Verificación de referencias

¿Qué son las referencias?

En un contexto de recursos humanos, las referencias son opiniones e información sobre un candidato proporcionadas por sus antiguos empleadores, supervisores, colegas u otras personas que han tenido contacto profesional con él. Las referencias pueden ser en forma escrita (un documento oficial que describe la historia laboral) o verbal (una reunión o conversación telefónica con quien proporciona la referencia).

Las referencias no son una parte obligatoria del proceso de reclutamiento, pero a menudo son necesarias o recomendadas cuando se contrata para puestos de gestión, roles especializados, o posiciones que requieren una responsabilidad significativa (como acceso a datos, contacto con clientes o gestión de presupuestos).

¿Qué es una verificación de referencias?

Una comprobación de referencias es una etapa en el proceso de selección en la que el reclutador contacta a los antiguos empleadores del candidato o a las personas indicadas por este para verificar la información proporcionada en su currículo y obtener una comprensión más profunda del candidato.

Las llamadas de referencia suelen incluir algunas preguntas estándar, como:

• ¿Cuáles fueron las principales responsabilidades de esta persona en su puesto?
• ¿Cómo calificaría el compromiso y la calidad del trabajo de esta persona?
• ¿Volvería a contratar a esta persona? Si no, ¿por qué?

Dependiendo de la posición y el contexto, también podrías preguntar sobre trabajo en equipo, independencia o cómo manejan la presión.

¿Cómo se diferencia una verificación de referencias de una verificación de antecedentes?

Un verificación de antecedentes implica verificar detalles de la historia profesional y personal de un candidato. Según los requisitos del puesto, puede incluir confirmar experiencia laboral, educación, antecedentes penales, historial de conducción o historial crediticio.

La verificación de referencias se centra en recopilar opiniones de personas que han trabajado con el candidato. Esto proporciona una visión de su estilo de trabajo, relaciones profesionales, compromiso y habilidades blandas, aspectos que no se pueden verificar mediante documentación. Las referencias pueden formar parte de un proceso de evaluación más amplio del candidato, especialmente para roles que requieren un alto nivel de confianza.

¿Deberías comprobar las referencias de los candidatos?

Las referencias brindan información adicional que te ayuda a entender mejor el estilo de trabajo, el compromiso y las relaciones profesionales de un candidato. Son especialmente valiosas cuando se recluta para puestos que requieren independencia o habilidades de colaboración.

Sin embargo, ten en cuenta que las opiniones de antiguos supervisores o colegas siempre son subjetivas y pueden contener sesgos (positivos o negativos). Lo mismo ocurre con las referencias escritas realizadas por el candidato. A menudo son genéricas o exclusivamente positivas, sin reflejar las competencias reales.

Por lo tanto, las referencias deben considerarse como un complemento, no como el criterio principal de evaluación. Su valor aumenta cuando se combinan con otros elementos de reclutamiento, como las entrevistas, asignaciones prácticas o las pruebas de competencia.

Limitaciones legales relacionadas con la verificación de referencias

La verificación de referencias es una forma de procesamiento de datos personales. En la mayoría de los países, la verificación de referencias requiere:

• consentimiento del candidato para contactar a terceros;
• mantener la transparencia y la proporcionalidad (los candidatos deben saber quién está obteniendo la información, cuándo y con qué finalidad);
• limitar las solicitudes a datos relevantes solo para el reclutamiento (como experiencia profesional, competencias o estilo de trabajo).

Algunos países, como Estados Unidos y Australia, tienen regulaciones adicionales, a menudo regidas por leyes de privacidad locales o estatales.

En los países de la Unión Europea, donde GDPR se aplica, las referencias se consideran datos personales. Esto significa:

• Debe existir una base legal, como el consentimiento del candidato o el interés legítimo del empleador.
• El procesamiento debe ser con un propósito y limitado al mínimo necesario (solo los datos necesarios en esa etapa del proceso de selección).
• Todo el proceso debe ser transparente (los candidatos deben saber quién procesará sus datos, con qué propósito y por cuánto tiempo).

Recuerda que GDPR no excluye regulaciones nacionales adicionales. Algunos países (como Alemania y Francia) imponen requisitos más estrictos, como requerir consentimiento por escrito para compartir referencias o limitar el alcance de los datos que se pueden divulgar.

¿Vale la pena utilizar servicios de verificación de referencias?

Externalización de verificaciones de referencias puede justificarse cuando:

• reclutamiento para puestos de alta responsabilidad (por ejemplo, CFO, CTO, Gerente de País);
• realización de procesos internacionales y necesidad de apoyo para contactar empleadores extranjeros;
• deseo de mantener la neutralidad y objetividad (por ejemplo, en situaciones de conflicto o reclutamiento interno);
• falta de recursos internos para realizar verificaciones de referencias profesionales.

Los proveedores de servicios de verificación de referencias de terceros ofrecen servicios que cumplen con el RGPD. Pueden actuar como encargados del tratamiento en nombre del responsable del tratamiento (el empleador).

Cómo aprovechar una plataforma de RRHH para la verificación de referencias

Si planeas incluir la verificación de referencias en tus procesos de reclutamiento, utiliza las funciones de la plataforma de recursos humanos como las que ofrece PeopleForce. Esto te ayuda a organizar todo el proceso de manera eficiente y a mantener el cumplimiento normativo.

En la plataforma, puedes:

• Añade una etapa de “verificación de referencias” a tu embudo de reclutamiento, haciéndola visible para los reclutadores y los responsables de contratación.
• Registra el consentimiento del candidato para contactar a los referentes.
• Procesa los datos de manera segura cumpliendo con los requisitos del RGPD, con la capacidad de rastrear quién accedió a la información y cuándo.
• Adjunta las referencias recibidas directamente al perfil del candidato como archivos adjuntos o notas.
• Comparte las referencias con personas seleccionadas (como los responsables de contratación) sin enviar datos fuera del sistema.
• Añade tus propias notas o resúmenes después de las conversaciones con los referentes.

Gracias a la integración con firmas electrónicas cualificadas, todos los consentimientos de los candidatos pueden obtenerse en formato digital. Esto aumenta la credibilidad de la documentación y facilita el cumplimiento del RGPD.

Resumen: Por qué son importantes las comprobaciones de referencias

La verificación de referencias te permite recopilar información sobre el rendimiento laboral y comportamientos de un candidato que pueden ser fundamentales al evaluar su idoneidad para el equipo y el puesto. Los beneficios de incluir esta etapa en tu proceso de selección son:

• decisiones de contratación más precisas;
• riesgo reducido de contrataciones incorrectas;
• costes relacionados con rotación más bajos;
• cierre de vacantes más rápido;
• mejor documentación del proceso, especialmente con el soporte del sistema de gestión de recursos humanos.

Es una herramienta útil, pero su aplicación requiere precaución, ya que el RGPD y otras obligaciones regulatorias pueden limitar el alcance y el método de recopilación de información. Procesos mal planificados – como verificar referencias sin consentimiento, hacer preguntas irrelevantes o gestionar mal los datos – pueden exponer a su organización a riesgos legales y dañar la confianza de los candidatos. Por lo tanto, vale la pena establecer procedimientos transparentes y buscar asesoramiento legal o externalizar esta tarea a una firma externa si carece de los recursos o la experiencia adecuados.