Jak opracować i skalować program relokacyjny dla pracowników – przykład firmy Luxoft

Czasem w świecie biznesu zdarzają się sytuacje, w których trzeba szybko i sprawnie wesprzeć pracowników w przeprowadzce do innego miasta lub kraju, nie narażając ich przy tym na dodatkowy stres. W dzisiejszych czasach powodów do przeprowadzek jest coraz więcej, i takie przypadki nie są wcale rzadkością. Dlatego firmy poszukują niezawodnych rozwiązań w zakresie relokacji.

Pojawia się pytanie – czy istnieją uniwersalne programy relokacyjne, które można powielać i wdrażać w firmach na całym świecie? Luxoft Poland zadało sobie to pytanie jeszcze w 2015 roku i tak powstał program relokacji „One Team”. Zyskał on sporą sławę w krajach europejskich, Ameryce Łacińskiej i Stanach Zjednoczonych.

Przeprowadziliśmy wywiad z Natalią Gorbenko (Global Head of Talent, Performance & Rewards Management w Luxoft Global) oraz Natalią Selinger (Managing & HR Director w Luxoft Poland) o tym, jakie elementy sprawiają, że „One Team” jest zrozumiały i przystępny dla osób wywodzących się z odmiennych kultur. Przeanalizowaliśmy również, jakie kwestie należy rozważyć, jeśli chce się rozwijać własne wsparcie relokacyjne w firmie.

Droga do powstania „One Team”

Czasami program relokacji to jedyne, co faktycznie pomaga pracownikowi wytrwać, nie poddać się i pozostać w nowym środowisku,

– mówi Natalia Selinger.

– Świat, zwłaszcza świat korporacyjny, staje się coraz bardziej mobilny, a sztywne ograniczenia należą do przeszłości. Potrzebowaliśmy rozwiązania, które będzie zasadne z biznesowego punktu widzenia i jednocześnie będzie efektywną formą pomocy dla pracowników.

I tak w 2015 roku, kiedy Luxoft Poland dopiero się rozwijało, powstał program „One Team”.

Obecnie firma jest silnie związana z wieloma obszarami biznesowymi, jak np. w branży motoryzacyjnej, gdzie na rynku nie ma żadnego dużego gracza, który nie współpracowałby z Luxoftem. Dlatego rozwijając się na styku wielu kultur biznesowych i branż, Luxoft rozważał różne pomysły relokacji, które byłyby bliskie ludziom i jednocześnie stałyby się uniwersalnym standardem.

Program „One Team” aktualnie współtworzą następujące elementy:

• Program Adaptacyjny,

• Rodzina i Społeczność,

• inicjatywy i wydarzenia dla pracowników po relokacji.

Każdy z nich to osobny podprogram, który ma swoich koordynatorów i aktywnie wspiera pracowników w różnych problemach po relokacji, zarówno psychologicznych jak i organizacyjnych.

Program Adaptacyjny i „One Team Buddy”

Program relokacji to przede wszystkim kompleksowy pakiet pomocowy, który zapewnia pracownikom wsparcie na każdym etapie procesu relokacji. Składają się na niego m.in.:

• „One Team Buddy”,

• nauka języka,

• wsparcie w zakresie legalizacji i adaptacji,

• monitorowanie nastroju,

• pakiet relokacyjny,

• pomoc, spotkania i usługi w zakresie adaptacji,

• regularna ocena i monitoring procesu adaptacji.

Firma dba o kwestie prawne, aby pracownicy w trakcie relokacji posiadali odpowiednie dokumenty, poznali lepiej kraj i miasto, do którego się przenoszą oraz czuli się wspierani przez pracodawcę. Szczególnie wyróżniającym się i cenionym elementem programu jest możliwość skorzystania ze wsparcia kogoś takiego jak „One Team Buddy”, który pomaga asymilować się w nowym miejscu.

„One Team Buddy” to osoba, która jest dla pracownika pierwszym punktem kontakt w nowym mieście i wprowadza go w lokalną kulturę, zwyczaje oraz tradycje. O to stanowisko może ubiegać się tylko lokalny mieszkaniec, który dobrze zna miasto i jego realia, dzięki czemu jest dla nowego współpracownika wiarygodnym przewodnikiem.

Wsparcie dla rodzin pracowników

A co w przypadku, kiedy pracownik przenosi się wraz z rodziną? Przecież to ważny aspekt, wpływający na jego well-being. Jeśli pracownik jest zestresowany sprawami rodzinnymi i martwi się o przyszłość swojej rodziny, nie będzie w stanie skupić się na swojej pracy, a firma straci pieniądze. Aby temu zaradzić, program „One Team”:

• uczy, jak prawidłowo szukać pracy,

• zapewnia benefity i dba o dobre samopoczucie,

• zaprasza do rodzinnych aktywności.

Podczas szkoleń członkowie rodzin pracowników uczą się, jak prawidłowo rozpocząć proces poszukiwania pracy, komunikować się i nawiązywać kontakty w nowym środowisku. Na przykład Luxoft Poland porusza kwestie niepisanych zasad dotyczących rozmów kwalifikacyjnych w polskich firmach, wskazuje jak wypełnić CV, gdzie je zamieścić itp.

LuxTrips

Jednak to nie wszystko. Należy też zadbać o aspekt związany z rozrywką podczas relokacji, prawda?

Zabawa i radość to kluczowe tajne składniki. Relokacja powinna sprawiać przyjemność, inaczej się nie powiedzie.

– mówi Natalia Gorbenko.

Zespół Luxoft Ukraine był zmuszony skorzystać z programu „One Team” w 2022 roku, po tym jak rozpoczęła się pełnowymiarowa wojna na Ukrainie.

W tej trudnej sytuacji trzeba było umiejętnie zachować równowagę między oferowaniem nowym współpracownikom rozrywek kulturalnych, przekazywaniem wartości, chęcią pocieszenia, procesem zawierania znajomości i kontaktami. Program „One Team” został więc wzbogacony o LuxTrips, czyli:

• spacery i wycieczki mające na celu zapoznanie ludzi z miastem i jego atrakcjami,

• pomoc dla pracowników z adaptacją kulturową w kraju i mieście,

• poznawanie miasta z lokalnymi przewodnikami lub pracownikami, którzy mieszkają w danym mieście.

Wspólne spacery i spędzanie czasu razem przyczyniają się do poprawy stanu psychicznego pracowników – wpływają uspokajająco na kwestie integracyjne i angażują ich w różne aktywności, poprawiając ogóle samopoczucie, aby mogli szybko i bezstresowo rozpocząć pracę w nowym miejscu.

Podsumowanie: Jakie są zalety programu „One Team”?

Program relokacji Luxoft Poland ma kilka istotnych zalet:

• firma bierze odpowiedzialność za aspekty organizacyjne i prawne,

• pracownicy szybko się integrują oraz czują się wspierani przez przełożonych i współpracowników,

• rodziny pracowników mają wsparcie prawne i korporacyjne,

• stale nadzorowane są nastroje i well-being zespołu.

Jeśli musisz zmienić kraj zamieszkania lub pracy, to właśnie program relokacyjny jest tym, co praktycznie pomaga Ci przetrwać w pierwszym okresie. Dlatego rada Luxoft Poland jest jedna: uczynić relokację interesującą, zabawną, bezstresową i niewymuszoną, tak aby pracownicy byli zadowoleni, a zespół nie tracił zysków.

– Natalia Selinger (Luxoft Poland).