Śledzenie obecności to proces dokładnego rejestrowania i monitorowania godzin przepracowanych przez pracowników w firmie. Obejmuje ono kontrolę godzin pomiędzy wejściem i wyjściem pracownika z miejsca pracy, a także wszelkich przepracowanych nadgodzin oraz czasu nieprzepracowanego z powodu nieobecności lub innych przyczyn. Prowadzenie dokładnej ewidencji obecności jest niezbędne do prawidłowego przetwarzania listy płac i zapewnienia zgodności z przepisami prawa pracy.
Od teraz na naszej platformie HR możesz śledzić godziny pracy pracowników i nadgodziny oraz zarządzać polityką obecności. Czytaj dalej i poznaj lepiej naszą nową funkcję, aby móc skonfigurować ją zgodnie z przepisami obowiązującymi w Twoim kraju.
Ważne! Funkcja śledzenia obecności jest obecnie w wersji beta. Jeśli chcesz ją wypróbować, skontaktuj się z naszym zespołem obsługi klienta poprzez czat lub wyślij e-mail na adres support@peopleforce.io.
Śledzenie obecności jest podstawowym aspektem działalności każdej firmy:
Istnieją jednak przepisy dotyczące obecności pracowników w pracy, które zależą od ustawodawstwa różnych krajów. Poznaj ich szczegóły i sprawdź, jak nasza platforma HR może pomóc w takich sytuacjach.
Śledzenie czasu pracy jest kluczowym aspektem zarządzania produktywnością pracowników i dbania o prawidłowe przetwarzanie listy płac w każdej organizacji. Jednak w różnych krajach obowiązują różne przepisy dotyczące korzystania z narzędzi do śledzenia czasu pracy.
W Unii Europejskiej obowiązuje dyrektywa dotycząca czasu pracy i ma ona na celu ochronę praw pracowników. Nakazuje ona, aby maksymalny średni czas pracy wynosił 48 godzin w siedmiodniowym okresie, wliczając w to nadgodziny. Pracownicy muszą również mieć przerwę na odpoczynek, jeśli pracują dłużej niż sześć godzin. Ponadto mają prawo do co najmniej 11 kolejnych godzin odpoczynku co 24 godziny i co najmniej czterech tygodni płatnego urlopu rocznie. Pracownicy nocni są objęci dodatkową ochroną, w tym ograniczeniami godzin pracy i prawem do bezpłatnych badań lekarskich.
Przestrzeganie tych przepisów jest łatwiejsze, gdy korzysta się z efektywnych narzędzi do śledzenia czasu pracy, takich jak te, oferowane przez PeopleForce. W ten sposób firmy zyskują pewność, że spełniają swoje zobowiązania prawne, jednocześnie usprawniając zarządzanie zasobami ludzkimi.
Hiszpański rząd w sprawie czasu pracy wdrożył przepisy zgodne z dyrektywą UE. Hiszpania była jednym z pierwszych państw członkowskich UE, które zobowiązały firmy do śledzenia i rejestrowania godzin pracy swoich pracowników, z wyłączeniem kadry kierowniczej najwyższego szczebla. Zasada ta ma zastosowanie do wszystkich firm w Hiszpanii, niezależnie od ich wielkości i branży.
Pracodawcy w Hiszpanii muszą śledzić i rejestrować godziny pracy swoich pracowników, w tym ich przerwy, i przechowywać te zapisy przez cztery lata. Dokumentacja ta musi być dostępna dla pracowników, agencji rządowych i związków zawodowych. Nie ma szczególnych wymagań dotyczących metody lub formatu dokumentacji.
Przepisy mają zastosowanie zarówno do pracy zdalnej, jak i biurowej, a także do wszystkich rodzajów umów o pracę. Nieprzestrzeganie przepisów może skutkować grzywnami w wysokości od 625 do 6 250 euro.
W Niemczech pracodawcy są prawnie zobowiązani do dokumentowania godzin pracy swoich pracowników. Mogą oni rejestrować informacje w formie papierowej lub za pomocą oprogramowania do rejestracji czasu pracy. Jeśli pracodawca zdecyduje się na cyfrową rejestrację godzin pracy, serwer musi znajdować się w Niemczech.
