Як HRM-система може допомогти бізнесу під час війни?

Головна задача керівництва будь-якої команди зараз – зробити все можливе, щоб команда відчувала себе у безпеці, могла комфортно працювати та знала, як та куди звертатися у разі загрози. Звісно, убезпечити співробітників повністю – неможливо, а особливо тоді, коли бюджет обмежений. Але якщо у вас є доступ до HRM-системи, вам стануть у нагоді декілька лайфхаків. Нотуйте!

Зібрати екстрені контакти кожного члена команди

HRM-система зазвичай має розділ екстрених контактів у картці співробітника. Попросіть вашу команду відповідально поставитися до цієї інформації. Якщо кожна людина заповнить дане поле, у вас буде можливість відшукати її у разі тривалого невиходу на зв’язок.

Попросіть вказати за можливості різні варіанти контактів – членів родини, друзів, домашній номер телефону на випадок, якщо мобільний зв’язок блокуватимуть тощо.

Внести контакти, посилання та корисну інформацію у базу даних

Маєте багато переселенців або біженців, людей на релокейті абощо? Додайте у свою базу даних компанії всі можливі посилання, які їм можуть знадобитися. Продублюйте, куди вони можуть звертатися в Україні у разі невідкладних ситуацій. Продублюйте туди контакти HR-менеджерів – раптом станеться таке, що це буде єдиний варіант з кимось зв’язатися або попросити про допомогу.

Також перевірте, чи є у базі даних відомості про нові правила роботи, які були прийняті після війни – нові функції департаментів, окремих менеджерів чи співробітників, абощо. Додайте інформацію про нарахування зарплатні.

Зробити опитування щодо місцезнаходження та емоційний стан співробітників

Якщо вам необхідно зрозуміти, як змінилася географія вашої команди, та з якими країнами або містами тепер доведеться підтримувати зв’язок, попросіть кожного відповісти на питання короткого пульс-опитування. Таку функцію в системі PeopleForce, наприклад, можна знайти у модулі PeoplePulse.

Які можуть бути запитання:

• Де ви знаходилися до війни?

• Де ви знаходитеся наразі?

• Оцініть рівень небезпеки у місці вашого перебування

• Чи необхідна вам будь-яка підтримка або допомога?

• Чи потрібен вам технічний супровід (допомога з оснащенням, підключенням програм тощо)

• Скільки годин на день ви можете працювати?

• Чи плануєте ви повертатися назад?

Подібне опитування можна проводити раз на місяць, або обрати інший період.

Географію перебування можна також попросити відмітити у картках співробітників. Тоді вони врахуються у звіті географіі команди – зможете відслідковувати, як вона мінялася протягом війни, або створити карту перебування команди.

Фіксувати відпрацьований час на ремоуті 

Якщо ви маєте доступ до врахування часу, витраченого на проектах (у PeopleForce – модуль PeopleTime ), використовуйте його для тайм-трекінгу. Уявіть, що вся ваша команда перейшла на віддалений графік під час війни та може працювати лише періодично протягом доби, а то і декілька годин на тиждень. Уявляти і не доводиться, так є насправді? Це зараз поширена ситуація. Головне – пояснити учасникам колективу, що вони можуть трекати свій час, проведений на проектах.

Назначте на працівника конкретні завдання та перерозподіліть цілі

Якщо задач поки що небагато, і у вас не буде шансу обговорити кожну, просто розкидайте їх на працівників. Тоді людина зможе чітко заходити в систему та бачити, що наразі необхідно конкретно від неї. Якщо ваша команда також займається волонтерством абощо, завдання зручно розподіляти саме таким чином, щоб один волонтер займався одною ситуацією, та не виникало плутанини.

Окремо зазначимо про OKR. Зважаючи на те, що не всі наразі можуть працювати по 8 годин та 5 днів на тиждень, цілі та ключові результати зміщуються, деякі перестають бути важливими, а деякі - навпаки потребують уваги. Тому, якщо ви маєте доступ до HRM, приділіть час постановці коректних OKR для команди на найближчі часи. Це допоможе досягати короткочасних цілей ефективніше та надасть впевненості команді.

Вам також може бути цікава стаття: Як українські бізнеси працюють під час війни?

Перегляньте пропозиції, подані командою

Уважно придивіться до можливості подавати пропозиції від команди до керівництва (у PeopleForce – функція Зробіть пропозицію для PeopleForce). Якщо ви особисто не встигаєте продумати нюанси у роботі, або членам команди щось нагально необхідно, через цю функцію зручно повідомляти про свою ідею.

Розробіть та додайте нові типи відсутностей

За допомогою HRM-системи зручно додавати типи відсутностей, обираючи які, працівники зможуть передати команді поточний стан речей та ситуацію довкола.

Наприклад, під час війни може трапитися таке, що член команди не буде почуватися в безпеці, та наразі не матиме змоги працювати. Запросивши вихідний через певний тип відсутності - скажімо, ви назвете його “Небезпека” - співробітник покаже, що сьогодні команді потрібно пильнувати його та комунікувати щодо стабільності ситуації. А, по-друге, він зможе не переживати, що доведеться чимось підкріплювати свою відсутність. Або витрачати реальні часи відпустки.

Також можна створити тип відсутності, який буде значити переїзд, необхідність оформити документи абощо. Дозвольте своїм співробітникам виділити на це час.

Дозвольте команді створювати кейси у разі виникнення проблеми

Кейс-менеджмент – це хороша нагода швидко та зручно виявляти та вирішувати проблеми, які виникають у колективі під час зміни у роботі компанії, або перебудови самого процесу роботи. Також якщо ваші співробітники активно переїжджають чи змінюють свої функції, в них можуть виникати проблеми, які потребуватимуть оперативного втручання.

Використовуйте кейси (у PeopleForce – модуль PeopleDesk, наразі доступний у бета-версії для клієнтів), які можуть створити самі співробітники. У вікні кейсу вони описують свою проблему, пов’язану з будь-яким процесом у компанії – фінансами, питаннями до HR, питаннями щодо релокейту тощо. HR-менеджер отримує доступ до всіх кейсів та оперативно назначає того, хто може вирішити проблему. Далі людина, на яку назначений кейс, спілкується з замовником напряму. Коли проблема вирішується, кейс закривається.

Налаштуйте рекрутинг та кар’єрний сайт, щоб не загубити важливі вакансії чи пропозиції

Так, погоджуємося, що багато людей через війну втратило роботу. Але чимало хто її змушений шукати, а, у свою чергу, чимало компаній зараз навпаки пропонують вакансії задля допомоги переселенцям, біженцям чи тим, кого звільнили. Якщо ви один з таких бізнесів, або просто не хочете витрачати безцінний час на те, щоб налаштувати свій рекрутинг на десятку різних сайтів пошуку роботи, використайте HRM, щоб швиденько уніфікувати пошук кандидатів через єдину систему.

Також є можливість розробити та викласти свій кар’єрний сайт. На ньому можна розмістити оголошення про те, що ви наразі шукаєте всіх, хто зацікавлений працювати під час війни. Або - волонтерити чи допомагати безкоштовно. Або - підтримуєте українців, та хочете запропонувати їм роботу. Кар’єрний сайт - це великі можливості коротко та ясно проявити позицію стосовно найму.

Розкажіть нам, як ще ви використовуєте HRM-систему, щоб допомагати своїм колегам та бізнесу у скрутні часи? Які переваги вам це дає? Якщо ви хочете мати у своєму розпорядженні описані лайфхаки, обирайте підписку на PeopleForce. І не забудьте про наш блог, де ми даємо багато корисної інформації для компаній під час війни.