Administracja świadczeniami

Czym jest zarządzanie benefitami?

Zarządzanie benefitami, inaczej: administrowanie świadczeniami, obejmuje działania związane z projektowaniem, koordynowaniem oraz utrzymywaniem systemu dodatków pozapłacowych dla pracowników. Celem tych działań jest stworzenie atrakcyjnej i dostosowanej do potrzeb zespołu oferty, która jednocześnie wspiera strategię firmy w obszarze motywacji oraz zatrzymywania talentów.

Zarządzanie benefitami należy do obowiązków działu HR i obejmuje kilka etapów:

1. Etap analizy potrzeb – polega na badaniu preferencji i oczekiwań pracowników w zakresie świadczeń, z uwzględnieniem różnorodności demograficznej oraz sytuacji życiowych.
2. Etap projektowania oferty benefitów – wiąże się z wyborem świadczeń atrakcyjnych dla pracowników i jednocześnie opłacalnych dla firmy, z uwzględnieniem rynkowych trendów i lokalnych wymogów prawnych.
3. Etap wdrożenia – dotyczy przygotowania komunikacji skierowanej do pracowników oraz potencjalnych kandydatów, w której przedstawione zostaną dostępne w firmie benefity, zasady ich wykorzystania oraz sposób dostępu.
4. Etap działań operacyjnych – obejmuje czynności administracyjne związane z oferowanymi świadczeniami, np. zgłaszanie pracowników do planów emerytalnych itp. oraz monitorowanie kosztów i efektywności.
5. Etap oceny działań i ich optymalizacji – wiąże się z analizą wykorzystania benefitów przez pracowników i dostosowywaniem oferty do zmieniających się potrzeb zespołu.

Jak czuwać nad strategią benefitową?

Aby strategia benefitowa firmy była aktualna i skuteczna, należy wyznaczyć wskaźniki KPI, które pozwolą ocenić wpływ benefitów zarówno na pracowników, jak i na firmę. Do najważniejszych wskaźników należą:

• Stopień korzystania z benefitów – ilu pracowników aktywnie korzysta z oferowanych świadczeń?
• Retencja pracowników – czy programy benefitowe wpływają na dłuższe zatrzymanie pracowników w firmie?
• Satysfakcja pracowników – czy benefity spełniają ich oczekiwania i potrzeby?

Regularne zbieranie i analizowanie danych dotyczących benefitów pozwalają firmie nie tylko skuteczniej odpowiadać na potrzeby pracowników, ale również optymalizować koszty zarządzania świadczeniami.

Przykładowo, według badań platformy Wellhub, firmy oferujące pracownikom dostęp do tego rozwiązania odnotowały średni spadek kosztów opieki zdrowotnej o 35%. W przypadku pracowników, którzy korzystali z platformy co najmniej pięć razy miesięcznie, koszty opieki zdrowotnej zmniejszyły się o 21% w ciągu roku od wdrożenia. Kluczowym czynnikiem sukcesu była poprawa dostępu do opieki zapobiegawczej, co ograniczyło wydatki na leczenie ostre.

Dlaczego warto oferować pracownikom zróżnicowane świadczenia?

Zarządzanie benefitami oparte na przemyślanej i dostosowanej strategii przynosi firmie wiele korzyści:

• Wyróżnia firmę na rynku pracy, przyciągając nowe talenty i spełniając oczekiwania młodszych pokoleń pracowników.
• Zwiększa wydajność, zaangażowanie oraz lojalność obecnych pracowników.
• Dostosowuje ofertę do potrzeb osób na różnych etapach życia i mających różnorodne priorytety.
• Wzmacnia wizerunek pracodawcy i buduje lepsze relacje między pracownikami a pracodawcą.
• Obniża poziom rotacji pracowników, wspierając stabilność zespołu.
• Poprawia samopoczucie i zdrowie pracowników dzięki świadczeniom związanym z well-beingiem i opieką zdrowotną.
• Kształtuje pozytywną kulturę organizacyjną, promując m.in. równowagę między życiem zawodowym a prywatnym czy inicjatywy ekologiczne.
• Wspiera różnorodność i inkluzywność, uwzględniając potrzeby różnych grup pracowników.
• Optymalizuje koszty firmowe w dłuższej perspektywie, np. redukując wydatki związane z rotacją, absencją chorobową i niskim zaangażowaniem.

