Externalización de recursos humanos (HRO)

¿Qué es la externalización de recursos humanos?

La externalización de recursos humanos (HRO, por sus siglas en inglés) se refiere al proceso de contratar a un proveedor de servicios externo para gestionar algunas o todas las funciones de recursos humanos de una organización, entre las que se pueden incluir la nómina, la administración de beneficios, el reclutamiento, la formación y el desarrollo. Externalizar los RRHH tiene como objetivo reducir costes, mejorar la eficiencia y la productividad, y acceder a una experiencia especializada que de otro modo no estaría disponible.

La externalización de RRHH puede ser un proceso exhaustivo o selectivo y es posible realizarse tanto onshore como offshore. En algunos casos, las empresas pueden externalizar todo su departamento de RRHH y, en otros, externalizar tareas o procesos específicos; todo depende de los requisitos específicos de la organización, sus recursos financieros y su capacidad legal para externalizar.

¿Cuáles son las ventajas de la externalización de recursos humanos?

Existe una serie de ventajas clave que la externalización ofrece a las empresas, independientemente de su tamaño o del sector en el que trabajen. Estas son las cinco razones principales por las que externalizar los recursos humanos puede ser útil para las empresas:

1. Ahorro de costes: permite reducir los costes asociados a la contratación y retención de un equipo interno de RRHH.
2. Acceso a conocimientos especializados: puede proporcionar acceso a experiencia especializada y recursos que no siempre están disponibles internamente.
3. Mejora de la eficiencia: ayuda a las organizaciones a agilizar sus procesos de RRHH y mejorar la eficiencia.
4. Gestión de riesgos: Los proveedores de servicios de recursos humanos suelen estar bien preparados en leyes y reglamentos laborales, por lo que permiten garantizar que las organizaciones sigan cumpliendo con estos requisitos.
5. Escalabilidad: proporciona a las organizaciones la flexibilidad necesaria para escalar sus operaciones de RRHH según se requiera.

¿Qué empresas se benefician más de la externalización de recursos humanos?

La externalización de recursos humanos puede llevarse a cabo de forma tal que beneficie a la mayoría de las empresas, no obstante, algunas se beneficiarán del concepto más que otras. Veámoslo con más detalles:

Pequeñas empresas

Es posible que las pequeñas empresas no dispongan de los recursos o de la experiencia que se requieren para gestionar todos los aspectos relacionados con los recursos humanos, como la nómina, la administración de beneficios, el cumplimiento normativo, etc. Tercerizar estas tareas a un proveedor externo resultaría más eficaz.

Empresas en expansión 

A medida que las empresas crecen, sus necesidades de recursos humanos se hacen más complejas y puede llevar tiempo mantenerse al día de las normativas y leyes que cambian frecuentemente. La externalización de RRHH proporciona acceso a conocimientos especializados y tecnología, lo que ayudaría a las empresas en crecimiento a gestionar sus RRHH de forma más eficaz.

Organizaciones con alta rotación

La alta rotación de empleados puede ser costosa y consumir mucho tiempo a las empresas. La externalización de los RRHH permite gestionar el reclutamiento, la incorporación y la retención de los empleados de forma más eficiente, lo que les ahorraría dinero a largo plazo.

Organizaciones de sectores restringidos

Algunos sectores, como el sanitario, están sujetos a exigencias normativas estrictas. Los proveedores de servicios de Recursos Humanos pueden ayudar a las empresas de estos sectores a cumplir la normativa y reducir el riesgo de multas y sanciones costosas.

¿Cuáles son las desventajas de externalizar los recursos humanos?

Si bien la subcontratación de recursos humanos puede brindar beneficios significativos, también existen algunos inconvenientes a considerar. Esto incluye:

1. Pérdida de control: la subcontratación de recursos humanos puede suponer una pérdida de control sobre procesos críticos de recursos humanos, como pueden ser el reclutamiento, el engagement de los empleados o la gestión del rendimiento.

2. Desafíos de comunicación y coordinación: la subcontratación de recursos humanos puede generar desafíos en la comunicación y coordinación entre el equipo interno y el proveedor externo.

3. Riesgos de confidencialidad y seguridad de datos: la subcontratación de recursos humanos implica compartir datos confidenciales de los empleados con un proveedor externo, lo que puede crear riesgos de seguridad de datos.

4. Imprevisibilidad de costes: aunque la subcontratación de funciones de recursos humanos puede generar ahorro, puede haber costes impredecibles asociados con la subcontratación, como tarifas por terminación de contrato o cargos por servicios inesperados.

5. Impacto negativo en la moral de los empleados: la subcontratación de recursos humanos puede afectar negativamente a la moral y la confianza de los empleados.

¿Cómo implementar la externalización de RRHH?

En primer lugar, es necesario identificar qué funciones de RRHH se desean externalizar o si conviene externalizar todo de una sola vez. Una vez identificadas las necesidades específicas, podrás buscar proveedores especializados en esas áreas. Es esencial desarrollar un acuerdo claro sobre el nivel de servicio que describa el alcance del trabajo, las responsabilidades y las expectativas entre la empresa y el proveedor de servicios, por lo que debes ser específico y transparente en tus expectativas.

La comunicación con los empleados sobre la decisión de externalizar las funciones de RRHH es esencial, ya que afectará su trabajo, así que asegúrate de que toda la información sobre la iniciativa de externalización sea fácilmente accesible. Considera los beneficios de tu plan de externalización y explícaselos a tus empleados en detalle para disipar cualquier problema de rechazo. Por último, es preciso supervisar y evaluar el acuerdo de forma continua para garantizar que satisfaga las necesidades cambiantes de la empresa.

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