Liquidación de sueldos

La liquidación de sueldos, también llamada nómina o payroll, es el proceso completo de calcular y pagar lo que la empresa le debe a cada persona por un período: sueldo bruto, descuentos, aportes y contribuciones, el neto que llega a la cuenta y los registros que respaldan cada cifra. No termina en la transferencia. Termina cuando los aportes están declarados y cada persona tiene un recibo que explica el número.

Es uno de los pocos procesos de RR. HH. que se juzga de forma binaria: o está bien y a tiempo, o no lo está. Un error del 2% en un pronóstico de ventas es ruido. Un error del 2% en la liquidación son decenas de personas con el sueldo mal pagado y la misma cantidad de conversaciones incómodas, casi siempre la misma mañana.

Del bruto al neto

Cada corrida reconstruye la misma cadena para cada persona de la lista.

• Sueldo básico de convenio o de contrato, o la tarifa por hora de los empleados por hora multiplicada por las horas registradas.
• Conceptos variables: comisiones, bonos, presentismo, adicionales por turno y horas extra.
• Ajustes por ausencias: licencias sin goce de sueldo, días de enfermedad, días de licencia paga que se liquidan.
• Descuentos del trabajador: jubilación, obra social, PAMI, cuota sindical cuando corresponde y el impuesto a las ganancias.
• Contribuciones patronales, que nunca aparecen en el recibo pero sí en el presupuesto. Por eso el salario bruto y el costo real del empleo son dos números distintos.
• Neto a pagar, la cifra que a la persona le importa. La diferencia entre bruto y neto genera la mayoría de las consultas a RR. HH.

El ciclo de liquidación

Un ciclo tiene una frecuencia (mensual, quincenal o semanal), una fecha de corte a partir de la cual los datos quedan congelados y una fecha de pago. En Argentina el personal mensualizado cobra dentro de los primeros cuatro días hábiles del mes siguiente, así que entre el corte y la acreditación queda una ventana muy angosta para corregir. A eso se suma el sueldo anual complementario, que se liquida en dos cuotas, en junio y en diciembre, y que conviene planificar con el mismo cuidado que una corrida normal. Quien ingresa o egresa a mitad de período se prorratea, y lo que no puede esperar al siguiente ciclo, como una liquidación final, se procesa como corrida fuera de ciclo.

Quién es dueño del dato

La liquidación vive en el límite entre RR. HH. y administración, y ahí es donde se acumulan los errores. RR. HH. es dueño de los hechos: ingresos, egresos, cambios de puesto, aumentos, ausencias. Administración es dueña del cálculo, la declaración y el pago. El problema empieza cuando cada área mantiene su propia lista de quién trabaja acá y cuánto cobra, y en unos meses las dos listas dejan de coincidir. No se arregla con más reuniones de conciliación, se arregla con un solo sistema donde el hecho se registra una vez y la liquidación lo lee de ahí.

Interna, tercerizada o un proveedor por país

Los equipos chicos de un solo país suelen liquidar internamente. Cuando crece la dotación o aparece un segundo país, la mayoría pasa a un estudio o proveedor, porque las reglas locales de aportes, salario mínimo y presentaciones cambian más seguido de lo que puede seguir un equipo interno. Las empresas que contratan en varios países terminan con un proveedor por país más un esquema de tercerización de RR. HH., y pagan esa comodidad con datos fragmentados. El trabajo con contratistas independientes queda fuera de la liquidación y se maneja por factura, aunque igual tiene que cerrar contra el mismo presupuesto.

Dónde falla la liquidación

• Cambios avisados después de la fecha de corte. La causa número uno de una corrida correctiva.
• Ausencias y horas extra sin registrar. Si el control horario y los pedidos de licencia viven fuera del insumo de la liquidación, alguien los está recargando a mano, y ahí es donde se pierden dígitos.
• Varias monedas sin tipo de cambio fijado. La cotización tiene que pertenecer a la corrida, no al día en que alguien volvió a abrir la planilla.
• Sin rastro de auditoría. Cuando nadie puede decir quién aprobó una corrida, cada reclamo se convierte en una investigación.

Liquidación de sueldos en Argentina: qué dice la ley

La Ley de Contrato de Trabajo fija las reglas básicas: el personal mensualizado cobra como máximo el cuarto día hábil del mes siguiente (art. 128), cada pago se documenta con un recibo de sueldo con los requisitos del art. 140 y el aguinaldo se paga en dos cuotas, en junio y en diciembre. Cada mes la empresa presenta ante ARCA la declaración jurada de aportes y contribuciones (F. 931) y paga las cargas sociales.

Liquidación de sueldos en PeopleForce

El módulo Payroll prepara la nómina desde una sola fuente de datos: sueldos y aumentos de Core HR, horas aprobadas de Time, ausencias y bonos. Los ciclos de nómina pueden ser semanales, cada dos semanas, quincenales o mensuales, y sus reglas definen quién entra: entidad legal, ubicación, área o tipo de contratación. En cada ejecución el sueldo se prorratea ante un ingreso, un aumento o una baja a mitad de período, y cada línea muestra su variación frente a la ejecución anterior antes de aprobar. Los pagos acordados en otra moneda se convierten con un tipo de cambio que queda fijo al aprobar.

El bruto revisado llega a tu contador o a tu sistema de liquidación con la exportación a Excel o CSV o por API, y ese sistema calcula aportes, impuestos y neto. Los recibos que genera se suben a PeopleForce en un solo PDF: PeopleForce lo divide por página, asigna cada recibo a su empleado y lo envía a firma (distribución de recibos).

Preguntas frecuentes

¿Qué es la liquidación de sueldos?

Es el proceso de calcular lo que la empresa le paga a cada persona en un período: el sueldo bruto, los descuentos, el neto a cobrar y las contribuciones patronales, y de documentarlo con el recibo de sueldo y las declaraciones ante ARCA.

¿Cuándo se paga el sueldo en Argentina?

El personal mensualizado cobra como máximo el cuarto día hábil del mes siguiente. Quien cobra por quincena o por semana, dentro de los cuatro días hábiles posteriores al vencimiento de cada período (art. 128 LCT).

¿Cuánto se descuenta del sueldo bruto?

Los aportes obligatorios del trabajador suman el 17 %: jubilación, PAMI y obra social. A eso se pueden sumar la cuota sindical y la retención del impuesto a las ganancias si corresponde.

¿Qué diferencia hay entre la liquidación de sueldos y la liquidación final?

La liquidación de sueldos es el proceso de cada mes. La liquidación final se hace cuando termina la relación laboral e incluye los días trabajados, el aguinaldo y las vacaciones proporcionales y, si corresponde, la indemnización.