Облік робочого часу

Облік робочого часу — це фіксація того, коли працівник починає й закінчує роботу, скільки годин він відпрацював і, у багатьох компаніях, над чим саме. Це два різні питання, які часто змішують. Перше — присутність і кількість годин. Друге — на що ці години пішли.

Від цієї відмінності залежить, для чого дані взагалі придатні. Години присутності живлять розрахунок зарплати, облік надурочних і кадрові документи. Проєктні години — виставлення рахунків клієнтам і аналіз утилізації.

Що вимагає закон в Україні

Облік — це не внутрішня ініціатива, а обовʼязок:

• КЗпП зобовʼязує роботодавця вести облік часу, фактично відпрацьованого кожним працівником.
• Нормальна тривалість робочого часу — 40 годин на тиждень.
• Надурочні обмежені: не більше чотирьох годин протягом двох днів поспіль і 120 годин на рік.
• Під час перевірок саме табель є підтвердженням відпрацьованого часу й підставою для нарахувань.

Облік і стеження — різні речі

Скріншоти, лічильники натискань і бали «активності» вимірюють присутність біля екрана, а не внесок, і коштують більше довіри, ніж дають корисних даних. Фіксацію годин із зрозумілою метою команди сприймають нормально, постійний моніторинг — ні. Практичне правило: збирати мінімум, який відповідає на реальне питання, і пояснювати людям, що саме фіксується, особливо в командах із гнучким графіком.

Що визначити до запуску

Правила краще зафіксувати на початку, бо зміна згодом знецінює накопичену історію:

• Люди вносять тривалість чи час початку й завершення.
• Чи входять перерви в робочий час і яка їх мінімальна та максимальна тривалість.
• Як замовляють, погоджують і компенсують надурочні.
• Хто погоджує табель і що робити, коли ця людина відсутня.
• Як це стикується з обліком відсутностей, щоб відпустка не виглядала як пропущений день.

Як облік часу працює в PeopleForce

У модулі Time правила задає політика обліку: робочі та спеціальні години, налаштування перерв із мінімальною й максимальною межею, типи надурочних, ланцюжок погодження й те, на які локації та на кого саме вона поширюється. Записи вносять або як тривалість, або як час початку й завершення, і кожен позначений як відстежений таймером або доданий вручну. Перерви зберігаються окремими записами, а не віднімаються вручну, і все враховує часовий пояс самого працівника.

Для клієнтської роботи запис привʼязується до проєкту й задачі. Якщо задача біллінгова, а в працівника вказані собівартісна та біллінгова ставки, система рахує вартість і суму до виставлення по кожному запису. Табель проходить шлях від чернетки до подання, а керівник погоджує або повертає його з коментарем, тому місяць закривається на підтверджених даних. Бібліотека звітів вивантажує результат у XLSX або CSV для бухгалтерії чи рахунку клієнту.