10 minutos sobre competencias profesionales: cómo aplicarlas en el performance review

Imagina que tienes el objetivo de anticipar la efectividad y el éxito de las personas en su trabajo. Quizá lo pide la dirección, o necesitas armar un plan a partir de los resultados al cierre del período. ¿Cómo lo harías? ¿En qué indicadores te apoyarías?

Otro ejemplo. En las entrevistas se les pregunta a los candidatos cosas que no aportan nada: sus libros favoritos, un compositor o el signo del zodíaco (todos casos reales en la experiencia de la autora). Pocas personas prestan atención a las habilidades técnicas del futuro empleado ni construyen la conversación a partir de sus competencias profesionales. Y sin embargo, las competencias son la clave de la efectividad.

¿Qué son las competencias?

Hay dos conceptos que vale la pena distinguir en el contexto del trabajo:

La competencia (en singular) es el conjunto de conocimientos profesionales y técnicos de una persona, su "experticia" en la industria en la que trabaja. Es una característica que se expresa a través del comportamiento. De ahí surgen las famosas competencias.

Las competencias profesionales son un conjunto de conocimientos, habilidades y formas de construir relaciones con colegas y de trabajar sobre uno mismo y sobre las propias tareas, que se manifiestan en el comportamiento y determinan el éxito al completar tareas y alcanzar objetivos.

En otras palabras, es la manifestación de uno mismo como especialista, algo que se puede registrar, medir cuantitativamente y desarrollar.

¿Un ejemplo de competencia?

Imagina que en la entrevista el reclutador te pregunta por habilidades, no tanto profesionales como conductuales. Es precisamente en cómo demuestras tus capacidades y conocimientos a través del comportamiento en el trabajo donde se revela la competencia. ¿Te preguntan sobre gestión del tiempo, capacidad de construir relaciones laborales, comprensión de la estructura organizacional o alineación con la estrategia de la empresa? Eso son competencias. Veamos un ejemplo.

¿Alguna vez un reclutador te preguntó qué tan autónomo eres en tus decisiones y acciones?

La autonomía es una competencia profesional. Depende de la experiencia y los conocimientos que tienes, y al final del período tú o tu supervisor pueden evaluar qué tan independiente fuiste al realizar tus tareas.

¿Existen tipologías de competencias?

Por supuesto. En primer lugar, las competencias varían según el nivel de la empresa y se pueden dividir en:

• Individuales
• De departamento
• De división
• De grupo de proyecto
• De empresa

Según los conocimientos y habilidades que requiere el trabajo, por ejemplo en el departamento de marketing, deben estar presentes por igual en cada persona de ese departamento. Podría ser la competencia de "pensamiento sistémico". Para el equipo comercial, por ejemplo, la competencia de "habilidades de comunicación".

Modelo de competencias

Existe el llamado modelo de competencias directivas, donde las competencias se dividen en siete grupos según cómo se manifiestan las cualidades de liderazgo:

• Liderazgo
• Compromiso
• Autogestión
• Desarrollo de personas
• Orientación a resultados
• Responsabilidad
• Habilidades de negociación

Si a tu empresa le importa seguir el crecimiento interno de las personas y la formación de líderes o "estrellas" del equipo, este modelo te ayuda a entender con claridad el nivel de desarrollo de esas cualidades en tus colegas. Se propone evaluar las competencias por grupos según categorías de A a D, donde:

• A: la persona demuestra la competencia a tal nivel que vale la pena consultarla y pedirle consejo
• B: la persona demuestra la competencia a un nivel alto para realizar sus tareas
• C: la persona completa tareas acordes a la competencia, pero con errores o carencias
• D: la persona no realiza el trabajo al nivel requerido para esta competencia, o el trabajo requiere correcciones importantes de sus colegas

Por cierto, ¿cómo se usan y evalúan las competencias en general?

Usar y evaluar competencias en el performance review

Ya establecimos que necesitamos una lista de competencias antes de realizar el performance review. Supongamos que la tenemos y que ahora hay que incorporarla al cuestionario.

Las preguntas para evaluar el trabajo de una persona durante el período se basan en las competencias que elegiste. Para evaluar una competencia puedes usar varias preguntas y así tener una imagen completa de las habilidades demostradas en el trabajo.

