10 хвилин про професійні компетенції: як їх застосовувати в Performance Review

Уявіть, що перед вами стоїть мета передбачити ефективність та успіх в роботі співробітників. Може бути: про це вас просить керівництво, або необхідно скласти якийсь план результатів наприкінці періоду. Як ви будете діяти? На які показники спиратися?

А ось вам ще один приклад. Під час співбесіди здобувачів часто запитують абсолютно далекі від реальності речі – улюблені книги, композитора чи знак зодіаку (в житті автора статті траплялися всі перераховані випадки). Але мало хто при цьому звертає уваги на hard skills майбутнього співробітника та не будує комунікацію з людиною, спираючись на характеристику його професійних компетенцій. Проте, саме компетенції – ключ до ефективності.

Компетенції – це що?

Є два поняття, про які варто говорити в контексті робочого процесу. Це:

Компетентність – набір професійних і технічних знань співробітника, його «підкованість» в галузі, якою він займається. Компетентність – це характеристика, яку можна виразити через поведінку співробітника. Ось так і з'являються вищезгадані компетенції.

Професійні компетенції – це набір знань, умінь, особливостей у побудові комунікації з колегами та роботи над собою та своїми завданнями, які проявляються в поведінці та зумовлюють успішність у виконанні завдань і закритті цілей.

Іншими словами, це прояв себе як фахівця, який можна зафіксувати, кількісно оцінити і пропрацювати.

Наведіть приклад компетенції

Припустимо, під час розмови рекрутер запитує у вас про навички – навіть не стільки професійні, скільки поведінкові. Саме в передачі вмінь і знань через поведінку на робочому місці та проявляється компетенція. Задають питання про тайм-менеджмент, вміння вибудовувати робочі відносини, вміння розбиратися в організаційній структурі або наслідувати стратегії компанії?

Це компетенції. Розглянемо на прикладі.

Бувало таке, що рекрутер цікавився, наскільки ви незалежні в прийнятті рішень і своїх діях?

ХХХ: А ось вас, скажімо, потрібно опікати по роботі, або ви самі все можете вирішити?

Ви: Так я сам можу, я автономний.

ХХХ: Відмінно, ви прийняті.

Автономність – це професійна компетенція. Вона залежить від багажу досвіду та знань, а наприкінці періоду ви або ваш керівник може оцінити незалежність у виконанні завдань.

А чи мають компетенції типології?

Звичайно. Перш за все, компетенції можуть відрізнятися в масштабах компанії та ділитися на:

• Індивідуальні
• Компетенції департаменту
• Компетенції відділу
• Компетенції проектної групи
• Компетенції компанії

Залежно від того, які знання та вміння потрібні для роботи, скажімо, департаменту маркетингу, вони в рівній мірі повинні виявлятися у кожного співробітника цього департаменту. Це може бути компетенція «системне мислення». Для роботи департаменту продажів, наприклад, важлива компетенція «комунікабельність».

Модель компетенцій

Існує так звана модель управлінських компетенцій, де компетенції діляться на сім кластерів у залежності від прояву лідерських якостей:

• Лідерство
• Залученість
• Самоуправління
• Розвиток співробітника
• Орієнтація на результат
• Відповідальність
• Навички ведення переговорів

Якщо для вашої компанії важливо відстежувати внутрішнє зростання співробітників і формування лідерів або «зірок» колективу, ця модель допоможе чітко зрозуміти, на якому рівні розвитку якостей знаходяться колеги. Оцінювати компетенції за кластерами пропонується згідно з категоріями від A до D, де:

• A – співробітник проявляє компетенції так, що на нього варто орієнтуватися та питати порад
• B – співробітник проявляє компетенцію на високому рівні для виконання робочих завдань
• C – співробітник виконує завдання, які відповідають компетенції, але є помилки або недоліки
• D – співробітник не виконує роботу на необхідному рівні для цієї компетенції, або робота вимагає значних правок від колег

До речі, а як взагалі використовуються і оцінюються компетенції?

Використовуємо і оцінюємо компетенції для Performance Review

Отже, ми вже визначилися, що у нас повинен бути список компетенцій перед проведенням оцінки Performance Review. Уявімо, що він у нас є, і тепер постає завдання якось задіяти ці компетенції в опитувальнику.

Питання для оцінки роботи співробітника за період базуються на обраних вами компетенціях. Для оцінки однієї компетенції ви можете використовувати кілька питань, щоб отримати повну картину прояви умінь в роботі.

