База даних персоналу

Ефективне управління даними про співробітників має вирішальне значення для будь-якої організації. Неузгоджена інформація, тривалі адміністративні процеси та проблеми зі звітністю - це звичайні перешкоди, з якими стикаються багато компаній. Централізована база даних співробітників допомагає спростити документообіг, оптимізувати кадрові операції та підвищити продуктивність організації. Дізнайтеся, як ефективно керувати нею, і відкрийте для себе переваги, які вона може принести вашому бізнесу.

Що таке база даних співробітників?

База даних співробітників - це структурований і систематично організований збір інформації про персонал компанії. Для ефективного функціонування вона повинна містити в собі:

• основні особисті дані всіх співробітників;
• історію працевлаштування;
• інформацію про зарплату;
• записи про навчання;
• оцінки роботи;
• інші ключові дані управління персоналом.

Традиційні паперові записи про співробітників і заповнювані вручну журнали застарівають. Сучасні бази даних співробітників - часто звані директоріями або порталами - переважно цифрові. Хоча деякі з них функціонують як окремі додатки, більшість інтегровані в комплексні системи управління персоналом (HRM).

Переваги централізованої бази даних співробітників

Чітке уявлення організаційної структури

Можливість класифікувати співробітників за відділами і ролями в базі даних співробітників спрощує управління організацією, покращує внутрішню комунікацію і сприяє прийняттю стратегічних рішень на рівні керівництва.

Завдяки профілям співробітників, що налаштовуються, включно з можливістю додавання персоналізованих полів і автоматизацією оновлення даних, компанії можуть збирати інформацію, що відповідає їхнім оперативним потребам.

Оптимізоване управління талантами

Централізована база даних дає цілісне уявлення про навички та досвід співробітників, даючи змогу краще виявляти таланти, планувати кар'єрний ріст і керувати спадкоємністю. Це гарантує, що кадрове планування відповідатиме як поточним, так і майбутнім потребам організації. Багато систем також підтримують автоматичні сповіщення електронною поштою та SMS, що покращує комунікацію та координацію в колективі.

Оптимізація HR-процесів і самообслуговування співробітників

Централізація даних про співробітників дає змогу автоматизувати такі важливі HR-процеси, як прийом на роботу, управління відпустками та оцінка результатів роботи. Це підвищує ефективність роботи відділу кадрів і скорочує час, що витрачається на виконання адміністративних завдань, дозволяючи HR-фахівцям зосередитися на стратегічному плануванні чисельності персоналу.

За допомогою порталу для співробітників члени команди можуть самостійно отримувати доступ до своїх даних, контрактів і розкладу, подавати заяви на відпустку і реєструватися на тренінги, не вимагаючи прямого втручання HR.

Мінімізація юридичних ризиків і дотримання нормативних вимог

Послідовне зберігання та обробка даних знижують ризик помилок і недотримання трудового законодавства та правил захисту даних, таких як GDPR. Це допомагає пом'якшити потенційні юридичні та фінансові наслідки, пов'язані з витоком даних.

Сучасні HRM-системи оснащені передовими функціями безпеки, включно з шифруванням і багатофакторною автентифікацією, що захищають конфіденційну інформацію про працівників від несанкціонованого доступу та кіберзагроз.

Розширена аналітика даних і звітність

Регулярно оновлювані дані дають змогу в режимі реального часу відстежувати такі важливі HR-показники, як плинність кадрів, продуктивність праці та динаміка заробітної плати. Такий підхід, заснований на даних, дає змогу ухвалювати обґрунтовані стратегічні рішення відповідно до цілей компанії.

Контрольований доступ до даних і безпека

Незалежно від того, чи є база даних співробітників окремим додатком або модулем HRM-платформи, вона забезпечує гранулярний контроль доступу на основі ролей користувачів. Це гарантує, що співробітники зможуть отримати доступ тільки до тієї інформації, яка належить до їхніх обов'язків, що підвищує безпеку даних.

Найкращі практики управління базою даних співробітників

Щоб база даних співробітників залишалася точним і надійним ресурсом, розгляньте можливість впровадження таких передових методів:

Регулярне оновлення даних: Інформація про співробітників повинна регулярно переглядатися і оновлюватися, щоб уникнути розбіжностей і неточностей.

Управління контролем доступу: Якщо база даних інтегрована в HRM-систему, вона повинна забезпечувати гнучкі налаштування прав доступу. Адміністратори повинні періодично переглядати права доступу, щоб забезпечити відповідність організаційній політиці.

Моніторинг активності користувачів: Регулярно проводьте аудит і аналізуйте системні журнали, щоб виявити потенційні загрози безпеці та запобігти неправомірному використанню даних.

Надійні заходи безпеки: Впроваджуйте і часто оновлюйте передові протоколи безпеки, як-от багатофакторна аутентифікація, шифрування і контроль доступу, щоб знизити ризики, пов'язані з витоком даних.

Дотримання нормативних вимог: Слідкуйте за дотриманням законів про захист даних (наприклад, GDPR) і галузевих стандартів, забезпечуючи постійну відповідність вимогам шляхом проактивного оновлення політик.

Безшовна інтеграція з іншими системами: Інтегруйте базу даних з платформами для підбору, навчання та аналітики, щоб підвищити ефективність управління персоналом і забезпечити безперебійний обмін інформацією в організації.

Автоматизація адміністративних завдань: База даних повинна підтримувати автоматичне створення документів, звітів і повідомлень, що дозволить знизити ручне навантаження і підвищити операційну ефективність HR.

База даних співробітників на платформі PeopleForce HRM

Вибір правильної HRM-системи - запорука успішної цифрової трансформації в управлінні персоналом. Одним з таких рішень є платформа PeopleForce, яка пропонує розширений функціонал баз даних, що допомагає компаніям оптимізувати управління талантами та узгодити стратегію управління персоналом з бізнес-цілями. З PeopleForce ви можете:

Автоматизувати HR-процеси - скоротити кількість ручних завдань, що повторюються, як-от створення контрактів і затвердження заявок, дозволяючи HR-командам зосередитися на стратегічних ініціативах.

Розширити можливості співробітників за допомогою самообслуговування - Дозволити співробітникам оновлювати особисті дані, отримувати доступ до важливих документів і відправляти запити, не вимагаючи безпосередньої участі HR.

Забезпечте безпеку даних і відповідність нормативним вимогам - Скористайтеся вбудованими заходами безпеки, які захищають дані співробітників і забезпечують відповідність нормативним вимогам, таким як GDPR.

Зв'яжіться з нашою командою по роботі з клієнтами, щоб дізнатися, як PeopleForce може поліпшити ваші HR-процеси.