Zarządzanie nieobecnościami

Zarządzanie nieobecnościami jest stosowane przez firmy w celu kontroli i zmniejszenia czasu absencji pracowników. Odbywa się to głównie poprzez stosowanie odpowiednich zasad i procedur.

Oto krótka lista najpopularniejszych rodzajów nieobecności:

• Zwolnienia lekarskie, zwykle krótkoterminowe;

• Nieautoryzowane urlopy lub regularne spóźnienia;

• Uprawnione urlopy, takie jak urlopy macierzyńskie i ojcowskie, urlopy roczne, urlopy edukacyjne i inne, określone przepisami danego kraju.

• Długoterminowe zwolnienia lekarskie, w przypadku poważnych urazów lub chorób.

Pomiar straconego czasu

Najbardziej skomplikowaną częścią zarządzania nieobecnościami jest zrozumienie, w jakim stopniu regularne lub nieregularne nieobecności mogą być źródłem problemów dla firmy. Którym nieobecnościom należy poświęcić więcej uwagi i prawdopodobnie surowiej je karać, a które można zlekceważyć, aby nie narażać pracownika na duży stres?

Każda nieobecność to dla firmy stracony czas, więc mierząc ten czas, można zrozumieć przyczyny i konsekwencje problemów związanych z nieobecnościami. Niektóre z przydatnych wskaźników to m.in:

• wskaźnik straconego czasu, który jest równy % możliwego czasu pracy utraconego z powodu nieobecności;

• wskaźnik częstotliwości - średnia liczba okresów nieobecności na pracownika;

• współczynnik Bradforda, który może pomóc w identyfikacji powtarzających się krótkoterminowych nieobecności pracowników.

Zasady zarządzania nieobecnościami

Jakie są zatem zasady i praktyki, które pomagają w zarządzaniu nieobecnościami?

Zazwyczaj każda firma lub organizacja określa swoje własne standardy dotyczące nieobecności. Niektóre firmy wymagają stałego harmonogramu i zakazu spóźniania się, ponieważ procesy biznesowe są w dużym stopniu uzależnione od obecności ludzi, podczas gdy inne rodzaje firm mogą oferować elastyczny czas pracy lub nawet pracę zdalną, więc spóźnienie się o 5 minut nie będzie traktowane jako naruszenie przepisów.

Tak czy inaczej, każda firma powinna mieć jasno określoną politykę dotyczącą nieobecności, w tym opis procesów spójności i pomiaru nieobecności. Zarządzanie nieobecnościami powinno również wspierać pracowników w ograniczaniu ich nieobecności, na przykład poprzez zapewnienie możliwości pracy elastycznej lub zdalnej.