Rola kompetencji w ocenie pracowników i kandydatów

Jak rozpoznać najbardziej efektywnych pracowników w swojej firmie? Wiele organizacji ocenia talent na podstawie intuicji lub ogólnych wrażeń, zamiast skupić się na konkretnych kompetencjach. Podobnie w procesie rekrutacji – zamiast sprawdzać realne umiejętności, które przełożą się na sukces w pracy, kandydaci często słyszą pytania o ulubione książki czy znaki zodiaku.

A przecież skuteczne zarządzanie zespołem wymaga czegoś więcej niż dobrych przeczuć. Jasno określone kompetencje pozwalają podejmować lepsze decyzje o zatrudnieniu, rozwijać talenty i budować silniejsze zespoły.

Jak zrobić to dobrze? O tym w dalszej części artykułu.

Czym są kompetencje?

W kontekście pracy warto rozróżnić dwa kluczowe pojęcia:

• Kompetencja to połączenie wiedzy fachowej, umiejętności oraz sposobu ich praktycznego zastosowania, które objawia się w konkretnych zachowaniach i działaniach. To nie tylko bycie ekspertem w danej dziedzinie, ale także sposób, w jaki pracownik wykorzystuje „eksperckość” w codziennej pracy.
• Kompetencje zawodowe to szeroki zestaw umiejętności, wiedzy i cech, które wpływają na sposób budowania relacji z zespołem, organizację pracy oraz skuteczność w realizacji celów. To właśnie one decydują o efektywności pracownika i jego sukcesie w wykonywanych zadaniach.

Kompetencje to coś, co można zdefiniować, zmierzyć i rozwijać – a tym samym świadomie nimi zarządzać.

Przykład kompetencji w procesie rekrutacji

Podczas rozmów kwalifikacyjnych często padają pytania o praktyczne umiejętności kandydatów. Jednak zamiast skupiać się wyłącznie na wiedzy technicznej, warto zwrócić uwagę na sposób, w jaki kandydat zachowuje się w różnych sytuacjach zawodowych, ponieważ to właśnie w codziennym działaniu ujawniają się kompetencje.

Jak je zweryfikować? Zamiast ogólnikowych pytań warto badać konkretne aspekty, takie jak zarządzanie czasem, umiejętność budowania relacji w zespole, rozumienie struktury organizacyjnej, czy zdolność do realizowania strategii firmy.

Omówmy to na przykładzie ważnej kompetencji, jaką jest samodzielność. W rozmowie rekrutacyjnej można ocenić ją w prosty sposób:

Oczywiście sama deklaracja kandydata to za mało. Aby rzetelnie ocenić poziom kompetencji, warto dopytać o konkretne sytuacje, np.:

• Proszę opowiedzieć o sytuacji, w której musiał/a Pan/Pani podjąć ważną decyzję bez konsultacji z przełożonym.
• Jak radził/a sobie Pan/Pani w sytuacji, gdy zabrakło jasnych wytycznych do wykonania zadania?

W ten sposób rekrutacja staje się bardziej precyzyjna, a organizacja zyskuje lepiej dopasowanych kandydatów.

Samodzielność to kompetencja, którą można rozwijać i mierzyć, a po zatrudnieniu warto ją oceniać zarówno poprzez wyniki pracy, jak i opinie przełożonych oraz współpracowników.

Czy istnieją różne typy kompetencji?

Klasyczny podział kompetencji wyróżnia kompetencje miękkie i twarde, jednak w organizacji można określić ich poziomy, uwzględniając specyfikę danej roli oraz kulturę firmy. Kompetencje te da się podzielić na kilka kategorii:

• indywidualne – charakterystyczne dla konkretnego pracownika, wynikające z jego doświadczenia i umiejętności;
• zespołowe – wspólne dla wszystkich członków danego zespołu, ale niekoniecznie działu;
• działowe – wspólne dla całego działu, np. dla sprzedaży będzie to „zdolność negocjacji”, a dla IT „myślenie systemowe”;
• projektowe – istotne w kontekście pracy nad określonymi inicjatywami, np. zarządzanie zmianą w zespołach transformacyjnych;
• organizacyjne – uniwersalne dla całej firmy, np. zgodność z wartościami organizacji czy orientacja na klienta.

Dzięki takiemu podziałowi łatwiej ustalić, które kompetencje są najważniejsze na danym stanowisku oraz jakie umiejętności warto rozwijać wśród pracowników.

Model kompetencyjny

Istnieją różne modele kompetencji, w których kompetencje dzielone są na grupy. W przypadku modelu kompetencji managerskich mogą to być np.:

• przywództwo;
• zaangażowanie;
• samodzielność w działaniu;
• zarządzanie zespołem (umiejętność oceny);
• orientacja na wyniki;
• odpowiedzialność;
• umiejętności negocjacyjne.

Jeśli w Twojej organizacji istotne jest monitorowanie rozwoju pracowników oraz identyfikowanie potencjalnych liderów, ten model pomoże lepiej zrozumieć poziom kompetencji w zespole.

