Outsourcing HR

Czym jest outsourcing HR?

Outsourcing HR

Outsourcing HR (outsourcing w zarządzaniu zasobami ludzkimi, HRO) to przekazanie części lub wszystkich funkcji HR zewnętrznemu dostawcy, np. kadr i płac, rekrutacji czy szkoleń. Firma pozostaje pracodawcą i odpowiada za swoich pracowników, a dostawca realizuje uzgodnione procesy na podstawie umowy o świadczenie usług.

Jakie funkcje HR można zlecić na zewnątrz

Funkcja	Co robi dostawca
Kadry i płace	Nalicza wynagrodzenia, składki ZUS i zaliczki na podatek, prowadzi akta osobowe
Administracja kadrowa	Przygotowuje umowy, świadectwa pracy i dokumenty kadrowe
Rekrutacja	Szuka i selekcjonuje kandydatów lub prowadzi cały proces (RPO)
Szkolenia	Projektuje i prowadzi programy szkoleniowe
Doradztwo HR	Doradza w zakresie prawa pracy, regulaminów i sporów

Outsourcing HR, outsourcing i outstaffing

Outsourcing HR to jeden z rodzajów outsourcingu: dostawca przejmuje procesy HR, a nie podstawową działalność firmy. W outstaffingu czy modelu Employer of Record to dostawca staje się formalnym pracodawcą osób pracujących dla firmy. W outsourcingu HR pracownicy pozostają pracownikami firmy.

Zalety i wady outsourcingu HR

Zalety	Wady
Niższy koszt niż własny dział HR w małej firmie	Mniejsza kontrola nad procesami i jakością
Dostęp do wiedzy z zakresu kadr, płac i prawa pracy	Dane osobowe pracowników trafiają do zewnętrznej firmy
Łatwe skalowanie razem z firmą	Dłuższy czas odpowiedzi na pytania pracowników
Dział HR może skupić się na zadaniach strategicznych	Zmiana dostawcy wymaga czasu

Jak wdrożyć outsourcing HR

Wybór funkcji do przekazania, najczęściej kadr i płac.
Porównanie dostawców pod kątem doświadczenia, referencji, bezpieczeństwa danych i ceny.
Ustalenie SLA: zakres, terminy, wskaźniki jakości i osoba odpowiadająca na pytania pracowników.
Zawarcie umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych i ograniczenie dostępu dostawcy do niezbędnych danych.
Regularna ocena wyników względem SLA.

Outsourcing kadr i płac a RODO

Biuro kadrowo-płacowe przetwarza dane pracowników w imieniu firmy, dlatego art. 28 RODO wymaga zawarcia umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych. Odpowiedzialność wobec pracowników i Państwowej Inspekcji Pracy za prawidłowe prowadzenie dokumentacji pracowniczej nadal spoczywa na pracodawcy.

Outsourcing HR a PeopleForce

Wiele firm łączy własny dział HR z zewnętrznym dostawcą. W Core HR dane pracowników są w jednym miejscu, a role dostępu pozwalają udostępnić zewnętrznemu partnerowi tylko potrzebne sekcje. Rutynowe zadania, które często trafiają do outsourcingu, np. ewidencję urlopów i akceptację dokumentów, można zautomatyzować wewnątrz firmy.

Najczęstsze pytania

Dla jakich firm outsourcing HR jest opłacalny?

Dla małych firm bez działu HR, firm szybko rosnących lub wchodzących na nowe rynki, a także dużych organizacji, które chcą przekazać rutynę i skupić HR na strategii.