Procesy HR

Czym są procesy HR?

Procesy HR to szereg rozmaitych działań – od procesów rekrutacyjnych, przez zarządzanie motywacją, zarządzanie kwalifikacjami pracowników, po tworzenie kultury organizacyjnej w zespole. Zachodzą one we wszystkich działach HR, niezależnie od rodzaju i skali działalności firmy. Jeżeli wydaje się jednak, że niektóre z tych procesów są nieobecne, najprawdopodobniej nie istnieje funkcjonalny system do zarządzania nimi. Razem z rozwojem firmy eliminowanie takich luk jest szczególnie ważne, w przeciwnym razie zarządzanie zasobami ludzkimi będzie chaotyczne.

Jakie procesy HR występują w firmie?

Planowanie zatrudnienia

Planowanie może być krótkoterminowe (1 rok) i długoterminowe (3-5 lat). Z reguły firmy trzymają się planu krótkoterminowego, ponieważ planowanie zasobów ludzkich jest procesem ciągłym.

Nie jest możliwe planowanie z 10-letnim wyprzedzeniem, jaki specjalista będzie potrzebny, i w którym momencie. Pracownicy odchodzą z różnych przyczyn, np. korzystają z urlopów długoterminowych (urlop macierzyński / tacierzyński, wychowawczy, zdrowotny itp.). Sama firma też się rozwija. Otwierane są nowe działy i pojawia się pilne zapotrzebowanie na nowych specjalistów. Może też niestety zajść konieczność redukcji etatów i cięć wynagrodzeń, z uwagi na kryzys gospodarczy na rynku lokalnym, krajowym, czy światowym. Czynników wpływających na plany kadrowe jest wiele, dlatego powinny podlegać cyklicznym ocenom i modyfikacjom, nie rzadziej niż co trzy lata.

Pozyskiwanie pracowników

Na podstawie planów zatrudnienia specjaliści HR rozpoczynają poszukiwania pracowników. W pierwszej kolejności tworzą opis stanowiska i określają wymagane podstawowe umiejętności pracownika, a następnie sporządzają profil zawodowy. Gdy portret poszukiwanego specjalisty jest sporządzony, powstaje ogłoszenie o naborze.

Ogłoszenie o wakacie umieszcza się na stronach rekrutacyjnych, np. portalach pracy, w mass mediach i na portalach społecznościowych. Można skorzystać z wewnętrznego sourcingu, headhuntingu i innych metod pozyskiwania kandydatów.

W dalszej kolejności działania obejmują przeglądanie otrzymanych CV, wysyłkę informacji zwrotnych, komunikowanie się z kandydatami i zapraszanie ich na rozmowę kwalifikacyjną. Następnie płynnie przechodzi się kolejnego etapu procesu, tj. do oceny i selekcji kandydatów.

Ocena i selekcja kandydatów

Obowiązkowym etapem procesu pozyskiwania pracowników jest zebranie podstawowych informacji o kandydatach. Pierwszym krokiem będzie weryfikacja, na ile wiarygodne są dane o ich wykształceniu (uzyskane dyplomy i certyfikaty), a także rekomendacje z poprzednich miejsc pracy i pozostałe dołączone dokumenty.

Kolejnym krokiem będzie sprawdzenie, czy kandydat pasuje do stanowiska pod względem posiadanych umiejętności zawodowych i cech osobistych. Aby uzyskać miarodajne wyniki, można przeprowadzić z kandydatem bezpośrednią rozmowę, poprosić go o wypełnienie kwestionariusza zawodowego / osobowego lub zlecić mu rozwiązanie wybranego testu (test kompetencji, test językowy itp.).

Adaptacja pracownika w firmie

Nowi pracownicy potrzebują czasu na dostosowanie się do nowej firmy, jej pracowników i sposobu działania. Specjaliści HR pomagają przyspieszyć ten proces, przeprowadzając szkolenie o charakterze wprowadzającym (onboarding).

Proces ten obejmuje zapoznanie się z:

• polityką firmy i zasadami w niej panującymi;

• warunkami pracy (ogólnymi i stanowiskowymi);

• zasadami bezpieczeństwa i higieny pracy (szkolenie BHP, szkolenie przeciwpożarowe – jeśli jest to praca stacjonarna w biurze);

• kulturą firmy i jej wartościami.

