Облік робочого часу та присутності в PeopleForce

Облік робочого часу та присутності – це процес обрахунку та моніторингу відпрацьованого часу співробітниками компанії. Сюди входить відстеження часу між початком та закінченням присутності співробітника на робочому місці, відпрацьовані понаднормові години, а також час, не відпрацьований через прогули або з інших причин. Ведення точного обліку робочого часу має важливе значення для правильного нарахування заробітної плати та дотримання трудового законодавства.

Відтепер у нашій HR-платформі ви можете відстежувати робочий час і понаднормові години співробітників, а також керувати політикою присутності. Будь ласка, прочитайте цю статтю, щоб зрозуміти всі нюанси нової функції та налаштувати її відповідно до законодавства вашої країни.

Зверніть увагу, що функція обліку часу та присутності перебуває на стадії бета-тестування. Ті, хто зацікавлені спробувати цю функцію, зв'яжіться зі службою підтримки клієнтів через чат або електронною поштою - support@peopleforce.io.

Для чого потрібний облік робочого часу та присутності команди?

Відстеження відвідуваності є фундаментальним аспектом діяльності будь-якої компанії.

• Відповідність вимогам: Відстеження відвідуваності забезпечує дотримання робочого графіку, допомагаючи компаніям відповідати законодавчим вимогам і трудовим нормам.
• Запобігання шахрайству: Система запобігає трудовим зловживанням і шахрайству, наприклад, неоплачуваній або некомпенсованій понаднормовій роботі, завдяки точному обліку робочого часу та відвідуваності працівників.
• Операційна ефективність: Відстеження відвідуваності допомагає компаніям оптимізувати свої операції, забезпечуючи відповідність кількості працівників потребам бізнесу.
• Координація роботи відділів: Відстеження відвідуваності допомагає координувати роботу різних відділів всередині компанії, забезпечуючи ефективну спільну роботу команд.
• Самодисципліна: Відстеження відвідуваності заохочує самодисципліну серед співробітників, оскільки вони усвідомлюють, що їхня присутність і пунктуальність контролюється.
• Оптимізація часу: Відстежуючи відвідуваність, компанії можуть виявити проблеми з управлінням часом і впровадити стратегії для оптимізації використання часу співробітників, підвищуючи загальну продуктивність.
• Бізнес-цілі: Відстеження відвідуваності суттєво сприяє досягненню бізнес-цілей у середньо- та довгостроковій перспективі, підтримуючи структуроване робоче середовище.

Однак, існують правила щодо присутності на роботі, які залежать від законодавства різних країн. Давайте розглянемо це більш детально, а також подивимося, як наша HR-платформа може допомогти в таких ситуаціях.

Правила обліку робочого часу в країнах ЄС

Облік робочого часу має вирішальне значення для управління продуктивністю співробітників і забезпечення точного обрахунку заробітної плати в будь-якій організації. Однак у різних країнах існують різні правила щодо використання інструментів обліку робочого часу.

В Європейському Союзі діє Директива про робочий час, покликана захистити права працівників. Вона передбачає, що максимальна середня тривалість робочого часу становить 48 годин на семиденний період, включаючи понаднормову роботу. Працівники також повинні мати перерву для відпочинку, якщо вони працюють більше шести годин.

Крім того, працівники мають право на щонайменше 11 годин відпочинку поспіль кожні 24 години та щонайменше чотири тижні оплачуваної щорічної відпустки на рік.

Співробітникам, які працюють у нічний час, надається додатковий захист, включаючи обмеження робочого часу та право на безкоштовну оцінку стану здоров'я.

Дотримання цих норм легше контролювати за допомогою практичних інструментів обліку робочого часу, таких як PeopleForce. Таким чином, компанії можуть забезпечити виконання своїх юридичних зобов'язань, одночасно оптимізуючи управління персоналом.

Облік робочого часу в Іспанії

Уряд Іспанії впровадив положення Директиви ЄС про робочий час. В результаті Іспанія стала однією з перших країн-членів ЄС, яка зобов'язала компанії відстежувати та реєструвати робочий час своїх працівників, за винятком керівників вищого рівня. Це правило поширюється на всі компанії в Іспанії, незалежно від їхнього розміру чи галузі.