5 wskazówek, które ułatwiają skuteczne zarządzanie benefitami

1. Zanim wdrożysz jakikolwiek benefit, poznaj potrzeby pracowników

Według raportu ICAN Institute oczekiwania pracowników często nie pokrywają się z ofertą pracodawcy. Regularne badanie preferencji i potrzeb zespołu, np. poprzez ankiety lub podczas spotkań 1:1, pozwala firmie uniknąć inwestowania w świadczenia, które nie będą atrakcyjne dla pracowników.

Przykładowo, sieć hoteli Hilton co roku wysyła wszystkim członkom zespołu kompleksową ankietę składającą się z około 50 pytań, w tym pytań otwartych, aby pracownicy mogli podzielić się swoimi opiniami na temat aktualnych i planowanych benefitów.

2. Zadbaj o różne potrzeby

Zaprojektuj pakiet benefitów, który będzie odpowiadał na zróżnicowane potrzeby pracowników, uwzględniając takie obszary jak zdrowie, rozwój, aktywność fizyczna, kultura oraz rozrywka.

Przykładowo, według raportu firmy Mercer, w obszarze zdrowia, poza standardową ofertą prywatnej opieki medycznej, pracodawcy powinni uwzględniać również potrzeby pracowników związane z wpływem ekstremalnych warunków klimatycznych na zdrowie, takie jak wsparcie psychologiczne. Mogą także oferować pomoc opiekunów, na przykład douli i położnych w czasie ciąży i okresie połogu, opiekunów medycznych podczas choroby pracowników czy fizjoterapeutów w trakcie rehabilitacji po chorobie. Szczególnie interesującym świadczeniem może być wsparcie w formie częściowej refundacji zabiegów medycznych, na przykład w zakresie leczenia niepłodności.

3. Wykorzystaj różne kanały komunikacji

Informacje o benefitach powinny być jasne i łatwo dostępne zarówno dla kandydatów, jak i pracowników. Przekazuj je za pośrednictwem różnych kanałów, takich jak strona kariery, baza wiedzy, platforma HRM, firmowy newsletter lub komunikator czy spotkania zespołowe. Wyjaśniaj, jakie świadczenia oferuje firma, w jaki sposób można je wykorzystać oraz jakie mają znaczenie dla komfortu i rozwoju zespołu.

4. Regularnie uaktualniaj ofertę benefitów

Zadbaj, aby Twoja organizacja nie pozostawała w tyle za konkurencją i reaguj na zmieniające się potrzeby pracowników oraz trendy rynkowe związane z benefitami. Pamiętaj także o monitorowaniu zmian w przepisach prawnych, takich jak regulacje dotyczące urlopów czy świadczeń zdrowotnych, aby pakiet benefitów pozostawał atrakcyjny i zgodny z obowiązującymi standardami.

Przykładowo, jeśli przepisy bezpieczeństwa lub przepisy sanitarne uniemożliwiają przyprowadzanie zwierząt domowych do biura, możesz zaproponować pracownikom alternatywny, a zarazem atrakcyjny benefit w postaci pakietów weterynaryjnych i ubezpieczeń dla ich pupili. Z badania przeprowadzonego przez Pethelp wynika, że aż 94% respondentów uznałoby takie świadczenie za wartościowe.

5. Wykorzystaj platformę HRM do zarządzania benefitami

Dzięki platformie HRM zarządzanie benefitami stanie się znacznie prostsze i bardziej efektywne.

• Wykorzystaj funkcję ankiet do zbierania opinii pracowników na temat ich potrzeb i oczekiwań dotyczących benefitów.
• Twórz szablony komunikacyjne i zaplanuj masowe wysyłki wiadomości informujących o nowych lub dostępnych świadczeniach.
• Korzystaj z automatycznie aktualizowanej bazy danych pracowników, aby być na bieżąco z informacjami o sytuacji rodzinnej, stanie zdrowia lub potrzebach rozwojowych każdego pracownika.
• Stwórz sekwencję zadań dotyczącą benefitów w ramach procesu onboardingu, aby nowi pracownicy szybko zapoznali się z dostępnymi możliwościami.

Świadczenia pozapłacowe to inwestycja, która zwraca się w postaci silniejszego zespołu, mniejszej rotacji oraz lepszych wyników biznesowych. Dlatego warto podejść do tego zagadnienia z uwagą i systematycznością, traktując je jako integralną część długofalowej strategii firmy.