W dużych firmach HR-owcy nadzorują pierwsze tygodnie pracy nowego pracownika i pomagają mu szybciej odnaleźć się w zespole i na nowym stanowisku.

Rozwój i motywacja pracowników

Kiedy uda nam się pozyskać upragnionego kandydata, przejdziemy do kolejnego procesu HR, czyli rozwoju kompetencji i motywacji zespołu. Zarządzanie kompetencjami zespołu wydaje się łatwiejsze. Można delegować pracowników na kursy, szkolenia czy seminaria. Ci, którzy pomyślnie je ukończą, mogą liczyć na podwyżkę wynagrodzenia i dalszy rozwój zawodowy w firmie.

Zarządzanie motywacją zespołu jest nieco bardziej skomplikowane. Przykładowo, jeśli nagrodzimy danego specjalistę zbyt niską premią, może poczuć się urażony. Jeśli jednak stale będziemy premiować go dużymi kwotami, może stracić chęć do rozwoju i przysłowiowo, osiąść na laurach – rozleniwić się. Pamiętajmy też, że firmy nie zawsze dysponują budżetem na materialne stymulacje.

Doświadczeni menedżerowie HR wiedzą, jak pokonać powyższe problemy. Motywacja nie zawsze musi mają charakter materialny, warto sięgnąć po motywatory niematerialne, np.:

• propozycje awansu na wyższe stanowiska;

• zaproszenia na spotkania z wyższym kierownictwem;

• tworzenie przyjaznego środowiska pracy;

• publiczne okazywanie uznania dla dotychczasowych osiągnięć pracownika;

• poprawę warunków pracy.

Niematerialne czynniki motywujące świetnie uzupełniają się z motywacją materialną. Aby odpowiednio je stosować, warto stworzyć w firmie sprawiedliwy system benefitów oraz premii i bonusów.

Budowanie kultury korporacyjnej

Proces budowania kultury korporacyjnej w zespole jest złożony. Od innych procesów HR różni się tym, że wymaga synergii pomiędzy pracą działów administracyjnych i HR oraz opracowania strategii rozwoju biznesu i marketingu.

Czym jest kultura korporacyjna?

Jest to zespół wartości moralnych, misji, standardów operacyjnych, norm komunikacji oraz sposobów wyrażania idei i myśli w danej firmie. Poprzez zdefiniowanie każdego z tych elementów firma ułatwia sobie własny rozwój – nowi pracownicy lepiej rozumieją sens jej działania, dzięki czemu szybciej się adaptują w nowych warunkach.

Kultura korporacyjna w zespole zależy od czynników zewnętrznych oraz od kierunku, w którym zmierza firma. Jeśli Twoja obsługa Klienta, usługi lub produkty są zbudowane na wartościach pozytywnej komunikacji, rozwoju osobistego itp. – kultura korporacyjna pomoże podkreślić te wartości i sprawi, że Twoi pracownicy staną się Twoimi głównymi ambasadorami.

Kultura korporacyjna:

• pokazuje pracownikom, jak zwyczajowo należy się zachowywać w firmie;

• tworzy atmosferę zaufania, wspiera kreatywność;

• pozwala odkryć potencjał i mocne strony każdego pracownika;

• inspiruje do ufnego patrzenia w przyszłość i świadczy o stabilności firmy.

Jak rozwijać procesy HR w firmie?

Aby rozwijać i doskonalić procesy HR, trzeba poświęcić im trochę uwagi i przeanalizować poszczególne etapy każdego z nich. To wymaga czasu, którego specjaliści HR często nie mają.

Automatyzacja procesów HR pomaga czasowo odciążyć specjalistów, stworzyć czytelne schematy pracy i wytyczne dla procesów – od pozyskiwania specjalistów po tworzenie spójnej kultury organizacyjnej. Wykorzystując narzędzia systemów HRM, zorganizujesz procesy HR i zoptymalizujesz pracę całego działu.

System HRM od PeopleForce posiada możliwość automatyzacji wszystkich powyższych procesów. Jeśli chcesz sprawdzić, jak działa – umów się na demo produktu z naszymi specjalistami. Przekonaj się, w czym możemy Ci pomóc.