашей персонификации и добавления корпоративной нотки в систему.

Быстрые действия для вакансий

Нечто особенное для наших любимых рекрутеров, чтобы они не переутомлялись и могли обрабатывать вакансии качественно. Поскольку бывает трудно закрывать большое количество задач быстро и безошибочно, а также вести большое количество кандидатов одновременно, теперь в воронках вакансий можно быстро выбрать нескольких кандидатов для выполнения быстрых операций в системе.

Например, для переноса двух и более людей на другую стадию воронки. Для этого выделите всех необходимых кандидатов, или всех, кто присутствует на данном этапе, и нажмите Продвинуть. Выбирайте этап - и наслаждайтесь работой в два клика. Нас поймут рекрутеры, у которых более десяти открытых вакансий и по десять человек на каждом этапе. Здесь важна скорость и только скорость.

Также можете выбрать Отклонить, чтобы отсеять кандидата и указать причину. Ну и жмите Удалить, если вдруг возникла ошибка и нужно удалить кандидатов из этой воронки или др.

Изменения в OKR

OKR просто вдохновили нас в этот раз на масштабные изменения (наверное, подгоняют закрывать собственные цели в преддверии праздников :)). В этом разделе произошло несколько обновлений:

Назначайте OKR на команды

Teams теперь доступны среди выбора назначений. Почему это удобно?

• Если над проектом или конкретной задачей работают люди из разных департаментов или только определенные лица, удобно создать из них команду в системе, и перейти в Цели, чтобы назначить созданную команду на выполнение целей.
• Это поможет отслеживать блокеры, которые мешают достижению цели, коммуникацию и ее прогресс, и видеть, справляются ли конкретные команды со своими задачами.
• Это разгрузит работу ответственного за цель, который будет иметь больше инструментов для ее закрытия, и сможет наблюдать за командами.

Сразу обратите внимание на то, что создание цели теперь открывается как поп-ап, а не как отдельный экран, и вы можете создать еще одну цель прямо отсюда, нажав Создать больше внизу поп-апа.

Добавляйте ключевые результаты сразу из цели

После создания цели вам станет доступно окно, где можно сразу добавить ключевые результаты.

Назначайте ключевые результаты на конкретных людей

При создании ключевого результата, его можно назначить на конкретного сотрудника.

Почему это важно?

Потому что цель может быть назначена на команду, но вот ключевой показатель - уже на конкретного участника из команды. Чтобы иметь полную картину того, кто за какие показатели в командах отвечает, используйте эту функцию - следите за тем, соответствует ли работа участников в команде потребностям компании. Возможно, на данном этапе вы заметите блокер, или один из коллег по команде не будет закрывать свои ключевые показатели. Все это система отметит, а вы сможете проанализировать.

Так сотрудник станет ответственным за данный показатель.

Человек, на которого назначили ключевой показатель, сможет обновлять по нему прогресс, который будет отображаться в прогрессе цели в реальном времени.

Документы в виде ссылки

Не все хотят загружать и прикреплять документы в системе, поэтому почему бы не сделать возможность добавлять их как ссылку на ресурс? Мы тоже об этом подумали и позаботились о таком выборе. Теперь во вкладке Документы в профиле сотрудника выбирайте, откуда хотите загрузить файл:

• Ссылка на файл или шаблон
• Из Dropbox
• Figma
• Google Drive
• One Drive
• Сторонний ресурс

Другие, но не менее важные обновления

• Теперь при создании встречи 1-on-1 можно выбирать продолжительность этой встречи. Доступные в системе слоты: 15, 30 или 60 минут. Интеграция с Google Calendar будет полностью соответствовать выбранному вами времени.

• Случалось, что на встречах 1-on-1 вы хотели расшарить экран сотруднику, но при этом рисковали показать приватные заметки? С новым переключателем Скрыть приватные пункты вы можете скрыть их и обсуждать остальные Пункты для обсуждения и Пункты плана действий без стресса. Такая же функция касается распечаток - включите ее, и смело жмите Распечатать без рисков показать приватную информацию.

• При получении нового ответа по открытому кейсу в модуле PeopleDesk, сотрудник, на которого назначен кейс, получит эмейл-оповещение.

Хотите поделиться с нами впечатлениями об обновлении месяца? Пишите на почту, или в социальные сети, где мы с удовольствием будем рады вашей обратной связи.

Если вас интересует практическое применение обновлений для своих команд, бронируйте демо-презентацию, где на персональной встрече наш менеджер ответит на ваши вопросы по конкретным случаям.

Планируйте тестовый период системы PeopleForce, знакомьтесь с нашими прошлыми обновлениями в блоге, а также следите за новыми релизами в Библиотеке PeopleForce.