Welcome book, welcome pack: зустрічаємо нових співробітників ефектно

Згідно з Global Human Capital Trends, 82% співробітників стверджують, що корпоративна культура є сильною конкурентною перевагою компанії. Їм важливо, щоб організація діяла згідно з певними принципами, мала місію та цінувала персонал. І найкращий спосіб донести таку інформацію ще на етапі адаптації персоналу чи онбордингу – надати welcome book. А welcome pack допоможе зачарувати новачків, закріпити перше позитивне враження вже як співробітників та задовольнити потребу в базових речах для організації робочого процесу.

Що таке welcome book для нових співробітників та що туди може входити?

Welcome book — це документ, який відповідає на основні типові питання про внутрішню діяльність компанії: її цінності, місію, команду, напрямки роботи, актуальні проекти або продукти, бенефіти. Також деякі організації розповідають про те, як проходитиме період адаптації, перехід у команду на постійну основу (після випробувального терміну чи стажування) або догляд після онбордингу, що очікує новачка у перші дні роботи. Загалом структура велкам бук найчастіше виглядає так:

1. Інформація про компанію – цінності, місія, історія, цілі на найближчий рік.
2. Організаційна структура — зони відповідальності, організаційна структура, які принципи розподілу роботи в команді.
3. Команда – принципи спілкування як усередині команди, так і співробітників з клієнтами, табу у комунікації та поведінці. 
4. Загальна інформація — як користуватися технікою, які програми та сервіси потрібні для роботи, де знаходиться офіс.
5. Організаційні нюанси — які документи потрібно оформити в перший робочий тиждень, яким може бути кар'єрне зростання, хто саме займатиметься питаннями офіційного працевлаштування.

Формат welcome book може бути будь-яким, але найчастіше це електронний PDF-файл у корпоративному стилі. 

Що таке welcome pack, для чого він потрібний, з чого складається?

Welcome pack або Welcome Kit — вітальні подарунки від компанії новому співробітнику з тими речами, які допоможуть ще ближче ознайомитись із традиціями, цінностями, корпоративною культурою компанії та відчути себе причетним до команди. Всі предмети обов'язково брендовані: з логотипом, слоганом компанії або важливим корпоративним посилом.

На відміну від welcome book цей інструмент більше використовується як іміджевий з метою розвитку HR бренду. Також він показує (особливо якщо в коробці є іменна листівка від директора або HR-директора), що співробітника в організації дійсно чекали, а це підвищує лояльність та залученість. 

Welcome box складається з предметів, які умовно можна поділити на 3 категорії:

• інформаційні. Це схема офісу або бізнес-центру, перепустка в будівлю, невелика листівка з важливими нотатками та потрібними онлайн доступами (якщо не передбачено надсилання відповідного електронного листа), ключ від робочого кабінету, інструкції з паркування. Також часто у welcome package кладуть чек-лист для першого місяця роботи, де описані основні завдання, очікувані результати. 
• практичні. Це речі, які важливі для організації робочого місця або загалом робочого процесу. Сюди належать навушники, флешки, павербанки, канцелярія (ручки, олівці, блокноти, календарі), корисна книга.
• розважальні. До цієї категорії входять предмети, які вважаються іміджевими. Це футболки, худі, чохли для телефонів або ноутбуків, рюкзаки або сумки, чашки, термокухлі, склянки, поліграфічні вироби (стікери, наклейки, листівки), підставки під кухлі, сертифікати, солодощі, домашні капці, інше. 

Важливо, щоб у вашому welcome box були речі з усіх трьох категорій. 

Які зібрати welcome pack для нових працівників в українських компаніях?

Досліджували ситуацію з welcome box у компаніях у всьому світі та зібрали невелику колекцію. Якщо коротко, то подібний елемент корпоративного вітання та гостинності активно використовується IT-компаніями, креативними фірмами та рідше організаціями з інших сфер.

Приклад №1. Aimbulance

Компанія вирішила не йти звичним шляхом та створила велкам пак, в основі якого 3 книги (Carebook, Ideabook та Workbook) з різними завданнями, ідеями, посилами. Carebook допомагає відчути офісне життя та дізнатися, де знайти чай, як забронювати час у переговорі, як користуватися кавомашиною. Ideabook - книга зі 100 ідеями для розвитку креативного мислення. Workbook потрібен для обліку завдань, ідей та інших робочих записів. 

Окрім книг є пляшки для води (які можна підписати), картка з місцями для обіду, відпочинку та кави, значок у вигляді логотипу компанії. Усі предмети упаковані у сумку, вид якої залежить від посади новачка та відділу, де він працюватиме.