Навіщо бізнесу потрібні зустрічі 1:1?

Зустрічі 1:1 — потужний інструмент коучингу, що вже став головним героєм книг-бестселерів, статей світових ЗМІ та темою розмов серед менеджерів і директорів компаній. Ми, у PeopleForce, у теорії та на практиці знаємо, що 1:1 зустрічі — ефективний спосіб побудувати сильну та дружну команду. Тому вирішили вам докладніше розповісти, що таке зустрічі 1:1 і як вони допомагають бізнесу.

Що таке 1:1 зустрічі?

Зустрічі 1:1 (або 1-on-1) — неформальне, регулярне тет-а-тет спілкування менеджера зі співробітником, під час якого обговорюються проблеми, потенціал, пріоритети й обмінюються зворотним зв'язком. Це унікальна можливість для керівництва та підлеглих поспілкуватися у вільній формі та закласти основу довірчих і продуктивних відносин.

Переваги 1:1 для керівника

Зустрічі 1:1 — це важливий інструмент для керівника, який дозволяє завжди бути в курсі життя компанії і співробітників, а також:

1. Підвищувати продуктивність

Не всі працівники компанії спочатку вміють правильно розставляти робочі пріоритети. Регулярно обговорюючи зайнятість співробітника, ви можете коригувати, направляти та підказувати, у якій черговості вирішувати завдання для досягнення високих показників. Дослідження Google Project Oxygen показує, що співробітники, з якими найчастіше обговорюють їх результати роботи, мають вищі показники ефективності.

2. Вибудовувати довірчі відносини зі співробітником

Хороші відносини зі співробітниками не виникають самі по собі. Над ними необхідно працювати. Регулярні 1:1 зустрічі дозволяють продемонструвати співробітнику, що ви його чуєте, розумієте, на його боці та готові допомогти у вирішенні проблем.

3. Розумно розпоряджатися робочим часом

Через деякий час після старту 1-on-1 зустрічей менеджери помічають, що кількість індивідуальних незапланованих звернень скорочується. Підлеглі знають, що всі пропозиції та питання можна обговорити під час найближчого 1-on-1. Це дозволяє економити час керівника і не відволікатися під час робочого процесу на сотні повідомлень і звернень.

4. Своєчасно отримувати зворотний зв'язок

Особисте спілкування завжди відкритіше та щиріше, ніж під час групових зустрічей. Наодинці співробітник може поговорити з керівником практично про будь-які нюанси, висловитися про негативні сторони робочого процесу, атмосферу в компанії, можливі конфлікти з колегами, стиль управління і т.д. Завдяки цьому керівник завжди буде в курсі життя команди, кожного співробітника і зможе вчасно запобігти можливим конфліктам і вирішити проблемні ситуації.

Переваги 1:1 для співробітника

1-on-1 зустрічі важливі не тільки для керівників, а й для співробітників. І ось чому:

1. Швидке вирішення питань

У співробітника через зайнятість або недоступності керівника не завжди є можливість підійти й обговорити особисті та робочі питання. Завдяки 1:1 працівник завжди зможе донести свою точку зору та вирішити задачу, яка вимагає уваги керівника.

2. Кар'єрний та професійний ріст

1-on-1 зустрічі — це ідеальне місце, щоб поговорити з керівництвом про плани, дізнатися про свої перспективи в компанії та розібратися, що робити для досягнення мети.

3. Легкий онбординг

1:1 допомагає новим співробітникам встановити відносини зі своїм менеджером і краще зрозуміти, як працює бізнес, отримати рекомендації з кар'єрних цілей і питань.

4. Задоволеність роботою

За даними дослідження за участі 38 тис. працівників, співробітники, у яких зав’язалися довірчі відносини з керівництвом, частіше повідомляють про задоволеність життям і лояльність до роботи.

Чому зустрічі 1:1 часто не працюють?

1-on-1 зустрічі можуть допомогти зміцнити вашу компанію і зробити відносини між співробітниками та керівниками більш довірливими. Але іноді бізнесу так і не вдається домогтися бажаного результату. Ось кілька причин, чому 1:1 не працює:

1. Старт без ознайомлення. Велика помилка менеджерів — поставити співробітників перед фактом, що тепер будуть проводитися 1:1 зустрічі. Працівники з обережністю та недовірою можуть поставитися до таких нововведень, і спілкування буде менш ефективним.

