Headcount

Co to jest headcount, jak go liczyć, czym headcount różni się od FTE (etatów) i jakie wskaźniki HR się na nim opierają

Headcount

Co to jest headcount

Headcount to liczba osób zatrudnionych w firmie w danym dniu, niezależnie od wymiaru czasu pracy każdej z nich. Jedna osoba na pełny etat i jedna na pół etatu dają headcount 2. W polskiej terminologii najbliższym odpowiednikiem jest stan zatrudnienia.

Headcount to podstawowy wskaźnik HR. Opierają się na nim budżet płacowy, planowanie zatrudnienia, rotacja pracowników i większość wskaźników w przeliczeniu na pracownika.

Headcount a FTE (etaty)

	Headcount	FTE
Co liczy	osoby	etaty, czyli czas pracy
Pracownik na 1/2 etatu	1	0,5
Zespół: 3 osoby na pełny etat i 2 na pół etatu	5	4
Do czego służy	struktura, komunikacja, licencje, benefity	budżet, obciążenie pracą, planowanie

Więcej o przeliczaniu na etaty w artykule o FTE.

Jak liczyć headcount

Wybór daty. Headcount liczy się zawsze na konkretny dzień, np. na koniec miesiąca lub kwartału.
Kogo uwzględnić. Zwykle wszystkie osoby zatrudnione na umowę o pracę, także przebywające na urlopie lub zwolnieniu lekarskim. Współpracowników B2B, zleceniobiorców i pracowników tymczasowych liczy się osobno.
Liczenie osób, nie etatów. Każda osoba to jedna jednostka.
Podział na przekroje. Działy, lokalizacje, formy zatrudnienia, poziomy stanowisk.
Porównanie z planem. Różnica między faktycznym a planowanym headcountem pokazuje wakaty lub nadwyżkę kadrową.

Wskaźniki oparte na headcount

Wskaźnik	Wzór
Średni headcount	(headcount na początek + na koniec okresu) / 2
Wskaźnik rotacji	liczba odejść / średni headcount × 100%
Wskaźnik wakatów	wakaty / (headcount + wakaty) × 100%
Tempo wzrostu	(headcount na koniec − na początek) / na początek × 100%
Przychód na pracownika	przychód / średni headcount
Wskaźnik HR do pracowników	liczba osób w HR / headcount

Headcount a przepisy w Polsce

W sprawozdawczości GUS i w wielu przepisach liczy się nie osoby, lecz przeciętne zatrudnienie w przeliczeniu na pełne etaty. Od tej liczby zależą m.in. obowiązek wpłat na PFRON (co najmniej 25 etatów), obowiązek utworzenia zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (co najmniej 50 etatów) oraz status mikro, małego lub średniego przedsiębiorcy.

Z kolei niektóre obowiązki zależą od liczby osób: procedurę zgłoszeń wewnętrznych zgodną z ustawą o ochronie sygnalistów muszą mieć podmioty, dla których pracę wykonuje co najmniej 50 osób, a regulamin pracy i regulamin wynagradzania obowiązują pracodawców zatrudniających co najmniej 50 pracowników. Dlatego warto śledzić oba wskaźniki: headcount i etaty.

PeopleForce liczy headcount bez arkuszy. Katalog pracowników w Core HR przechowuje daty zatrudnienia i odejścia, dział, lokalizację i formę zatrudnienia każdej osoby, a raport Headcount w analityce HR pokazuje miesięczny stan, nowych pracowników, odejścia, średnie tempo wzrostu i rotację z filtrami według działów lub lokalizacji. W planowaniu zatrudnienia tworzy się zaplanowane stanowiska z działem, przełożonym i budżetem, a system pokazuje, ile z nich jest już obsadzonych, a ile czeka na rekrutację.