Дружить нельзя разругаться: 11 шагов к успешному офбордингу при увольнении [чек-лист]

нет комментариев / Блог о HR: современные тренды, инструменты, методы
Дружить нельзя разругаться: 11 шагов к успешному офбордингу при увольнении [чек-лист]

 Большинство HR-менеджеров уделяет очень много времени на онбординг, изучение найма и очень мало на офбординг, хотя влияние на HR бренд и имидж компании оба процесса имеют одинаковое. Решили исправлять ситуацию и рассказать о том, как уволить сотрудника или организовать его уход по собственному желанию так, чтобы потом не было скандалов, обиды, гневных комментариев на DOU, а только благодарность за полученный опыт. 

Этап 1. Проведите Exit Interview 

Ваша цель, как HRа, обсудить причины увольнения и узнать, с какими впечатлениями, ощущениями сотрудник уходит из компании негативными или положительными. Это важно, так как к коллеге наверняка обратятся потенциальные кандидаты, чтобы узнать всю «кухню» организации (а именно ее недостатки и подводные камни). 

Универсальных ответов на этом этапе нет, так как их контекст зависит от того, сотрудник увольняется сам или это решение компании. В целом, их можно взять из опросов вовлеченности, если вы их проводите. Если у вас такой заготовки нет, воспользуйтесь нашей: 

Этап 2. Обработайте результаты встречи

После exit interview может появиться одно из 3 типов решений: назначение отпуска, перевод коллеги в другой отдел и запуск процесса увольнения. Давайте рассмотрим все 3. 

2. 1. Организуйте отпуск 

Бывает, что сотрудник просто сильно устал, давно не был в отпуске (в который не мог уйти из-за большого потока задач и ответственности). Если есть такая возможность (небольшая загрузка коллеги, хотя бы 7 неиспользованных отпускных дней), то отправьте его на отдых и разрешите не вовлекаться на это время в рабочие процессы. 

После обязательно повторно проведите встречу 1:1, чтобы прийти к окончательному решению увольнению быть или нет. 

2.2. Обсудите с ТОП менеджментом перевод коллеги в другой отдел

Еще бывает, что человек просто эмоционально выгорел на своей должности, устал от нее и хочет чего-то нового. Скорее всего, он обладает навыками в другой области, которые хочет развивать. Тогда уместно организовать что-то вроде экзамена, тестового задания. Если сотрудник справиться спланируйте испытательный срок или сразу примите в команду другого отдела. Если нет смотрите следующие пункты.

2.3. Сообщите о результатах разговора ТОП менеджменту, руководителю отдела

Прежде чем принимать окончательное решение касательно увольнения сотрудника, поговорите с его руководителем (или директором компании, если этот работник ТОП менеджер). Объясните ситуацию, предложите варианты решения. 

Обычно после такого руководитель захочет встретиться с подчиненным лично на 1:1 и повторно всё обсудить (и если это реально ценный сотрудник, попытается его оставить). Дальше снова есть 2 исхода коллега остается, но что-то в его работе меняется (не будем перечислять, ведь это очень индивидуально) или увольняется. Если принимается второе решение, то задача эйчара пока ничего не говорить остальным сотрудникам (особенно если вас об этом попросили). 

Этап 3. Начните офбординг и помогите сотруднику с бюрократическими процессами 

Без вас коллега, который увольняется, не справиться с такими задачами:

  • подписание документов об увольнении; 
  • расчет по заработной плате и другим выплатам; 
  • передача основных документов (для налоговой и бухгалтерской отчетности, если сотрудник работал не по трудовой книжке);
  • передача трудовых обязанностей.  

Этап 4. Обсудите конкретные сроки увольнения и когда будет последний рабочий день

Чтобы определиться с датой последнего рабочего дня, вам с руководителем и коллегой нужно собраться и обсудить текущее состояние дел:

  • актуальные проекты увольняющегося;
  • какие задачи нужно завершить и в какие сроки он это сможет сделать;
  • с чем и что еще нужно утвердить;
  • какие в целом у него неофициальные правила работы с другими сотрудниками (в команде, с коллегами из других отделов);
  • какие есть бизнес-процессы и его зоны ответственности.

Это поможет сразу же подготовиться к адаптации нового сотрудника.

Бывает, что сотрудник хочет доработать еще 14 дней (согласно трудовому законодательству) и дольше никак не сможет (даже если не успевает завершить свои проекты, дела). А позиция серьезная, сложная и ее за 2 недели точно не закрыть. Поэтому вам важно подумать (вместе с руководителем увольняющегося или директором компании), кто будет выполнять его обязанности, если вы не успеете найти замену. 

Есть такие варианты:

  • задачи разделяются между другими сотрудниками (и на это время у них должна повыситься з/п);
  • задачи забирает на себя руководитель (вариант подходит, если сам увольняющийся им не был);
  • вы быстро находите идеальную замену в резервной базе кандидатов и человек успевает выйти на работу в течение 14 дней (такое бывает редко, но все же). 