2. Неуважність під час зустрічі. Читання повідомлень у телефоні або завдань у ноутбуці — знак, що керівникові байдуже, що говорить співробітник. Як результат, працівник не захоче щиро спілкуватися.

3. Зустріч без підготовки. Якщо учасники зустрічі не готові: попередньо не готують питання, теми для спілкування, проблематику — то спілкування перетворюється yf 20-40-хвилинну розмову без мети.

4. Відсутність заміток. Якщо менеджер під час зустрічі не робить записи про домовленості, завдання, то в майбутньому йому буде складно відстежувати результат роботи співробітника.

5. Перетворення зустрічей в оновлення статусу. Часто менеджери говорять тільки про прогрес задач, а не про членів команди.

6. Слухати, але не чути. Іноді співробітникам складно розповідати про проблеми або незадоволення, і вони можуть відповідати короткими фразами. Завдання керівника — допомогти працівнику за допомогою додаткових питань розкрити проблему.

7. Планування зустрічей у пам'яті, а не в календарі. Якщо не відводити для 1:1 час у календарі планування, то місце зустрічей займуть інші завдання та мітинги.

Як проводити зустрічі 1:1?

Ви готові вже проводити зустрічі 1: 1? Ми двома руками підтримуємо ваш вибір, але попередньо хочемо ознайомити з рекомендаціями щодо правильної організації 1-on-1 зустрічей. Ознайомтеся з ними, і, ми впевнені, у вас все вийде!

Частота 1: 1 зустрічей

Майк Притула, HR Advisor PeopleForce, рекомендує проводити 1-on-1 зустрічі регулярно 1-4 рази на місяць. Нечасті зустрічі не дають системності та результативності. Ось мінімальна частота та тривалість зустрічей, розрахована Майком Притулою, відповідно до кількості людей у підпорядкуванні менеджера:

Джерело: https://pritula.academy/

Локація 1:1 зустрічей

Головна відмінність 1:1 від бізнес-зустрічей — це неформальне, розслаблене спілкування. Тому ви можете відійти від класичної локації (офісу) і час від часу проводити зустрічі в парку, кафе чи ресторані. Нове місце може допомогти відкрити нові грані вашого спілкування та зміцнити професійні відносини.

Інформування співробітників

Попередньо розкажіть своїм співробітникам, що ви з певної дати в календарі плануєте проводити 1:1 зустрічі. Розкажіть підлеглим: що це, як проводиться і, головне, навіщо: наприклад, щоб ближче познайомитися з кожним членом команди, дізнатися про можливі проблеми, обговорити кар'єрне зростання, отримати відгук про роботу співробітників і керівника, задати хвилюючі питання тощо. В іншому випадку, співробітники можуть негативно відреагувати на вашу ініціативу.

Планування 1:1 зустрічей

Щоб зустріч пройшла максимально продуктивно складіть невеликий план, за яким ви будете діяти під час і після спілкування зі співробітником, наприклад:

1. Привітання. Щоб налаштуватися на розмову, почніть спілкування з питань про самопочуття, настрій і справи співробітника.
2. Теми зустрічі. Озвучте питання, які хочете обговорити зі співробітником.
3. Етапи виконання проектів. Уточніть у співробітника, як працюється йому над завданням і які успіхи.
4. Аналіз роботи співробітника.
5. Фідбек про роботу співробітника, які плюси та мінуси були помічені.
6. Підсумки зустрічі.
7. Планування в календарі нової 1:1 зустрічі.
8. Зміцнення відносин. Задайте співробітнику особисті питання: про сім'ю, захоплення, плани на свята, відпочинку тощо.

Вам також може бути цікава стаття: 5 способів мотивувати технічні команди

Автоматизація зустрічей 1:1

Ми в PeopleForce знаємо, як багато часу займає підготовка, планування, відстеження результатів і аналіз 1-on-1. Тому створили зручний модуль PeoplePerform, який дозволяє автоматизувати рутинну роботу з організації особистих зустрічей зі співробітниками, а також:

• автоматично нагадувати про наближення зустрічі;
• створювати агенду зустрічі;
• робити нотатки для себе та співробітника;
• відслідковувати результати й ефективність;
• мати історію всіх зустрічей в одному місці, яка завжди під рукою.

Сподіваємося, наша стаття допомогла знайти відповіді на головні питання про зустрічі 1:1, а з рутини щотижневих паперових журналів, списків, опитувальників і листувань вас точно врятує наше зручне рішення PeoplePerform. Спробуйте модуль вже зараз безкоштовно та розвивайте ваших співробітників ефективно.