La pregunta se formula en función de la competencia a evaluar. Tomemos la competencia ya mencionada, "Autonomía", y supongamos que el método de evaluación es el método 360. Es decir, necesitamos formular dos preguntas sobre la competencia "Autonomía": una para la autoevaluación de la persona y otra para su supervisor directo.

Tanto la persona como el manager usan la escala propuesta por quien diseña la evaluación. Normalmente es una escala simple de 1 a 5 (escala de Likert), donde 1 es la valoración más negativa y 5 la más positiva.

Si la persona calificó su autonomía con 5 puntos y su manager con 3, la puntuación general para la competencia "Autonomía" es 4. Con un sistema HRM, el cálculo automático te muestra no solo las puntuaciones generales, sino también la diferencia entre ambas opiniones, en los puntajes y en el gráfico. Así es fácil ver en qué áreas de crecimiento trabajar con la persona más adelante.

¿En qué basar la evaluación de competencias para que no sea subjetiva?

Buena pregunta, ¿no? No basta con decir: no, la persona no fue autónoma, necesitó ayuda, así que le ponemos 2 puntos. Más adelante, en la etapa final del performance review, tendremos un 1:1 con la persona, que verá todas las calificaciones y seguramente preguntará por qué, si hizo esto, aquello y todo por su cuenta.

Por eso, lo habitual es no solo formular preguntas a partir de la competencia, sino también usar su definición e indicadores. Son necesarios para que todas las partes que participan en la evaluación entiendan correctamente la esencia de la competencia.

Intentemos definir la competencia "Autonomía".

Es la capacidad de alcanzar resultados de trabajo de forma independiente, sin ayuda de colegas o managers, de elaborar un plan de ejecución de tareas y seguirlo sin evaluación ni orientación externa. La capacidad de actuar y tomar decisiones por cuenta propia, siendo consciente de la responsabilidad que implica.

Indicadores positivos de la competencia "Autonomía" (si la persona los cumple, la evaluación será más alta):

• Arma por su cuenta el plan de tareas y subtareas, sin esperar instrucciones de su manager directo
• Es capaz de encontrar soluciones a los problemas sin ayuda de colegas o del manager
• Puede encontrar contactos y establecer comunicación con colegas, proveedores y otras personas por sí misma, sin recordatorios
• Es capaz de establecer vínculos y delegar responsabilidades de forma independiente para completar las tareas a tiempo, entre otros

Indicadores negativos de la competencia "Autonomía" (si la persona trabaja así, la evaluación será más baja):

• Requiere apoyo y orientación constantes de colegas o managers directos
• No puede tomar decisiones simples por sí misma; busca ayuda y consejo en situaciones cotidianas
• No logra encontrar contactos ni construir comunicación con colegas o proveedores
• Se pierde en las situaciones de trabajo y no logra entender qué está pasando, entre otros

¿Cómo desarrollar a una persona con los resultados de la evaluación por competencias?

Llegamos a la parte más interesante. Según qué indicadores se activen al evaluar a tu colega y qué calificaciones reciba, puedes determinar a qué categoría pertenece. ¿Recuerdas lo que escribimos antes sobre las cualidades de liderazgo? Pues bien, existen:

• Matriz de competencias de los jugadores de la empresa, de A-player a E-player. Según cómo se manifiesten las distintas competencias, verás qué tipo de jugador es la persona y podrás trabajar con ella opciones de desarrollo si su potencial lo permite.
• Matriz de n cajas (n Boxes). Con las dos competencias "Efectividad" y "Potencial" puedes seguir cómo se desempeña la persona en el equipo, si está en burnout y si cae en algún grupo de riesgo.

Las competencias profesionales no solo te dan ventaja y objetividad al evaluar a las personas. Son una herramienta completa para hacer un screening del equipo, trabajar sobre riesgos, cuestiones de clima, áreas de crecimiento y desarrollo, formar líderes dentro del equipo y detectar opciones de promoción y traslado a puestos más beneficiosos para cada persona.

Empieza en pequeño: crea la lista de competencias y piensa con cuidado sus indicadores. La aplicación práctica no tardará en llegar.