Gestión de licencias

La gestión de licencias es la forma en que una empresa define las reglas, aprueba los pedidos, registra y analiza todos los tipos de ausencia: vacaciones, licencia por enfermedad, licencias por maternidad y paternidad, licencias sin goce de sueldo, días por estudio, francos compensatorios y todo lo que agregue la ley o el convenio. Son tres cosas a la vez: la política (quién tiene derecho a qué), el proceso (cómo una solicitud se convierte en una ausencia aprobada) y el registro (cuál es el saldo y qué informar a liquidación).

Parece pura administración hasta que los números dejan de cerrar. Los días devengados y no tomados son una deuda de la empresa, una ausencia sin registrar es un riesgo ante una inspección, y un líder que no sabe quién falta la semana que viene tiene un problema de cobertura.

Qué tiene que definir la política

• Derecho y devengamiento. Cuántos días corresponden a cada grupo, si se otorgan por adelantado o se acumulan, y desde qué fecha corre el año: una fecha fija o la de ingreso de cada persona.
• Unidad de medida. Días u horas. Los medios días y las licencias por horas necesitan una regla de redondeo antes del primer reclamo, no después.
• Días corridos o hábiles. Las vacaciones en Argentina se cuentan en días corridos, pero otras licencias no funcionan igual.
• Paga o sin goce de sueldo. Y quién cubre el ingreso: el empleador, la seguridad social o nadie, como en la licencia sin goce de sueldo.
• Plazos y límites. Con cuánta anticipación se pide, cuántos días seguidos se pueden tomar y en qué períodos no se otorgan licencias.
• Circuito de aprobación. Solo el líder, el líder y RR. HH., o distinto según la duración. Sin un aprobador suplente, todo se frena cada vez que esa persona está de vacaciones.
• Arrastre y pago al egreso. Cuántos días pasan al período siguiente, hasta cuándo se pueden usar y qué se paga cuando alguien se va.

Cómo funciona en Argentina

Las vacaciones se calculan por antigüedad (art. 150 LCT): 14 días corridos hasta 5 años, 21 días de 5 a 10, 28 días de 10 a 20 y 35 días con más de 20 años. Para el período completo hay que haber trabajado al menos la mitad de los días hábiles del año; si no, corresponde un día de descanso cada veinte trabajados. El otorgamiento va entre el 1 de octubre y el 30 de abril, con aviso por escrito al menos 45 días antes, y el pago se hace al inicio de la licencia (art. 155), no en la fecha habitual de sueldo.

Dos puntos donde se rompe el registro con más frecuencia. Primero, las vacaciones son de goce obligatorio y no se compensan en dinero mientras el vínculo está vigente: solo al terminar el contrato se paga la parte proporcional. Segundo, las licencias por enfermedad inculpable tienen su propio régimen (art. 208): 3 meses pagos con hasta 5 años de antigüedad y 6 meses por encima de esa marca, y el doble cuando hay cargas de familia. A esto se suman las licencias especiales del art. 158 y todo lo que el convenio colectivo agregue por actividad, así que conviene revisar el CCT junto con las normas laborales vigentes.

Por qué la planilla deja de alcanzar

Llevar las licencias en una planilla funciona hasta unas veinte personas. Después los errores se repiten siempre igual: los saldos se desfasan por cálculos manuales, quien ingresó a mitad de año recibe el período completo, un cambio de antigüedad no se refleja en los días que corresponden, las aprobaciones quedan en cadenas de correo imposibles de encontrar en una inspección y nadie nota que un equipo entero pidió la misma semana.

También está el lado humano. Las personas que nunca toman licencia no están más comprometidas: suelen estar más cerca del agotamiento y de la renuncia, y eso aparece primero en los datos de ausentismo.

Números que vale la pena reportar

Saldo y pasivo: días devengados, tomados y pendientes por equipo, valuados al costo salarial actual. Uso: qué porcentaje de los días que corresponden se toma realmente, un dato que dice más sobre la cultura que una encuesta de clima. Tasa de ausentismo: ausencias no previstas sobre días programados, por equipo y por temporada. Tiempo de aprobación: cuánto espera una solicitud sin respuesta. Y concentración de días pendientes: si un equipo acumula el triple que el resto, es una señal de falta de gente.

Gestión de licencias en PeopleForce

La gestión de licencias de PeopleForce se organiza alrededor de políticas por tipo de ausencia, así que cada decisión de la lista anterior se vuelve una configuración y no una costumbre. En la política defines si el tiempo se lleva en días u horas, si la ausencia se cuenta en días hábiles o corridos, si es paga, sin goce de sueldo o trabajada y paga, desde qué fecha arranca el período (una fecha fija o la de ingreso), cómo se redondean los saldos, los plazos mínimo y máximo de aviso, un límite de saldo para pedidos de último momento y si una solicitud puede retirarse y hasta cuándo. Las políticas primero quedan como borrador, después se publican y se versionan, así que cambiar las reglas el año que viene no reescribe el historial del año pasado.

El saldo de cada persona vive como un ciclo con saldo inicial, devengamientos, ajustes, arrastre y días asignados, y cada movimiento queda en un historial que explica por qué cambió el número. Las solicitudes siguen el circuito definido en la política, con aprobadores suplentes cuando alguien no está, y se ven en el calendario compartido junto con los feriados de cada ubicación. Las ausencias aprobadas pasan a la planilla horaria separadas en horas pagas y no pagas, listas para exportar a liquidación; cada persona consulta su propio saldo en su perfil en lugar de preguntarle a RR. HH., y analítica de RR. HH. muestra saldos, pasivo y ausentismo por equipo.