Щоб компетенцію можна було якось оцінити, питання формулюється відповідно. Для прикладу використовуємо вже згадану компетенцію «Автономність», і припустимо, що метод для проведення оцінки – це метод 180 градусів. Тобто, нам необхідно на основі компетенції «Автономність» скласти два питання – співробітнику для самооцінки та його лінійному керівнику.

Питання співробітнику може звучати так:

Наскільки самостійні ви були за минулий період при прийнятті робочих рішень?

Питання ж для менеджера прозвучить:

Наскільки співробітник Х був самостійний за минулий період при прийнятті робочих рішень?

І співробітник, і менеджер при оцінці використовують шкалу, яку їм запропонує автор оцінювання. Зазвичай це прості шкали від 1 до 5 (шкала Лайкерта), де 1 – це максимально негативна оцінка, а 5 – максимально позитивна.

Якщо співробітник оцінив свою автономність у 5 балів, а його менеджер – в 3 бали, сумарна оцінка за компетенцією «Автономність» дорівнює 4. При використанні HRM-системи, автоматичний підрахунок покаже вам не тільки сумарні оцінки, а й різницю між двома думками – вона відобразиться в оцінках і на графіку, щоб зручно було бачити, які зони росту опрацьовувати зі співробітником в майбутньому.

А на чому базувати свою оцінку компетенції, щоб вона не стала суб'єктивною?

Хороше запитання, так? Адже недостатньо просто сказати: ні, працівник не був самостійний, йому довелося допомагати, тому оцінимо-но його спроби в 2 бали. Адже попереду на заключному етапі Performance Review нас чекає 1-on-1 зі співробітником, який побачить всі оцінки та обов'язково запитає, чому ж так сталося, адже він робив те, це, і все сам.

Тому прийнято не тільки складати питання на основі компетенції, а й використовувати при цьому її позначення та індикатори. Вони необхідні, щоб усі сторони оцінки правильно розуміли суть компетенції.

Спробуємо визначити компетенцію «Автономність».

Це вміння досягати результатів роботи самостійно, без допомоги колег або менеджерів, розробляти план виконання завдання і слідувати йому без сторонньої оцінки і вказівок. Здатність діяти незалежно і приймати рішення, усвідомлюючи свою відповідальність .

Позитивні індикатори компетенції «Автономність» (якщо людина відповідає їм, оцінка буде вище):

• Будує план по задачах самостійно, не чекає вказівок лінійного керівника
• Вміє знаходити вихід із ситуації без допомоги колег або менеджера
• Може знаходити контакти і будувати комунікацію з колегами, підрядниками та іншими співробітниками сам, без нагадувань
• Вміє встановлювати зв'язки і делегувати обов'язки самостійно, для якнайшвидшого виконання завдання і т. д.

Негативні індикатори компетенції «Автономність» (якщо людина виконує роботу саме так, оцінка буде нижче):

• Потребує постійної підтримки і напрямку з боку колег або лінійного менеджера
• Не може самостійно прийняти прості рішення, звертається за допомогою і порадою в звичайних ситуаціях
• Нездатний знайти контакти і побудувати комунікацію з колегами або підрядниками
• Розгублюється в робочих ситуаціях і не в змозі розібратися в ситуації та ін.

Як розвивати співробітника за допомогою результатів оцінки за компетенціями?

Ось ми і дісталися до самого цікавого. Залежно від того, які індикатори спрацьовують при оцінці вашого співробітника, і які оцінки у нього виходять, ви можете зрозуміти, до якої категорії ваш колега належить. Пам'ятайте, ми писали вище про лідерські якості? Так ось, існують:

• Матриця компетенцій гравців в компанії від A-player до E-player. Залежно від прояву різних компетенцій, ви побачите, яким гравцем є співробітник, і зможете пропрацювати з ним варіанти розвитку, якщо потенціал дозволяє.
• Матриця 9 boxes. За допомогою двох компетенцій «Ефективність» і «Потенціал», можна відстежити, як співробітник проявляє себе в колективі, чи не вигорів він, та чи не потрапляє він до груп ризику .

Професійні компетенції дадуть вам не просто перевагу і об'єктивність в оцінці співробітників. Це ще й окремий інструмент для скринінгу колективу, роботи над ризиками, моральними проблемами, зонами росту і розвитку, вирощуванням лідерів всередині команди і варіантами для підвищення та переходу на більш вигідні для співробітника позиції.

Вам також може бути цікава стаття: Що таке система Employee experience management (EXM) і як її поліпшити?

Тому почніть з малого – сформуйте список таких компетенцій і добре продумайте їх індикатори. А застосування на практиці не змусить себе чекати.