Як переконати власника бізнесу або топ-менеджмент придбати HRM-систему: 7 переваг HRIS для бізнесу

Якщо компанія збирається зростати, розвивати свій бренд, покращувати ефективність та утримувати співробітників у компанії якомога довше, тоді треба покращувати інструментарій. І оскільки кожен C-level менеджер намагається оптимізувати витрати там, де це можливо, професійний HR-фахівець знає, що найкраще ефективне рішення, яке впоратиметься з цими завданнями та принесе додаткові переваги бізнесу – автоматизована HRM-система. Але як донести таку думку начальнику, власнику компанії, прямому керівнику? Ми докладно вивчили це питання та підготували низку аргументів у бік автоматизації HR-процесів. Статтю можна зберегти або надіслати посилання своєму начальству :)

Аргумент №1. Диджиталізація HR та організація всієї інформації про співробітників

HRM-система дозволить керівникам швидко знаходити всі необхідні дані кожного співробітника. Так, всього в пару кліків та календаря начальник зможе дізнатися:

• хто і коли йде у відпустку,
• кому дзвонити в екстреній ситуації,
• коли новий співробітник закінчує проходити випробувальний термін,
• які витрати на людські ресурси зараз є і яка їхня динаміка,
• яка ситуація з плинністю кадрів,
• як просувається прогрес по ключових вакансіях,
• які цілі у співробітників і який прогрес у досягненні, інше.

Більше не доведеться щоразу запитувати про дату, час, місце проведення співбесіди, додатково запитувати інформацію про кандидата, з яким необхідно поспілкуватися.

Оскільки мало хто любить працювати з документацією та витрачати час на підписання договорів, актів та інших паперів, HRM-система буде корисною наявністю електронного документообігу та електронного підпису. Щоб підписати чи затвердити якісь офіційні документи, достатньо зайти до свого профайлу. Наприклад, затвердити дати відпусток співробітників, бюджет проведення корпоративу. Насправді, це може заощаджувати до 14 годин на тиждень на рутинні HR завдання.

Аргумент №2. Підвищення окупності HR-відділу

Зазвичай складно виміряти фінансовий ефект бізнесу від результатів діяльності HR-департаменту, проте люди – це найцінніший інтелектуальний ресурс компанії, який драйвить весь бізнес. Це і ідеї, і чіткий розподіл ресурсів, обов'язків, і система, що повноцінно функціонує. Але буває, що у компанії список із 10+ вакансій не закривається місяцями тому, що менеджери не встигають. І що робить більшість начальників? Намагається найняти ще 2-3 HR-ів, щоб нормально розподілити навантаження. І це у той час, коли потрібно працювати над бізнес-процесами і налагодити їх так, щоб навіть один фахівець добре справлявся з роботою.

Google таблички – це не рішення HR рутини, оскільки багато часу йде на їх заповнення та формування, а чим більша база контактів кандидатів, все складніше ділити її за розділами, скілами, відгуками, рейтингами…

В даному випадку можна заощадити близько 40% витрат, скоротивши на це значення зарплату фахівця або кількість HR-менеджерів, і лише 5-10% інвестувати в HRM системи, а решту 35-30% інвестувати в інші стратегічно важливі напрямки.

Аргумент №3. Прискорення рекрутингу

Рекрутинг – найбільш ресурсозатратний цикл завдань у HR, особливо якщо компанія вирішила серйозно посилити команду та набрати більше 20 співробітників одночасно. Коли системи немає, то співробітників HR цей період роботи перетворює на повний хаос, де легко втратити хорошого кандидата, не відповісти на важливе повідомлення або забути підготуватися до співбесіди. HRM-система допоможе не лише поставити частину завдань "на автомат", а й стежити за кожним етапом. HR менеджер зможе розуміти прогрес по всіх вакансіях, автоматизувати воронки найму, налаштувавши їх під себе, щоб прискорити найм найкращих талантів. У майбутньому це дозволить чітко оцінити темпи, з якими може зростати компанія, набирати персонал у кілька разів швидше, що дозволить бізнесу фокусуватись на зростанні, а не на проблемах рекрутингу.

