Оплата лікарняного

Оплата лікарняного — це виплата, яку працівник отримує за дні, пропущені через хворобу або травму, замість звичайної зарплати. Її визначають три параметри: хто платить (роботодавець, Пенсійний фонд чи обидва), який відсоток заробітку компенсують і за скільки днів.

Саме право бути відсутнім і оплата цієї відсутності — різні речі. Підстава для відсутності — це лікарняний, а оплата рахується окремо і може не збігатися з повним окладом навіть за повністю законної відсутності.

Як це працює в Україні

Схема виплати поділена між роботодавцем і державою:

• Перші 5 днів тимчасової непрацездатності оплачує роботодавець власним коштом.
• З шостого дня виплачується допомога по тимчасовій непрацездатності за рахунок Пенсійного фонду.
• Розмір залежить від страхового стажу: до 3 років — 50% середньої зарплати, від 3 до 5 років — 60%, від 5 до 8 років — 70%, понад 8 років — 100%.
• Для окремих категорій працівників законодавство встановлює 100% незалежно від стажу.
• Розрахунок ведеться від середньоденної зарплати за розрахунковий період, а не від окладу поточного місяця.

Електронний лікарняний змінив процес, але не прибрав облік

Паперових довідок уже немає: листок непрацездатності формується в Електронному реєстрі листків непрацездатності, і роботодавець бачить його в кабінеті страхувальника. Це зняло питання з підробками й термінами подання, але не зняло питання внутрішнього обліку. Компанії все одно потрібно знати, скільки днів хвороби вже було в кожного працівника цьогоріч, як це лягає на графік команди й чим відрізняється від оплачуваної відпустки.

Де найчастіше ламається процес

Проблема зазвичай не в нормах, а в тому, як компанія з ними працює.

• Дані про дні хвороби доходять до розрахунку зарплати із запізненням, і місяць закривається з неправильною сумою.
• Відсоток за стажем рахують вручну в таблиці, а помилку знаходить сам працівник.
• Ніхто не бачить картини по управлінню відсутностями загалом, тому повторювані короткі лікарняні в одному відділі помічають надто пізно.
• Правила компанії не зафіксовані в довіднику працівника, тому кожен випадок обговорюють заново.

Як вести облік лікарняних у PeopleForce

У модулі обліку відсутностей Core HR хвороба налаштовується як окрема політика: оплачувана чи ні, з підрахунком у робочих або календарних днях і з обовʼязковим вкладенням, щоб підтверджувальний документ зберігався в самій заявці, а не в чаті. Заявка йде на керівника, а якщо погоджувач сам відсутній, ланцюжок заміщення передає її наступному відповідальному. Баланси й історія відсутностей кожного працівника зберігаються в одному місці.

Далі бібліотека звітів показує відсутності за відділами, локаціями й періодами з вивантаженням у XLSX або CSV для бухгалтерії. Замість щомісячної реконструкції даних розрахунок стає рутинною операцією.