Этап 5. Сообщите о решении сотрудника команде

Конечно, вы можете это сделать сразу после принятия решения об увольнении, но, как показывает практика, увольняющийся просят оттянуть этот момент на последнюю неделю и сообщить на общем собрании.

Вам, как эйчару, важно честно озвучить причину ухода, увольнения или попросить это сделать «виновника торжества». Это поможет избежать слухов, сплетен и неблагоприятной атмосферы в команде. Только предварительно обсудите формат, в котором это будет:

  • сообщение в общем чате/на электронную почту коллег в последний рабочий день;
  • новость на общем собрании в последнюю рабочую неделю;
  • во время обеда в последнюю неделю, другое. 

Главное не промолчать и не сообщать об увольнении после ухода сотрудника (а до этого). Это может очень плохо отразиться на мотивации и эмоциональном состоянии всей команды (особенно, если бывший коллега проработал минимум полгода), на их опыте сотрудников. 

Этап 6. Подготовьте описание вакансии и запустите процесс найма

Этот этап должен проходить параллельно с подготовкой документов для увольнения, если вам не удалось найти замену в резервной базе. 

Также перед составление описания вакансии, возможно, стоит пересмотреть структуру организации, просчитать окупаемость такого сотрудника. Бывает, в процессе понимаете, что такая должность пока не актуальна и ее можно разделить между другими сотрудниками (конечно, повысив им з/п). 

Если понимаете, что должность очень важная, подготовьте описание вакансии в PeopleRecruit, настройте интеграцию с job-порталами и ожидайте на отклики. 

Вам также может быть интересно: 5 главных инсайтов автоматизации HR процессов: мифы vs реальность

Этап 7. Организуйте прощальное мероприятие (goodbye party)

Можете сделать это сами, можете  вовлечь в процесс коллег (особенно тех, кто дружил с увольняющимся). Это будет вечеринка с подарками или без решать вам, но лучше с каким-то goodbye pack, если сотрудник был реально хорошим, эффективным, ценным кадром, долго работал и повлиял на развитие компании. 

Возможные форматы вечеринки:

  • goodbye lunch (прощальный обед всем вместе);
  • вечеринка после рабочего дня (или за 1-2 часа до его окончания) с вином, сладостями и т.д. в офисе;
  • вечеринка после работы в заведении (за счет компании или сотрудника решайте между собой);
  • 30 минут на объятия в конце рабочего дня.

Мероприятие лучше проводить в последний рабочий день сотрудника, который уходит. 

Этап 8. Проверьте ситуацию с технической безопасностью данных компании

Это надо сделать в последний рабочий день сотрудника. Удалите его учетные записи, почту, его из чатов, закройте доступ к важным файлам и базам данных. Проконтролируйте процесс передачи рабочей техники, пропусков на территорию офиса.

PeopleForce_HR автоматизация

Этап 9. Оставьте фидбек о сотруднике и обсудите возможности о дальнейшем деловом общении

Конечно, лучше оставить положительный, искренний фидбек, если это реально. 

Формат может быть любым:

  • отзыв в LinkedIn;
  • открытка с пожеланиями на будущее;
  • видео команды с пожеланиями;
  • рекомендательное письмо.

Взамен можете попросить сотрудника оставить фидбек (положительный) о компании на DOU. Но лучше, чтобы он сделал это сам. 

Также сообщите, можно ли к вам обращаться, если новый работодатель попросит контакты для предоставления рекомендаций о сотруднике. Если да, то соберите в один файл или одно сообщение все возможные контакты. 

Этап 10. Оставайтесь на связи еще минимум месяц

Это важно, ведь обычно минимум первый месяц после увольнения придется обращаться к сотруднику за помощью с какими-то задачами или для уточнения деталей, которые вы забыли, не успели обсудить ранее. 

Этап 11. Проанализируй свой офбординг процесс

Оцените, насколько легко удавалось переходить от одного этапа к другому, было бы это в срок или с опозданиями. Проанализируйте, как отреагировали коллеги на уход сотрудника, как он отозвался о вас, не было ли претензий в финансовом (забыли что-то выплатить или недосчитали премиальные) или техническом (бывший сотрудник хотел забрать с собой ноутбук или другую технику, так как считал ее своей) плане и подумайте, как могли бы их исправить. 

Этот гайд лишь возможное руководство к действию и помощник, если у вас небольшая текучка кадров, офбординг случается редко и вы не знаете, как работать с увольнениями. Этапы могут быть в другой последовательности, или объединены, пропущены экспериментируйте и ищите свою идеальную схему. И пускай офбординг будет грамотный, легкий и на позитивной ноте. 

А чтобы наш гайд был у вас всегда под рукой, мы оформили его в красивый чек-лист, который можете скачать себе:

 

Cover image

ВАМ ТАКЖЕ МОЖЕТ ПОНРАВИТЬСЯ
Автоматизация HR процессов, Блог о HR: современные тренды, инструменты, методы
Блог о HR: современные тренды, инструменты, методы
Блог о HR: современные тренды, инструменты, методы, Новости и обновления
Блог о HR: современные тренды, инструменты, методы
Оставьте первый комментарий
Ваш электронный адрес не будет опубликован. Необходимые поля отмечены *