Аргумент №4. Поліпшення досвіду співробітників та кандидатів, що позитивно вплине на HR-бренд

Досвід співробітників та кандидатів – фактори, які прямо впливають не лише на залучення персоналу, рівень його мотивованості, а й на імідж компанії як роботодавця. А якісно збудований та позитивний HR бренд дозволяє швидше знаходити потрібні кадри, менше витрачатися на рекрутинг, відбирати кандидатів.

HRM-система дає можливість мати кожному співробітнику свій обліковий запис, в якому вони легко запитують відпустку або лікарняний, залишають відгуки іншим співробітникам і бачать цілі компанії і як вони пов'язані з їх особистими.

Це і фінансова економія, і перспектива успішного пошуку персоналу в майбутньому. І можливість для HRів приділяти більше часу не простим та витратним комунікаціям, а ефективним та стратегічним.

Вам також може бути цікаво: 12 помилок, через які ви не проведете якісне опитування залучення персоналу

Аргумент №5. Можливість будь-якої миті простежити за продуктивністю HR-відділу

Контроль – одна з функцій керівника, яку найскладніше реалізувати та підтримувати на високому рівні виконання. Тому що мікроменеджмент часто забирає багато часу, коли для розвитку компанії фокус потрібно тримати на організації роботи відділів, побудові зовнішніх комунікацій та інші глобальні завдання з максимальним ефектом корисності. Але ж без контролю, у тому числі відділу управління персоналом, може розпочати хаос, так? Тільки якщо не підключити систему HRM. Доступність інформації в ній, де видно всі процеси HR-а, дозволяють керівнику будь-якої миті оцінити продуктивність співробітника, зрозуміти, над чим він працює зараз або чим займався останній тиждень.

Аргумент №6. HR стане надійним партнером бізнесу

Для розвитку компанії потрібно працювати з персоналом, а не лише паперами, документацією, іншими дрібними, але енергозабираючими ресурсами. І оскільки у керівника організації не завжди є час і компетенції, щоб глобально займатися управлінням персоналом, важливо залучити або виростити HR Business Partner – стратега, який і в бізнес-моделях, процесах розуміється, і добре знає, як використовувати потенціал співробітників підвищити прибутковість підприємства. Але ж йому не хочеться тонути в мікроменеджменті, а контролювати роботу HR-відділу потрібно. Щоб і стратегію коригувати, і розуміти, наскільки ефективно працює департамент, можна оптимізувати, з чим допоможе тільки HRM-система.

Аргумент №7. Зменшення кількості механічних, випадкових помилок

Так, помилятися – це нормально, іноді навіть добре, але для бізнесу часті помилки можуть спричинити великі фінансові втрати. Тому важливо звести нанівець фактори, які провокують факапи. Із HRM-системою це реально. Адже коли менеджер з роботи з персоналом вже розібрався з HRM-системою, все налаштував, структурував і запустив процеси, тоді ймовірність десь пропустити дедлайн, щось забути чи зробити не так, менше, ніж за “ручного” адміністрування процесів. Завдяки збудованим бізнес-процесам на етапі онбордингу HR-фахівець не забуде підготувати welcome-pack або надіслати welcome листа. Тому що це відбудеться автоматично через нагадування чи 100% оптимізовані завдання.

HRM система спочатку, поки все налаштовується та оптимізується може бути незрозумілою, фахівець може не розуміти, навіщо це потрібно, куди йдуть ресурси, які реальні вигоди та бенефіти від цього. Але як тільки всі етапи будуть відбудовані, подібні питання пропадуть і вкладення себе окупить.

Не треба боятися обговорити питання автоматизації HR процесів з начальником прямо. Тут важливо застосувати навички презентації, продажу, переконання, знання маркетингу та грамотно донести аргументи через вигоди компанії.

Сподіваємося, наша стаття вам у цьому допоможе, і робоча діяльність стане кращою, ефективнішою, більш наповненою змістом! А ми позбавимо вас зайвого клопоту, виконавши всю важку роботу за вас і надамо вам короткий список сумісних рішень оптимального та ефективного управління персоналом. Спробуйте вже сьогодні!