Payroll (пейрол): нарахування заробітної плати

Нарахування заробітної плати, або payroll, це весь процес розрахунку й виплати того, що компанія винна кожній людині за період: нарахована сума, утримання й податки, сума на карту і документи, які підтверджують кожну цифру. Він не закінчується переказом, а закінчується тоді, коли податки сплачені, звітність подана, а людина розуміє, з чого склалася сума.

Це один із небагатьох HR-процесів, який оцінюють бінарно: або правильно й вчасно, або ні. Похибка в 2% у прогнозі продажів це шум. Похибка в 2% у зарплаті це кілька десятків людей, яким заплатили не те, і стільки ж неприємних розмов в один ранок.

Від нарахованого до суми на карту

Кожен розрахунковий період повторює той самий ланцюжок для кожного працівника.

• Оклад або тарифна ставка за трудовим договором, для погодинних працівників помножена на відпрацьовані години.
• Змінна частина: премії, бонуси, доплати за нічні зміни та понаднормові.
• Коригування на відсутності: відпустка без збереження зарплати, лікарняні, компенсація за невикористані дні оплачуваної відпустки.
• Утримання із працівника: ПДФО 18%, військовий збір 5%, а також аліменти чи виконавчі провадження, якщо вони є.
• Витрати роботодавця: ЄСВ 22% нараховується понад суму зарплати і ніколи не видно працівникові, але саме через нього брутто-зарплата і реальна вартість співробітника це різні цифри.
• Сума до виплати. Саме розрив між брутто й нетто породжує більшість питань до бухгалтерії.

Зарплатний цикл

Цикл має частоту, дату відсічки, після якої дані заморожені, і дату виплати. В Україні частота не є вільним вибором: стаття 115 КЗпП зобовʼязує платити не рідше двох разів на місяць з інтервалом не більше шістнадцяти календарних днів, звідси звична схема аванс плюс основна виплата. Дата відсічки це те, що недооцінюють найчастіше: підвищення, затверджене на два дні пізніше, не зсуває дату виплати, а переходить у наступний місяць як перерахунок. Тому, хто прийшов або звільнився всередині періоду, сума рахується пропорційно, а те, що не може чекати наступного циклу, наприклад розрахунок при звільненні, проводиться позациклово.

Хто володіє даними

Пейрол стоїть на межі між HR і бухгалтерією, і саме на цій межі живуть помилки. HR володіє подіями: прийом, звільнення, зміна посади, перегляд окладу, відсутності. Бухгалтерія володіє розрахунком, звітністю й платежем. Проблеми починаються, коли кожен бік веде власний список людей і ставок, і за кілька місяців списки розійдуться. Це лікується не зустрічами зі звірки, а однією системою, де подія фіксується один раз, а розрахунок бере дані з неї.

Своїми силами, на аутсорсі чи через провайдера на країну

Невеликі компанії в одній юрисдикції зазвичай рахують самі. Зі зростанням штату або з появою другої країни більшість переходить до провайдера, бо локальні правила щодо внесків, мінімальної зарплати й звітності змінюються частіше, ніж встигає внутрішня команда. Компанії, які наймають у кількох країнах, часто мають провайдера на кожну країну плюс HR-аутсорсинг, і платять за цю зручність розірваними даними. Робота з незалежними підрядниками взагалі йде поза пейролом, через акти й рахунки, але все одно має зійтися в тому самому бюджеті.

Де пейрол ламається

• Зміни, подані після дати відсічки. Найчастіша причина перерахунку.
• Незафіксовані відсутності й понаднормові. Якщо облік робочого часу і заявки на відпустку живуть окремо від розрахунку, хтось переносить їх руками, а саме там губляться цифри.
• Кілька валют без зафіксованого курсу. Курс має належати розрахунку, а не дню, коли хтось відкрив таблицю.
• Відсутній слід погоджень. Коли ніхто не може сказати, хто затвердив розрахунок, кожна суперечка перетворюється на розслідування.

Payroll в Україні: що вимагає закон

Зарплату виплачують не рідше двох разів на місяць з інтервалом не більше шістнадцяти календарних днів і не пізніше семи днів після закінчення періоду, за який її нараховано (ст. 115 КЗпП). Про кожну виплату працівник отримує розрахунковий листок зі складовими зарплати та утриманнями (ст. 110 КЗпП), а при звільненні всі суми виплачують у день звільнення (ст. 116 КЗпП). Нарахування, утримання та ЄСВ роботодавець відображає в податковому розрахунку, який подає до ДПС.

Пейрол у PeopleForce

Модуль Payroll готує дані для нарахування зарплати з одного джерела: оклади й підвищення з Core HR, затверджені години з Time, відсутності та бонуси. Зарплатні цикли можуть бути щотижневими, раз на два тижні, двічі на місяць або щомісячними, а правила визначають, хто до них належить: юрособа, локація, відділ чи тип зайнятості. У кожному розрахунку зарплата перераховується пропорційно при прийомі, підвищенні чи звільненні всередині періоду, а кожен рядок показує різницю з попереднім розрахунком до затвердження. Виплати в іншій валюті перераховуються за курсом НБУ, ЄЦБ, NBP або Банку Англії, який фіксується під час затвердження (багатовалютний payroll).

Перевірені суми брутто потрапляють до бухгалтерії або в облікову систему через експорт у Excel чи CSV або через API, і вже там рахуються ПДФО, військовий збір, ЄСВ і сума до виплати. Готові розрахункові листки завантажують у PeopleForce одним PDF: PeopleForce ділить його на сторінки, прив'язує кожну до працівника і надсилає на підпис (розсилка розрахункових листків).

Часті запитання

Що таке payroll простими словами?

Payroll (пейрол) — це процес нарахування та виплати зарплати: компанія рахує нараховану суму для кожного працівника, утримує податки, перераховує суму до виплати, сплачує внески й подає звітність.

Чим payroll відрізняється від бухгалтерії?

Payroll — це частина обліку, пов'язана лише з оплатою праці. Бухгалтерія веде весь фінансовий облік компанії. Для пейролу потрібні дані HR про прийом, звільнення, оклади й відсутності, тому він стоїть на межі між HR і бухгалтерією.

Як часто треба виплачувати зарплату в Україні?

Не рідше двох разів на місяць з інтервалом не більше шістнадцяти календарних днів. Тому в більшості компаній є аванс і основна виплата.

Хто займається payroll у компанії?

Зазвичай бухгалтер з розрахунку заробітної плати або payroll-спеціаліст. У великих компаніях і групах з кількома юрособами це окрема команда або зовнішній провайдер, а HR відповідає за дані, з яких рахується зарплата.