Ocena kompetencji w ramach poszczególnych grup może odbywać się według czterostopniowej skali:

• A – pracownik wykazuje się tak wysokim poziomem kompetencji, że warto konsultować się z nim i prosić go o rady.
• B – pracownik prezentuje kompetencję na wysokim poziomie, który w pełni umożliwia realizację zadań.
• C – pracownik wykonuje zadania związane z daną kompetencją, ale pojawiają się błędy lub niedociągnięcia.
• D – pracownik nie osiąga wymaganego poziomu kompetencji, a jego praca wymaga istotnych korekt ze strony innych.

Ocena kompetencji w ramach oceny efektywności

Skoro mamy już określoną listę kompetencji, pora wykorzystać ją podczas oceny okresowej, włączając wybrane kompetencje do kwestionariusza oceny pracownika.

Każdą kompetencję można ocenić poprzez kilka pytań, które pozwolą uzyskać pełniejszy obraz umiejętności danej osoby. Weźmy jako przykład kompetencję „Samodzielność” i załóżmy, że stosujemy metodę oceny 360 stopni. Oznacza to, że potrzebujemy dwóch pytań dotyczących tej kompetencji – jedno do samooceny pracownika, drugie do oceny przełożonego.

Przykładowe pytania:

Zarówno pracownik, jak i przełożony udzielają odpowiedzi w skali ocen zaproponowanej przez autora oceny. Najczęściej stosuje się skalę Likerta – od 1 do 5, gdzie 1 oznacza najniższą ocenę, a 5 najwyższą. Jeśli pracownik oceni swoją samodzielność na 5, a jego przełożony na 3, ostateczna ocena dla kompetencji „Samodzielność” wyniesie 4. Korzystając z systemu HRM, można nie tylko automatycznie obliczyć wyniki, ale także zobaczyć różnice w ocenach na wykresach. Ułatwia to identyfikację obszarów wymagających rozwoju oraz usprawnia planowanie działań wspierających pracownika.

Jak oceniać kompetencje, aby uniknąć subiektywności?

Dobre pytanie! Przecież nie wystarczy stwierdzić: „Nie, ten pracownik nie był samodzielny, potrzebował wsparcia, więc oceniam go na 2”. Na końcowym etapie oceny efektywności odbędzie się rozmowa 1:1, podczas której pracownik zobaczy swoje wyniki i prawdopodobnie zapyta: „Ale dlaczego?”, zwłaszcza jeśli uważa, że działał całkowicie niezależnie.

Dlatego żadnych ocen w firmie nie można opierać jedynie na intuicji. Powinny uwzględniać precyzyjne definicje i wskaźniki dla każdej kompetencji. Dzięki temu wszystkie strony procesu będą miały jasność co do tego, co dokładnie podlega ocenie.

Wróćmy do przykładu samodzielności. Możemy ją zdefiniować jako:

„Umiejętność osiągania wyników pracy bez wsparcia ze strony współpracowników i przełożonych, planowania zadań oraz realizowania ich bez konieczności zewnętrznej kontroli i instrukcji. Samodzielność obejmuje również podejmowanie decyzji przy pełnej świadomości własnej odpowiedzialności”.

Teraz dodajmy wskaźniki oceny tej kompetencji, np.:

Precyzyjne wskaźniki eliminują nieporozumienia i pozwalają na rzetelną, obiektywną ocenę kompetencji, która faktycznie odzwierciedla efektywność pracownika.

Jak wykorzystać ocenę kompetencji do wspierania rozwoju pracowników?

Dotarliśmy do najciekawszej części. Na podstawie ocen i wskaźników, które pojawiły się w trakcie oceny pracownika, można określić, do której kategorii należy dany członek zespołu. Pamiętasz, jak wcześniej wspomnieliśmy o identyfikowaniu liderów? Istnieją różne modele pomagające w klasyfikacji i rozwoju pracowników, np.:

• Matryca kompetencji pracowników w organizacji – od A-playera do E-playera. Analiza poziomu różnych kompetencji pozwala określić, jaką rolę dany pracownik pełni w zespole i jakie ścieżki rozwoju będą dla niego najbardziej odpowiednie.
• Matryca n-box – opierając się na efektywności i potencjale – dwóch kluczowych kompetencjach, oceniamy, jak pracownik funkcjonuje w zespole, czy wykazuje oznaki wypalenia zawodowego lub znajduje się w grupie ryzyka.

Kompetencje to nie tylko narzędzie do oceny pracowników – to całościowy system, który pozwala lepiej zarządzać zespołem. Dzięki nim można:

✅ skutecznie identyfikować ryzyka i problemy w zespole;
✅ wskazywać obszary do rozwoju i wzrostu;
✅ budować ścieżki awansu i transferów do lepiej dopasowanych ról;
✅ wychowywać przyszłych liderów.

Od czego zacząć? Stwórz listę najważniejszych kompetencji i dokładnie przemyśl ich wskaźniki. Praktyczne zastosowanie pojawi się szybciej, niż myślisz.