Роботодавці в Іспанії повинні відстежувати і реєструвати робочий час своїх співробітників, включаючи перерви, і зберігати ці записи протягом чотирьох років. Ці записи повинні бути доступними для працівників, державних органів та профспілок. Не існує жодних конкретних вимог до способу або формату документів.

Правила застосовуються як до віддаленої, так і до офісної роботи, а також до всіх типів трудових договорів. Невиконання вимог може призвести до штрафів у розмірі від 625 до 6250 євро.

Контроль відпрацьованих годин у Німеччині

Роботодавці за законом зобов'язані документувати робочий час своїх працівників. Вони можуть записувати інформацію на паперових носіях або за допомогою програмного забезпечення для обліку робочого часу. Однак, якщо роботодавець веде облік робочого часу в електронному вигляді, сервер повинен знаходитися в Німеччині.

У файлі повинна бути наступна інформація: дата, ім'я працівника, початок і кінець робочого дня, кількість робочих годин, трудовий стаж і підпис працівника. Крім того, пропонується, щоб працівники вели письмові записи про свій робочий час і перерви. Менеджер, керівник або колега може підписати ці нотатки у разі виникнення суперечки. Якщо компанія не дотримується цих правил, на неї може бути накладено штраф у розмірі до 15 000 євро.

Спрощення відстеження присутності за допомогою PeopleForce

Як бачимо, ЄС вимагає від компаній відстежувати та зберігати облік робочого часу працівників. Однак не існує конкретних правил щодо того, як відстежувати та зберігати цю інформацію. Крім того, традиційні методи, такі як таблиці Excel, вимагають багато часу і є складними в управлінні.

Саме тут на допомогу приходить PeopleForce, яка пропонує комплексне програмне забезпечення для управління персоналом, включаючи облік робочого часу та широкий спектр інших функцій, які спрощують управління персоналом, що робить її ідеальним рішенням для адміністративних потреб вашої компанії.

Як я можу відстежувати та керувати робочим часом?

PeopleForce – це універсальне програмне рішення для управління персоналом з простою та автоматизованою функцією відстеження присутності. Відстежувати присутність в PeopleForce дуже просто: співробітникам потрібно натиснути кнопку "Clock-on", щоб активувати відстеження часу, призупинити його під час перерви, і натиснути "Clock-off" в кінці робочого дня.

Використовуючи PeopleForce, співробітники можуть легко відстежувати свою присутність і контролювати свої робочі години, перерви, відпустки і години, що залишилися, – і все це все в єдиному місці. Ця інформація представлена у вигляді візуально зрозумілого календаря або списку, що надає працівникам чіткий і зрозумілий огляд їхньої відвідуваності. Крім того, система автоматично розраховує весь відстежений час, дозволяючи працівникам зосередитися на роботі, та забезпечує точний розрахунок заробітної плати.

Швидкий доступ до всіх записів відстеження відвідуваності на рівні компанії

При управлінні присутністю вашої команди, відстеження та облік робочого часу може зайняти багато часу та зусиль. З PeopleForce ви можете швидко переглядати записи  присутності окремих співробітників або всієї команди, що дає вам повну картину того, як вона працює. Крім того, ви можете легко експортувати звіти для подальшого аналізу або для того, щоб поділитися ними з іншими членами вашої компанії.

PeopleForce пропонує безпроблемне рішення для відстеження відвідуваності для організацій будь-якого розміру та місцезнаходження. З PeopleForce співробітники можуть легко керувати своїм робочим та особистим життям, що призводить до підвищення продуктивності та задоволеності роботою.

Керування політикою присутності

Будь ласка, також пам'ятайте про потенційні відмінності в правилах обліку робочого часу в різних країнах. За допомогою функції "Політика присутності" ви можете керувати тим, як відстежується час залежно від місця розташування співробітника. У майбутньому ми продовжимо розвивати та вдосконалювати цей функціонал. Наразі доступні правила перерв, які дозволяють вам призначати певний час перерв для співробітників і їхніх локацій.

Дивіться наше пояснювальне відео, де детально розповідається про новий функціонал.

Тепер вашим співробітникам буде набагато простіше керувати часом своєї роботи та проектів! Ви можете дізнатися більше про поточні зміни в нашій HR-платформі, релізи та новини в нашому блозі .