Liquidación de sueldos

La liquidación de sueldos, también llamada nómina o payroll, es el proceso completo de calcular y pagar lo que la empresa le debe a cada persona por un período: sueldo bruto, descuentos, aportes y contribuciones, el neto que llega a la cuenta y los registros que respaldan cada cifra. No termina en la transferencia. Termina cuando los aportes están declarados y cada persona tiene un recibo que explica el número.

Es uno de los pocos procesos de RR. HH. que se juzga de forma binaria: o está bien y a tiempo, o no lo está. Un error del 2% en un pronóstico de ventas es ruido. Un error del 2% en la liquidación son decenas de personas con el sueldo mal pagado y la misma cantidad de conversaciones incómodas, casi siempre la misma mañana.

Del bruto al neto

Cada corrida reconstruye la misma cadena para cada persona de la lista.

• Sueldo básico de convenio o de contrato, o la tarifa por hora de los empleados por hora multiplicada por las horas registradas.
• Conceptos variables: comisiones, bonos, presentismo, adicionales por turno y horas extra.
• Ajustes por ausencias: licencias sin goce de sueldo, días de enfermedad, días de licencia paga que se liquidan.
• Descuentos del trabajador: jubilación, obra social, PAMI, cuota sindical cuando corresponde y el impuesto a las ganancias.
• Contribuciones patronales, que nunca aparecen en el recibo pero sí en el presupuesto. Por eso el salario bruto y el costo real del empleo son dos números distintos.
• Neto a pagar, la cifra que a la persona le importa. La diferencia entre bruto y neto genera la mayoría de las consultas a RR. HH.

El ciclo de liquidación

Un ciclo tiene una frecuencia (mensual, quincenal o semanal), una fecha de corte a partir de la cual los datos quedan congelados y una fecha de pago. En Argentina el personal mensualizado cobra dentro de los primeros cuatro días hábiles del mes siguiente, así que entre el corte y la acreditación queda una ventana muy angosta para corregir. A eso se suma el sueldo anual complementario, que se liquida en dos cuotas, en junio y en diciembre, y que conviene planificar con el mismo cuidado que una corrida normal. Quien ingresa o egresa a mitad de período se prorratea, y lo que no puede esperar al siguiente ciclo, como una liquidación final, se procesa como corrida fuera de ciclo.

Quién es dueño del dato

La liquidación vive en el límite entre RR. HH. y administración, y ahí es donde se acumulan los errores. RR. HH. es dueño de los hechos: ingresos, egresos, cambios de puesto, aumentos, ausencias. Administración es dueña del cálculo, la declaración y el pago. El problema empieza cuando cada área mantiene su propia lista de quién trabaja acá y cuánto cobra, y en unos meses las dos listas dejan de coincidir. No se arregla con más reuniones de conciliación, se arregla con un solo sistema donde el hecho se registra una vez y la liquidación lo lee de ahí.

Interna, tercerizada o un proveedor por país

Los equipos chicos de un solo país suelen liquidar internamente. Cuando crece la dotación o aparece un segundo país, la mayoría pasa a un estudio o proveedor, porque las reglas locales de aportes, salario mínimo y presentaciones cambian más seguido de lo que puede seguir un equipo interno. Las empresas que contratan en varios países terminan con un proveedor por país más un esquema de tercerización de RR. HH., y pagan esa comodidad con datos fragmentados. El trabajo con contratistas independientes queda fuera de la liquidación y se maneja por factura, aunque igual tiene que cerrar contra el mismo presupuesto.

Dónde falla la liquidación

• Cambios avisados después de la fecha de corte. La causa número uno de una corrida correctiva.
• Ausencias y horas extra sin registrar. Si el control horario y los pedidos de licencia viven fuera del insumo de la liquidación, alguien los está recargando a mano, y ahí es donde se pierden dígitos.
• Varias monedas sin tipo de cambio fijado. La cotización tiene que pertenecer a la corrida, no al día en que alguien volvió a abrir la planilla.
• Sin rastro de auditoría. Cuando nadie puede decir quién aprobó una corrida, cada reclamo se convierte en una investigación.

Liquidación de sueldos en PeopleForce

PeopleForce liquida sobre los mismos legajos que ya mantiene Core HR, así que un aumento o una ausencia aprobada llega a la corrida sin que nadie la vuelva a cargar. Cada ciclo tiene su propia regla de recurrencia y frecuencia, su moneda y su calendario de pago, y puede configurarse para pagar sueldos o para emitir facturas. Cada corrida pasa por borrador, en curso, aprobada y completada, registrando quién aprobó y quién cerró, y una corrida finalizada queda bloqueada contra ediciones silenciosas. Las posiciones se arman con sueldo básico, compensaciones adicionales y ajustes manuales, con un método de prorrateo definido para quienes trabajaron parte del período. Las corridas en moneda extranjera toman cotizaciones que se pueden bloquear para que las cifras dejen de moverse, y los reportes de liquidación y de compensaciones adicionales se exportan directo para administración. Las horas vienen de Time y las licencias de Core HR, que es justamente lo que elimina el paso de recarga manual detrás de la mayoría de las correcciones.