Świadczenia pozapłacowe

Świadczenia pozapłacowe o charakterze dobrowolnym to korzyści, które pracodawca organizuje, ale pracownik sam decyduje, czy do nich przystąpić, i zwykle pokrywa je w całości albo w części. Firma negocjuje warunki i udostępnia kanał, a osoba decyduje, czy dana ochrona jest warta jej pieniędzy.

Od reszty pakietu odróżniają je dwa pytania: kto płaci i kto wybiera. Składki ustawowe są obowiązkowe i w większości po stronie pracodawcy. Podstawowe benefity pracownicze finansuje firma i przysługują automatycznie. Dobrowolne działają na zasadzie zapisu i głównie z pieniędzy pracownika, dlatego mogą być szerokie bez rozbijania budżetu.

Co zwykle znajduje się w tej warstwie w Polsce

Zawartość zależy od tego, co państwo już pokrywa dobrze, więc na polskim rynku dominuje kilka pozycji:

• Prywatna opieka medyczna w wyższym pakiecie albo rozszerzona o członków rodziny.
• Stomatologia, okulistyka i rehabilitacja, często wyłączone z pakietu podstawowego.
• Ubezpieczenie na życie i od następstw nieszczęśliwych wypadków w taryfie grupowej.
• Karty sportowe i programy wellbeing.
• Wsparcie psychologiczne i konsultacje.
• Kursy językowe, budżety szkoleniowe i składki w organizacjach branżowych.
• Pomoc prawna, ubezpieczenia podróżne i ubezpieczenia zwierząt, czyli produkty niszowe z realnym zainteresowaniem w wąskich grupach.

Obok tego stoją dwa rozwiązania, które nie są świadczeniami dobrowolnymi w powyższym sensie, ale zmieniają kształt całej oferty. Pracownicze Plany Kapitałowe działają odwrotnie niż klasyczny benefit dobrowolny: zapis jest automatyczny, a pracownik może z niego zrezygnować. Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych z kolei jest źródłem finansowania, a nie produktem, i obowiązuje pracodawców powyżej określonej wielkości zatrudnienia.

Trzecia rzecz do policzenia z księgowością to podatki. Wartość świadczeń finansowanych przez pracodawcę co do zasady stanowi przychód pracownika, a świadczenia finansowane z ZFŚS korzystają ze zwolnienia do rocznego limitu. Różnica między tymi dwoma ścieżkami często decyduje o tym, jak opłaca się ułożyć współfinansowanie, więc ustal to przed uruchomieniem programu, a nie po.

Po co oferować coś, za co nie płacisz

Logika nie jest dobroczynna, tylko zakupowa. Firma na trzysta osób kupuje ubezpieczenie na warunkach nieosiągalnych dla pojedynczej osoby, a potrącenie z listy płac usuwa kłopot z kolejną comiesięczną płatnością. Dla pracodawcy poszerza to propozycję wartości niemal bez kosztów bezpośrednich.

Jest też argument segmentacyjny. Dwudziestoczterolatek bez rodziny i rodzic dwójki dzieci chcą czegoś zupełnie innego, a sztywny pakiet musi wybrać między nimi. Warstwa dobrowolna pozwala temu samemu budżetowi obsłużyć obu.

Gdzie to się psuje

• Nikt się nie zapisuje. Uczestnictwo poniżej mniej więcej jednej osoby na dziesięć zwykle oznacza, że świadczenie jest źle wycenione albo nigdy nie zostało wytłumaczone. Nieużywany benefit i tak zjada czas administracyjny.
• Za dużo wyboru. Dwadzieścia opcji o nakładającym się zakresie daje paraliż, nie wdzięczność. Mniej wyraźnie różniących się planów wybiera się częściej.
• Komunikacja raz w roku. Okno zapisów pojawia się w jednym mailu w listopadzie. Ludzie potrzebują ochrony po zdarzeniach życiowych, a nie zgodnie z kalendarzem firmy.
• Sprzedawanie tego jako wynagrodzenia. Przedstawianie zniżki, za którą pracownik płaci sam, jako części całkowitego wynagrodzenia wygląda na naciąganie liczby, a ludzie to widzą.

Jak zdecydować, co oferować

Zacznij od pytania, a nie od założenia, a potem sprawdź odpowiedź zachowaniem. Krótka ankieta pokazuje, o co ludzie proszą; poziom zapisów na każdy plan po pół roku pokazuje, czego naprawdę chcieli. Przeglądaj listę raz w roku i wyłączaj wszystko poniżej progu ustalonego z góry, inaczej katalog będzie tylko rósł.

Tnij ten przegląd według etapu życia, a nie według działów. Uczestnictwo w rodzinnym pakiecie medycznym wśród osób z małymi dziećmi to liczba, która coś znaczy. Uczestnictwo w skali całej firmy to średnia, która ukrywa i sukces, i marnotrawstwo.

Jak PeopleForce wspiera świadczenia dobrowolne

W PeopleForce benefity są opisane na dwóch poziomach, co odpowiada temu, jak oferty dobrowolne działają w praktyce. Benefit to sama oferta wraz z opisem i walutą, w której jest wyceniona. Pod nią znajdują się plany, czyli warianty, między którymi pracownik wybiera. Osoba jest przypisana do konkretnego planu wraz z datą rozpoczęcia ochrony, więc zapis odpowiada na pytanie istotne przy kontroli albo sporze o potrącenie: kto był na którym wariancie i od kiedy.

Sam zapis idzie przez formularze wniosków z własną ścieżką akceptacji, a warunki każdego planu mieszkają w bazie wiedzy Desk, a nie w załączniku do zeszłorocznego maila. Ponieważ przypisania są zapisane per plan, a nie jako tekst, uczestnictwo w poszczególnych wariantach jest raportem, a nie ręcznym zliczaniem. To właśnie zamienia doroczną decyzję „zostawiamy czy tniemy” w decyzję na danych.