W aktach muszą znajdować się następujące informacje: data, imię i nazwisko pracownika, początek i koniec dnia pracy, liczba godzin pracy, praca i podpis pracownika. Zaleca się, aby pracownicy prowadzili pisemne notatki dotyczące godzin pracy i przerw. Kierownik, przełożony lub współpracownik może podpisać te notatki w przypadku sporu. Jeśli firma nie zastosuje się do tych przepisów, może zostać ukarana grzywną w wysokości do 15 tys. euro.
Jak widzisz, Unia Europejska wymaga od firm śledzenia i prowadzenia rejestrów godzin pracy swoich pracowników, ale nie istnieją spójne przepisy, dotyczące sposobu śledzenia i przechowywania tych informacji. Ponadto, tradycyjne metody, takie jak arkusze kalkulacyjne Excel, są czasochłonne i trudne w zarządzaniu.
Właśnie tutaj wkracza PeopleForce, oferując Ci kompleksowe oprogramowanie HR, wzbogacone o funkcję śledzenia czasu pracy, a także wiele innych narzędzi usprawniających zarządzanie zasobami ludzkimi. To idealne rozwiązanie, spełniające potrzeby administracyjne Twojej firmy.
W PeopleForce skorzystasz z funkcji śledzenia obecności w wygodny i intuicyjny sposób. Twoi pracownicy muszą po prostu kliknąć przycisk "Rozpocznij pracę", aby aktywować śledzenie czasu pracy. Mogą też wstrzymywać je podczas przerw, a na koniec dnia kliknąć "Zakończ pracę".
Z PeopleForce pracownicy będą bez problemu mogli śledzić swoją obecność oraz monitorować czas pracy, przerwy, urlopy i pozostałe godziny, korzystając z jednej scentralizowanej funkcjonalności. Wszystkie informacje są prezentowane w atrakcyjnym wizualnie widoku kalendarza lub listy, zapewniając pracownikom przejrzysty i łatwy do zrozumienia przegląd ich obecności. Dodatkowo system automatycznie oblicza cały śledzony czas, pozwalając pracownikom skupić się na pracy i umożliwiając prawidłowe przetwarzanie listy płac.
Zarządzanie frekwencją zespołu, śledzenie i rejestrowanie jego godzin pracy może być żmudnym i uciążliwym procesem, ale PeopleForce umożliwia szybkie przeglądanie danych dotyczących obecności poszczególnych pracowników lub całego zespołu, zapewniając Ci pełny wgląd w wyniki zespołu. Ponadto możesz łatwo eksportować raporty do dalszej analizy lub udostępniać je innym współpracownikom.
PeopleForce jest rozwiązaniem do bezproblemowego śledzenia obecności, które sprawdzi się w organizacjach każdej wielkości oraz w każdej lokalizacji. Pracownicy będą z łatwością zarządzać swoim czasem pracy i życiem osobistym, co przełoży się na ich większą produktywność i zadowolenie z pracy.
O czym jeszcze trzeba pamiętać w kontekście zarządzania czasem pracy? O potencjalnych różnicach w zasadach śledzenia czasu pracy w zależności od kraju. W PeopleForce dzięki funkcji polityki obecności możesz zarządzać sposobem śledzenia czasu w zależności od lokalizacji. W przyszłości będziemy nadal rozwijać i ulepszać tę funkcję. Obecnie dostępne są reguły przerw, które umożliwiają przypisanie określonych czasów przerw do pracowników i lokalizacji.
Obejrzyj nasz film objaśniający, który szczegółowo opisuje nową funkcjonalność.
Od teraz Twoim pracownikom będzie znacznie łatwiej zarządzać czasem pracy i projektami! Na naszym blogu znajdziesz więcej informacji o bieżących zmianach w naszej platformie HR, wydaniach i nowościach. Zapraszamy do lektury!
Teraz możesz zautomatyzować okresowe przesyłanie formularzy i dowolne aktualizacje danych pracowników dzięki nowym opcjom w formularzach wniosków.
Starasz się przyciągnąć odpowiednią liczbę wykwalifikowanych kandydatów do swoich ofert pracy, ale jednocześnie tracisz czas na ręczne publikowanie ogłoszeń na wielu platformach? Mamy idealne rozwiązanie!
Nowy miesiąc, nowe możliwości! Sprawdź dwa kolejne usprawnienia w systemie, które zoptymalizują procesy rekrutacji w Stronie Kariery oraz poprawią oceny efektywności.